Cum se creează un plan de acțiune eficient

Crearea unui plan de acțiune eficient începe cu un scop clar, o viziune sau un scop în minte. Scopul său este să vă aducă din starea actuală direct la împlinirea scopului pe care l-ați declarat. Potențial, cu un plan de acțiune bine conceput, puteți reuși să atingeți orice obiectiv doriți.

conținut

Paşi
Partea 1
Partea 2
Partea 3
Partea 4
Sfaturi
Avertismente

paşi

Partea 1

Creați un plan de acțiune

Scrie totul. Pe măsură ce elaborați planul de acțiune, luați note despre fiecare informație sau pasaj. Ar putea fi util să aveți un liant cu secțiuni diferite, bine etichetate, în care să organizați diferitele aspecte ale planului. Iată o listă a secțiunilor posibile:

Diferite idei și adnotări;
Program zilnic;
Program lunar;
Etape intermediare;
Căutări;
Controale și informații;
Persoanele implicate și contactele aferente.

Decide clar ceea ce vrei. Cu cat obiectivul doriti mai mult, cu atat planul dvs. de actiune va fi mai putin eficient. Încercați să definiți în detaliu ceea ce doriți să obțineți și să îl faceți cât mai curând posibil, de preferință înainte de a începe proiectul.

Să presupunem, de exemplu, doriți să termine teza de master, un lung eseu format din aproximativ 40.000 de cuvinte în practică. Va trebui să includă o introducere, un rezumat narativ al argumentului (în care discuta despre ideile pe care le și metodologia de lucru au inspirat), mai multe capitole în care pune ideile în practică, folosind exemple concrete și o concluzie. Să presupunem că aveți un an pentru a scrie.

Fii specific și realist în dezvoltarea planului tău de acțiune. Având un obiectiv clar este doar începutul. Trebuie să fii specific și realist în fiecare aspect al proiectului, de exemplu trebuie să vă asigurați că atât planul de lucru, cât și obiectivele intermediare și finale sunt concrete și realizabile.

Fii specific și realist atunci când formulează un proiect pe termen lung este de a preveni stresul care însoțește de obicei, proiecte prost concepute, din cauza care nu respectă termenele sau sunt forțați să lucreze nopți istovitoare.

De exemplu, pentru a termina teza în termenul stabilit, trebuie să scrieți aproximativ 5000 de cuvinte pe lună. În acest fel, veți avea câteva luni înainte de a le preda pentru a revizui ceea ce ați scris. În acest caz, a fi realist înseamnă a evita prezumția de a putea scrie mai mult de 5.000 de cuvinte pe lună.

Dacă trebuie să lucrați ca asistent în cursul anului timp de trei luni, este important să vă gândiți că probabil nu veți putea scrie nici măcar 15.000 de cuvinte în acel moment. Din acest motiv, este mai bine să împărțiți activitatea în celelalte nouă luni.

Etape intermediare măsurabile fixe fixe. Fiecare etapă marchează un punct semnificativ de-a lungul drumului care vă va duce la destinația finală. Cea mai bună strategie constă în organizarea obiectivelor intermediare începând de la sfârșitul anului (de la atingerea scopului), apoi înapoi spre momentul și circumstanțele actuale.

Configurarea reperelor poate ajuta atât dvs., cât și angajații dvs. (dacă există) să rămână motivați. Prin fragmentarea activității în sarcini mici și obiective tangibile nu veți fi nevoiți să așteptați ca proiectul să se încheie, astfel încât să vă simțiți mulțumiți de ceea ce ați făcut până acum.

Aveți grijă să nu stabiliți etape intermediare care sunt prea îndepărtate sau apropiate, pentru a evita prea mult sau prea puțin timp între ele. În general, este mai bine să stabiliți un obiectiv la fiecare două săptămâni.

Revenind la exemplul tezei care trebuie scris, este mai bine să eviți folosirea sfârșitului de scriere a unui capitol ca scenă, deoarece poate dura luni până la atingerea acestuia. Ar fi mai util să stabiliți obiective mai simple, de exemplu bazate pe un anumit număr de cuvinte scrise, care vă răsplătesc de fiecare dată când ajungeți la unul.

Subdivizați sarcinile cele mai exigente în acțiuni individuale care sunt mai ușor de gestionat. Unele sarcini sau repere ar putea părea mai dificile decât altele.

Dacă te simți intimidat de o cantitate mare de lucruri, poți să scuti stresul și să faci sarcina să pară mai accesibilă, fragmentându-l în sarcini individuale care sunt mai ușor de realizat.

Revenind la exemplul tezei, în general capitolul care conține sinteza narativă este cel mai greu de scris, deoarece conține fundamentele întregii lucrări. Pentru a le procesa, va trebui să faceți o mulțime de cercetări și analize, chiar înainte de a începe să scrieți un singur cuvânt.

Pentru a ușura sarcina, puteți împărți lucrarea în trei părți: cercetare, analiză, scriere. Puteți, de asemenea, să o fragmentați în continuare, selectând în mod specific cărțile și articolele pe care trebuie să le citiți, apoi stabilind termene limită în ceea ce privește analiza și scrierea lor.

Creați o listă de activități programate. Faceți o listă cu lucrurile pe care trebuie să le finalizați pentru a ajunge la diferitele etape. O listă de la sine nu este eficientă, deci este imperativ să adăugați termene limită asociate acțiunilor specifice pe care va trebui să le îndepliniți.

De exemplu, subdividind sinteza narativă în diferite secțiuni pentru a ușura cantitatea de muncă, veți ști exact ce trebuie făcut și puteți stabili termene realiste pentru fiecare secțiune. De exemplu, în fiecare zi sau două, poate fi necesar să citiți, să analizați și să scrieți despre un anumit concept sau subiect.

Stabiliți un termen limită pentru fiecare activitate. Fără un anumit termen temporal, fiecare sarcină va risca să se extindă pe o perioadă nedeterminată, luând tot timpul la dispoziție. Unele sarcini pot rămâne neconcludente.

Indiferent de subdiviziunea pe care ați ales-o pentru planul dvs. de acțiune, este esențial să alocați un anumit interval de timp fiecărei faze individuale.

În exemplul nostru, dacă știați că pentru a citi 2.000 de cuvinte aveți nevoie de aproximativ o oră, citiți un articol care conține 10.000, veți ști că trebuie să dați 5 ore pentru a finaliza lectura.

De asemenea, trebuie să luați în considerare timpul necesar pentru a face cel puțin o masă și câteva pauze scurte pentru a vă odihni creierul la fiecare 1-2 ore. În plus, este mai bine să adăugați o oră suplimentară la suma finală pentru a ține cont de unele întreruperi neașteptate.

Creați o reprezentare vizuală a planului dvs. de acțiune. După listarea lucrurilor pe care trebuie să le faceți și stabilirea unor termene limită specifice, următorul pas este să creați o reprezentare vizuală a strategiei dvs. De exemplu, utilizând o diagramă grafică sau Gantt, o foaie de calcul sau tipul de instrument pe care îl preferați.

Păstrați reprezentarea vizuală într-un loc ușor accesibil. Idealul este să-l atârnați pe un perete în camera în care studiați sau lucrați.

Verificați lucrurile deja efectuate, pe măsură ce progresați. În plus față de a vă oferi un sentiment puternic de satisfacție, acest lucru vă va ajuta să rămâneți motivat, deoarece vă va oferi o imagine clară a muncii excelente făcut până la acest punct.

Acest pas este util în special atunci când lucrați cu alți oameni. În acest caz, este recomandabil să folosiți un document pentru a fi trimis online, astfel încât oricine să poată controla situația de oriunde.

Nu te opri până nu ajungi la final. Odată ce planul de acțiune a fost stabilit și împărtășit cu colaboratorii și după stabilirea unor repere intermediare, următorul pas este foarte simplu: în fiecare zi, trebuie să atingeți obiectivul final.

Dacă este necesar, revizuiți termenele limită, dar nu renunțați niciodată. Din păcate, circumstanțe sau evenimente neașteptate ar putea pune bețe în roate, vă împiedică să respecte datele pe care le fixase termeni pentru a realiza sarcinile și atinge scopul.

Chiar dacă se întâmplă acest lucru, nu vă descurajați. Examinați planul de acțiune și continuați să lucrați pentru a avansa la cea mai apropiată etapă.

Partea 2

Gestionați timpul

Aflați cum să vă planificați timpul în mod eficient. Va trebui să programați în avans ceea ce trebuie să faceți la fiecare oră din fiecare zi a săptămânii, deci este mai bine să utilizați o agendă sau o aplicație pentru smartphone sau tabletă. Indiferent de instrumentul pe care îl alegeți să îl utilizați, asigurați-vă că este ușor de compilat și de consultat, altfel veți sfârși să nu îl utilizați.

Unele studii științifice au arătat că, atunci când ne punem sarcinile în scris (folosind hârtie și stilou), șansele de a reuși să le completeze cresc. Din acest motiv, ar fi mai bine să vă planificați zilele folosind o agendă pe hârtie.

Evitați să enumerați pur și simplu lucrurile de făcut. Ai avea o listă de sarcini pe care să o faci înainte de tine, dar nici o idee când să o faci. Celebrul "lista de sarcini" acestea nu sunt la fel de eficiente ca utilizarea unei agende. Când introduceți o întâlnire în ordinea de zi, creați timpul necesar pentru a face acest lucru.

Când furnizați un anumit interval de timp pentru a face ceva (de obicei, ordinea de zi sunt împărțite în secțiuni de timp), sunteți mai puțin probabil să off pentru că știu că pot conta numai pe acel moment pentru a finaliza lucrarea, înainte de a fi nevoie să dedice la angajamentul următor.

Aflați cum să organizați timpul la dispoziția dvs. Împărțirea zilelor vă permite să aveți o idee mai realistă cu privire la timpul pe care îl puteți dedica proiectului dumneavoastră. Începeți cu activitățile care au cea mai mare prioritate, apoi mergeți înapoi.

Organizați întreaga săptămână. Având o viziune largă asupra modului în care vă vor urma zilele, vă veți ajuta să le programați cât mai productiv posibil.

Unii experți recomandă să obțineți o idee generală despre program pentru întreaga lună curentă.

Unii oameni sugerează să înceapă la sfârșitul zilei și să meargă înapoi. De exemplu, dacă de obicei termini la ora cinci după-amiaza, programați ziua înapoi, de la acel moment până la începutul zilei, când sună alarma.

Program, de asemenea, timp liber și pauze. Rezultatele mai multor studii au arătat că planificarea în avans a timpului pentru distracție ne poate ajuta să avem o viață mai împlinită. De asemenea, sa dovedit că lucrul de mai multe ore pe săptămână (50 sau mai mult) ne face să fim mai puțin productivi.

Lipsa de somn ucide productivitatea. Asigurați-vă că dormiți cel puțin 7 ore pe noapte dacă sunteți un adult sau nu mai puțin de 8 ore și jumătate, dacă sunteți adolescent.

Studiile arată că planificarea momentelor scurte "regenerator" poate fi folosit pentru a crește productivitatea și a îmbunătăți starea generală a sănătății. Încercați, de exemplu, să planificați o sesiune scurtă de exerciții, meditație, yoga, întindere sau un pui de somn rapid.

Găsiți timpul necesar programării agendei săptămânale. Mulți experți sugerează că organizarea săptămânii chiar la începutul aceleiași zile. Evaluați modul în care puteți folosi cât mai bine timpul pe care îl aveți în fiecare zi pentru a progresa spre obiectivele dvs.

Luați în considerare orice lucrare planificată sau timp liber. Dacă observați că programul este prea mare, alegeți pe baza priorităților.

Acest lucru nu înseamnă că trebuie să renunți la orice activitate socială. Este important să cultivăm prietenii și relații interpersonale importante. În momente dificile, se pot dovedi a fi un sprijin valabil.

Examinați un exemplu de program zilnic. Revenind la ipoteza tezei pentru comandant, ordinea de zi a unei zile standard ar putea evidenția următoarele întâlniri:

07:00 alarmă;

Exercițiul 7-15;

08:30 duș și dressing;

9:15 pregătește micul dejun și îl consumă;

10:00 lucrează la teza scrisă (inclusiv o pauză de 15 minute);

Ora 15.15 pranz;

13:15 verificați e-mail;

14:00 căutare și analiză a rezultatelor (inclusiv 20-30 minute pentru pauze sau gustări)

17:00 ora de închidere, verificarea e-mailurilor, stabilirea obiectivelor principale pentru ziua următoare;

17:45 părăsiți biroul pentru a avea grijă de comisioanele zilnice, cum ar fi cumpărăturile

19:00 să pregătească cina și să ia cina;

Ora 21:00 să te relaxezi, de exemplu, uitându-te la televizor sau ascultând muzică;

22:00 pregătiți-vă să vă culcați, citiți înainte de a adormi (30 de minute), de somn.

Înțelegeți că zilele nu ar trebui să fie identice. Puteți partaja sarcinile chiar și în una sau două zile pe săptămână. În unele cazuri, întreruperea ar putea fi utilă în special pentru că ați putea dezvolta o nouă perspectivă asupra muncii ce trebuie făcută.

Revenind la exemplul, s-ar putea decide să aloce pentru cercetare și scrie numai în zilele de luni, miercuri și vineri, în timp ce, joi, ar putea fi dedicat studiului unui instrument muzical.

Amintiți-vă că s-ar putea întâmpla ceva neașteptat. Este mai bine să oferiți întotdeauna un timp suplimentar de utilizat în cazul unei întreruperi neașteptate sau dacă munca de pe ordinea de zi ar trebui să dureze mai mult decât se aștepta. Idealul ar fi să vă oferiți de două ori mai mult timp pe cât credeți că este necesar pentru a finaliza locul de muncă, mai ales atunci când începeți un nou proiect.

Pe măsură ce câștigați experiență sau dacă sunteți deja în măsură să calculați cu exactitate cât timp veți cheltui pe munca în desfășurare, veți putea să vă măriți angajamentele de programare. În orice caz, rețineți că este întotdeauna mai bine să includeți cel puțin puțin timp suplimentar pentru orice evenimente neașteptate.

Fiți flexibili și binevoitori cu voi înșivă. Mai ales la începutul unui nou proiect, pregătiți-vă să faceți niște modificări minore ale programului. A fi greșit face parte din procesul de învățare. În acest sens, ar fi mai bine să completați agenda de creion.

O altă strategie utilă ar putea fi să începeți să scrieți pe ordinea de zi fiecare activitate pe care o faceți o săptămână sau două. Este o modalitate foarte bună de a înțelege cum vă petreceți timpul și cât de mult aveți nevoie pentru a finaliza fiecare activitate.

Izolat din rețea. Fixați câteva momente în avans pentru a citi e-mailurile și rețelele sociale. Trebuie să fiți stricți, deoarece nu este nimic mai ușor decât riscați să pierdeți ore, deoarece aveți obiceiul de a vă verifica computerul sau smartphone-ul la fiecare cinci minute.

"deconectați-vă" implică necesitatea de a opri smartphone-ul (dacă este posibil) cel puțin în timpul orelor din zi când trebuie să rămâi mai concentrat.

Simplificați-vă zilele. Acest pasaj are o legătură strânsă cu cel precedent. Determinați care sunt cele mai importante activități ale zilei, cele care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele, așa că faceți tot ce este mai bun pentru a le completa. Nu acordați prioritate lucrurilor care nu sunt importante, ceea ce riscă să vă fragmenteze zilele: e-mail, practici de birou și așa mai departe.

În special, unii experți sugerează să nu verifice e-mail, cel puțin în primele una sau două ore ale zilei, pentru a fi în măsură să se concentreze asupra sarcinilor importante, fără riscul de a fi distras de conținutul mesajului.

Dacă știți că aveți pentru a finaliza mai multe sarcini pe termen scurt (cum ar fi verificarea e-mail, să efectueze munca de birou sau pentru a rearanja birou), încercați să le grupa într-o singură ședință care urmează să fie incluse pe ordinea de zi în fiecare zi, în loc de a te lăsa acestea se întrerup la momente diferite prin blocarea celui mai important flux de lucru, care, cel mai probabil, necesită un grad mai mare de concentrare.

Partea 3

Rămâneți motivat

Fii pozitiv. Pozitivitatea este o condiție fundamentală pentru atingerea obiectivelor. Încredere-te pe tine și pe oamenii din jurul tău. Combate gândurile interne negative și dialogul cu declarații pozitive.

Pe lângă faptul că sunteți pozitivi, puteți beneficia de faptul că sunteți înconjurați de oameni fericiți și optimiști. Rezultatele mai multor studii au arătat că, pe termen lung, avem tendința de a dobândi obiceiurile oamenilor cu care ne petrecem majoritatea timpului, asa ca alege cu înțelepciune prieteniile tale.

Rasplateste-te. În special, este important să vă răsplătiți de fiecare dată când atingeți o piatră de hotar intermediară. Premiul trebuie să fie ceva tangibil, de exemplu, o cină în restaurantul dvs. favorit atunci când ajungeți la o oprire de două săptămâni sau la un masaj bi-lunar.

Unii experți sugerează că au obținut banii de care ai nevoie pentru a cumpăra premiul unui prieten, spunându-i că va trebui să-l dea înapoi numai dacă poți să-i dai o anumită dată unei anumite sarcini. Dacă nu reușiți, puteți păstra întreaga sumă.

Creați o rețea de asistență socială. Este foarte important să puteți conta pe sprijinul prietenilor și al familiei. În plus, trebuie să stabiliți legături cu persoane care au obiective similare cu ale dvs. În acest fel vă puteți controla și susține reciproc.

Urmăriți progresele înregistrate. Studiile efectuate demonstrează clar că acesta este cel mai bun mod de a rămâne motivat. Puteți înregistra progresul pe care îl faceți doar prin înscrierea lor în lista de sarcini.

Du-te să dormi și să te trezești devreme. Dacă ai avut ocazia să te uiți la agenda celor mai productivi oameni, ai afla că, în majoritatea cazurilor, ziua lor începe foarte devreme. În general, rutina lor de dimineață începe cu ceva pe care îl așteaptă cu nerăbdare, la care se dedică înainte de a merge la muncă.

Activele cu care să înceapă ziua într-un mod pozitiv includ exercitarea (cu o scurtă sesiune de stretching sau yoga, într-o oră întreagă petrecută în sala de sport), mananca un mic dejun sănătos și petrece 20-30 de minute scris propriul jurnal.

Oferiți-vă odihnă potrivită. Pentru a putea fi motivat, este esențial să luați pauze. Lucrând într-o manieră neîntreruptă, veți sfârși să nu mai aveți putere. Luarea pauzelor este o modalitate inteligentă de a evita obosirea prea mult și riscul de a pierde timpul în mod necorespunzător.

De exemplu, opriți computerul și telefonul smartphone, stați liniștit și nu faceți nimic. Dacă idei vin la tine, scrie-le într-un notebook - altfel vă veți bucura de luxul de a nu avea nimic de făcut.

Dacă doriți, puteți încerca medita. Opriți telefonul sau blocul care primește orice tip de notificare, apoi setați cronometrul timp de până la 30 de minute. Durata meditației depinde în mod evident de tine, dar în primele încercări este mai bine să nu exagerăm. Stați într-un loc calm și încercați să vă goliți mintea. Când vine un gând, încercați să înțelegeți ce este, apoi lăsați-l să meargă repede. De exemplu, dacă vă gândiți la ceva despre lucru, puteți spune pur și simplu în mintea voastră "Locuri de munca", și apoi uitați-o. Continuați astfel ori de câte ori un gând vă întrerupe meditația.

Utilizați tehnici de vizualizare. Din când în când, luați câteva minute pentru a reflecta asupra scopului dvs. și asupra sentimentelor pe care le veți simți atunci când le-ați realizat. Acest exercițiu vă va ajuta să depășiți mai ușor momentele dificile pe care le puteți întâlni pe parcurs.

Pregătește-te că nu va fi ușor. În general, obiectivele cu valoare mai mare nu sunt ușor de realizat. Este posibil să vă confruntați cu dificultăți diferite și să depuneți eforturi pentru a-ți atinge visele. Acceptați că trebuie să depuneți eforturi.

Mulți dintre guruii care laudă beneficiile trăirii în prezent vă sfătuiește să acceptați obstacolele ca și cum ați fi cel care le-ați plasa pe drum. În loc să fiți deranjați sau să încercați să vă luptați cu ei, acceptați-i, învățați din circumstanțe și apelați la lucru pentru a înțelege cum puteți atinge obiectivul în mod egal.

Partea 4

Identificați-vă obiectivele

Scrieți ce doriți să obțineți. Puteți utiliza un jurnal de hârtie sau un document de text virtual. Utilizarea unui instrument care vă permite să scrieți și să ștergeți de mai multe ori este deosebit de util, mai ales dacă nu sunteți sigur că știți exact unde vreți să mergeți, dar aveți încă o idee vagă.

Scrierea unui jurnal în mod regulat este o modalitate excelentă de a rămâne în contact cu dvs. și cu sentimentele actuale. Mulți oameni sunt convinși că scrierea ajută să înțeleagă mai bine cum simt și ce doresc.

Faceți niște cercetări. Când aveți o idee destul de clară despre ceea ce doriți să faceți, începeți să explorați subiectul. Cercetarea obiectivelor dvs. vă va ajuta să înțelegeți care sunt cele mai bune modalități de a le atinge.

Pe web puteți găsi diferite site-uri, forumuri și comunități care permit utilizatorilor să facă schimb de linkuri, opinii, conținut și știri în timp real pentru a explora mai multe subiecte. Adesea, veți avea ocazia să cunoașteți opiniile profesioniștilor din anumite profesii.

În exemplul nostru, prin scrierea tezei dvs., puteți începe să vă întrebați unde vă vor lua studiile. Citiți ceea ce au făcut ceilalți în călătoria voastră. Povestirile lor vă pot ajuta să vă direcționați teza la publicații sau oportunități care ar putea fi utile în viitor.

Evaluați opțiunile și alegeți cel mai potrivit. Odată ce cercetarea este completă, veți avea o viziune mai clară asupra posibilelor căi și rezultate. Prin urmare, ar trebui să fie mai ușor să alegeți calea care se potrivește cel mai bine cu obiectivele dvs.

Fiți conștienți de posibilele probleme legate de atingerea obiectivelor. Unele circumstanțe ar putea să vă aducă probleme. Revenind la exemplul tezei, este posibil ca în anumite momente să vă simțiți epuizați din punct de vedere mental, să vă epuizați materialele sau să fiți împovărați de o activitate neașteptată.

Fii flexibil. Obiectivele dvs. se pot modifica pe măsură ce avansați pentru a le atinge. Dă-te și dorințele tale spațiul de care ai nevoie pentru a evolua. Acest lucru nu înseamnă că puteți renunța la primele dificultăți, există o mare diferență între pierderea interesului și pierderea speranței!

Sfaturi

Puteți utiliza aceleași tehnici pentru a identifica și planifica chiar și obiective mai mari, cum ar fi cariera viitoare.
Dacă sunteți printre cei care cred că planificarea zilelor în avans este plictisitor, gândiți-vă la acest fapt: planificați zilele, săptămânile, dar și lunile viitoare vă permite să nu luați în mod constant decizii cu privire la ce să faceți. Ca rezultat, mintea voastră va fi liberă să fie creativă și să se concentreze asupra muncii care contează.

Avertismente

Importanța luării pauzelor nu va fi niciodată suficient de accentuată. Nu luați prea multă muncă, altfel veți ajunge în mod inevitabil mai puțin productiv și creativ.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit