Cum de a dezvolta o rutină pentru a nu mai pierde timpul

Poate că ești student în mijlocul semestrului școlar care încearcă să organizeze mai bine timpul sau poate că ești un angajator care dorește să-i împiedice pe angajații lor să-și piardă timpul. Indiferent de rolul dvs., probabil că doriți să găsiți o modalitate de a dezvolta o rutină zilnică care să vă permită să nu pierdeți timpul și să faceți ziua cât mai fructuoasă posibil. Poate fi utilă implementarea unor strategii organizaționale, cum ar fi foi de parcurs

conținut

Paşi
Metoda 1
Metoda 2
Metoda 3

și liste de sarcini, precum și luarea unor măsuri pentru a elimina orice distragere a atenției "fură" de timp prețios.

paşi

Metoda 1

Utilizați o listă

Imaginea intitulată Faceți timp să treci rapid când privim înainte ceva la pasul 7

Creați o listă a angajamentelor zilei. În primul rând, stai jos și a lua un stilou și hârtie. Gândiți-vă la diferitele activități pe care intenționați să le faceți în acea zi sau la angajamentele pe care le aveți și le scrieți pe foaie. Ar putea fi o listă de acest tip: "Cheltuieli, spălătorie, curățenie, treburi de uz casnic" sau: "Raportați situația pentru clienți, verificați e-mailurile, întâlnirile de evaluare, funcțiile de birou".

Scrieți toate sarcinile care vin în minte, de la cele mai puțin importante la cele mai exigente. Ar trebui să vă gândiți la toate sarcinile sau angajamentele posibile ale zilei, așa că asigurați-vă că le includeți pe lista priorităților.

Imaginea intitulată Scrieți un răspuns bun la întrebările eseu pentru examen Pasul 12

Notați angajamentele în ordinea importanței, de la principalele la cele mai puțin urgente. O modalitate inteligentă de a lucra este să se concentreze mai întâi pe activitatea care are o prioritate mai mare și să continue să se gândească la cei care au o importanță mai mică. Aceasta se numește regula 80/20, în care activitățile care aduc cele mai mari beneficii ar trebui să dureze 80% din timp - pentru sarcini care au o prioritate mai mică, ar trebui să cheltuiți 20% din timpul acordat.

Respectați lista întocmită și numărați fiecare sarcină pornind de la cea cu cea mai mare prioritate - apoi continuați cu celelalte listate în ordinea descrescătoare a importanței și beneficiilor pe care le oferă.

Imaginea intitulată Efectuați o listă de acțiuni Pasul 6

Grupați sarcinile asociate unul cu celălalt. Odată numerotate și listate urgent, ar trebui să începeți să le puneți în grupuri mici pentru a configura o fază de lucru. De exemplu, puteți combina sarcinile, cum ar fi răspunsul la e-mailuri și clienții apelanți, într-o singură fază de o oră, definită "comunicări către clienți". Puteți apoi să continuați cu diferitele activități într-un interval de timp stabilit într-o manieră simplă și directă.

Trebuie să procedați în acest fel pentru toate sarcinile diferite, astfel încât să nu trebuiască să schimbați procedurile și să pierdeți timp pentru a înțelege ce trebuie făcut mai târziu. Prin gruparea diferitelor sarcini similare, puteți gestiona mai bine timpul și reducerea nivelului de stres prin stabilirea listei de priorități.

Imagine intitulată Cope cu un adolescent Moody Pasul 16

Petreceți mai puțin timp pentru fiecare sarcină. Potrivit Legea lui Parkinson - o carte despre care ironia despre organizație - având mai puțin timp pentru a finaliza diferitele activități, vă permite să reduceți ceea ce este necesar pentru a le îndeplini. În loc să investești prea multe ore pentru fiecare loc de muncă, acesta limitează timpul pe care îl alocați fiecărei sarcini, deci trebuie să-l finalizați mai repede. Puteți continua treptat, reducând treptat timpul pentru fiecare sarcină până când ajungeți la un nivel ideal care nu vă face să vă simțiți presați, dar în același timp vă împiedică să amânați sau să pierdeți timpul.

Într-un anumit moment, sunteți în măsură să dezvoltați un management al timpului bun, mai ales dacă sunteți obligat să dedicați momente bine definite fiecărei sarcini. acest "machiaj" Este foarte util dacă aveți tendința de a avea aceeași rutină sau dacă trebuie să efectuați sarcini similare în fiecare zi.

Imaginea intitulată Deal cu depresia într-o relație Pasul 11

Oferiți-vă o recompensă atunci când lista este completă. Odată ce ai toate sarcinile programate pentru această zi, ar trebui să te răsplătești. Ar putea fi o cină bună, un pahar de vin sau un timp liber pentru a face ceva relaxant și plăcut. Recompensa vă încurajează să finalizați toate sarcinile din fiecare zi.

De asemenea, puteți decide premiul înainte de începerea zilei de lucru și să îl utilizați ca motivare. De exemplu, să presupunem că trebuie să studiezi pentru un examen și că ai planificat, de asemenea, o cină cu prietenii. Folosește seara ca o răsplată pentru a te motiva să studiezi și să termini sarcinile în timpul zilei, ca să poți participa la cină.

Metoda 2

Utilizați o tabelă martie

Imaginea intitulată Stați focalizată pe scrierea pasului 8

Planificați aproximativ pentru fiecare oră din zi. Luați o foaie de hârtie sau utilizați funcția "calendar" computer pentru a crea sloturi de timp în timpul zilelor de lucru sau a vieții active. Ar putea fi între orele 9.00 și 17.00 sau între orele 10.00 și 19.00. Deși nu este necesar să se împartă toate benzile minute pe minut, este util să se verifice dacă toate orele sunt programate și luate în considerare.

Începeți prin introducerea diverselor sarcini ale zilei pe ordinea de zi. Puteți începe cu cele mai importante și continuați cu cele care sunt din ce în ce mai puțin urgente. În același mod, dacă vă considerați o persoană de dimineață, ar trebui să planificați cele mai complexe activități în primele ore ale zilei - în timp ce dacă veți găsi un nou impuls după prânz, le puteți insera după-amiaza. Încercați să personalizați foaia de parcurs în funcție de nevoile și obiceiurile dvs. de lucru, deoarece este cel mai bun mod de a reuși prin intermediul acestui instrument.
Puteți crea un șablon de agendă pe tablă albă sau puteți utiliza o aplicație de calendar pentru a o actualiza în fiecare zi cu întâlniri programate.

Imaginea intitulată Fii optimistă atunci când viața pare neîntemeiată Pasul 7

Dă-ți 10 minute de pauză la fiecare 1-2 ore. Este dificil să te concentrezi pe o sarcină sau o serie de sarcini pentru mai mult decât această perioadă. Nu uitați să programați zece minute de odihnă cel puțin la fiecare două ore (sau chiar mai puțin), astfel încât să nu vă simțiți stresați sau suprasolicitați. În timpul pauzei scurte, ar trebui să umblați puțin în birou sau să discutați cu un coleg în camera de cafea. Aveți posibilitatea să luați o cafea sau să faceți o plimbare rapidă în aer liber. Încercați să respectați cele 10 minute acordate (sau mai puțin) pentru a evita "ruină" foaia de parcurs.

Puteți face, de asemenea, 10 respirații adânci și lent la sfârșitul fiecare oră pentru a goli mintea și să facă o Pause- în acest fel, puteți păstra abordarea corectă cu privire la activitatea pe care o faci sau ai de gând să ruleze și să mențină controlul asupra ta, în ciuda ziua este foarte intensă.

Imaginea intitulată Distrează-te când ești`re Bored at Home Step 2

Încercați să efectuați fiecare sarcină corect în prima încercare. În loc să încercați să finalizați în grabă tot ceea ce trebuie să faceți și să rezolvați rapid fiecare loc de muncă, faceți timp să o faceți de la bun început. Scrierea sau răspunderea la e-mailuri într-un mod grăbit ar putea provoca un schimb lung de mesaje cu clientul, mai ales dacă vă exprimați într-un mod neclar sau confuz. Încetați ritmul și faceți timp pentru a scrie scrisori complete sau pentru a citi notele școlare cu atenție. Completarea cu succes a unui loc de muncă pe prima încercare vă economisește mult timp pe termen lung.

Adresați-vă unui prieten sau coleg să vă văd pentru a respecta programul. Uneori este nevoie de sprijinul altcuiva pentru a vă concentra pe sarcina momentului. Cereți unui prieten de încredere, părintelui, fratelui sau colegului să vă verifice progresul la fiecare două ore pentru a vă asigura "țineți minte".

Ați putea aduce o ceașcă de cafea sau o glumă prietenoasă pentru a râde sau a zâmbi împreună înainte de a vă întoarce la programul zilnic. Chiar dacă sunteți ocupat, un moment scurt cu un prieten va revigora spiritul și vă va ajuta să vă gestionați timpul mai bine.

Metoda 3

Scapă de Distragii

Imagine cu denumirea Organizați un șef neorganizat Pasul 2

Evitați verificarea aleatorie a e-mailurilor. Acest obicei duce la continuu "opriri și plecări" în timpul zilei, care vă face să pierdeți timpul. Nu deschideți e-mailuri în mod continuu, mai ales dacă la acel moment sarcina programată este alta. Petreceți trei momente ale zilei de verificare a e-mailului: dimineața devreme, după prânz și după-amiaza. În acest fel, sunteți sigură să nu vă distrați de fluxul continuu de mesaje și să aveți timp suficient pentru a vă gestiona poșta.

Același principiu poate fi aplicat altor mijloace de comunicare, cum ar fi un robot telefonic, apeluri și mesaje text. Încercați să nu fiți disponibil în mod constant decât dacă așteptați un mesaj important sau un apel telefonic. Această metodă vă permite să limitați numărul de întreruperi în timpul fluxului de lucru și să respectați ordinea de zi.

Imagine cu titlul Stați concentrat pe scrierea pasului 3

Setați modul silențios la tonul de apel al telefonului și opriți traficul de date. Dacă este posibil, alegeți cel puțin o oră din ziua de lucru pentru a ignora telefonul și a opri internetul. Astfel, vă puteți concentra asupra activității care trebuie desfășurată cu cea mai mare concentrare și fără distragere a atenției.

Eliminarea oricărei distrageriri ușoare poate fi de asemenea utilă atunci când trebuie să scrieți un eseu pentru școală sau o relație lungă. Setarea tonului de apel al telefonului în modul silențios vă permite să nu aveți scuza pentru a verifica telefonul la fiecare cinci minute sau pentru a fi "supt" de la rețelele sociale.

Imagine intitulată Scrieți un cec ca un cadou de nuntă Pasul 9

Permiteți oamenilor din jurul tău să știe că nu vrei să fii tulburat. Încercați să nu îi încurajați să vă distragă atenția de la locul de muncă și să nu fie o sursă de interes pentru ei informând pe toată lumea că lucrați. Aceasta înseamnă închiderea ușii biroului sau punerea unui semn în care anunțurile sunt ocupate. De asemenea, puteți trimite un e-mail colegilor din birou pentru a le reaminti tuturor că ați stabilit o perioadă "de tăcere" la un moment dat.

Imaginea intitulată Focus pe tăria pentru a reduce anxietatea socială Pasul 4

Încercați să nu părăsiți rutina. Când ați stabilit o listă sau o agendă și ați făcut totul pentru a elimina distragerile, vă veți baza pe voința și vă veți concentra pe respectarea termenelor limită. Majoritatea oamenilor recunosc diferența dintre timpul bun și cel pierdut, astfel încât să evitați pierderea dvs. Utilizați foaia de parcurs, la sfârșitul zilei vă puteți bucura de sentimentul că ați finalizat sarcinile și ați folosit timpul într-un mod profitabil.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit