Cum să prezidezi o teleconferință

Trimiteți o invitație la întâlnire. Trimiteți o invitație imediat ce ați decis timpul. Aceasta ar trebui să includă tot ceea ce au nevoie participanții pentru a accesa conferința (numărul de notificare și parola) și ordinea de zi cu subiectele care vor fi atinse, inclusiv o listă de responsabilități. Agenda ar trebui să acopere toate întrebările sau interesele celorlalți participanți, pe care deja îi puteți anticipa. Concentrați-vă mai întâi pe aspectele pozitive, apoi treceți la provocări și oferiți soluții sau idei pentru a depăși orice obstacol.

Faceți o listă a participanților, inclusiv de unde provin și informații personale generale. Puteți utiliza acest material pentru a discuta în timp ce așteptați ca toți participanții să se conecteze.

Trimiteți un memento prin e-mail în ziua conferinței, dacă este după prânz sau cu o zi înainte dacă conferința este programată dimineața. Acest lucru va ajuta la asigurarea faptului că toată lumea ajunge la timp. De asemenea, puteți utiliza această ocazie pentru a trimite rapoarte sau documente care vor fi utilizate în timpul conferinței. Dacă altcineva a creat acest material, asigurați-vă că îi acordați credit (sau împiedicați vina să vă cadă) prin trimiterea mesajului care v-a trimis conținând documentele sau spunând: "Am atașat raportul lui John, îl vom explica pas cu pas în timpul conferință“. Este responsabilitatea dvs. ca lider de conferință pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și că toată lumea și-a îndeplinit sarcinile înainte de începerea conferinței.

Teleconferința începe. Fiți la timp. Accesați teleconferința cu 10 minute în avans, dacă este posibil. Unele servicii nu vă vor permite să vă conectați până la ora de start programată, iar altele nu vor permite nimănui să comunice până când un lider cu o parolă specială se conectează. Asigurați-vă că ați încercat numărul de link în prealabil dacă nu cunoașteți serviciul pe care îl veți folosi.

De obicei, cel puțin o persoană va întârzia, deci trebuie să aveți niște note utile pentru a începe o conversație și a evita tăcerea de mult timp la începutul conferinței. Asigurați-vă că prezentați tuturor participanților (numele, titlul și rolul pe care îl ocupă) pentru oricine nu-i cunoaște, în special pentru clienții dvs. Conferința începe la 3-5 minute de la ora programată, dacă este posibil, deși nu toți participanții sunt prezenți.

Urmați ordinea de zi - ați luat timp să faceți acest lucru, așa că urmați-l. Asigurați-vă că monitorizați ceasul, deoarece este posibil ca unii participanți să nu rămână în afara programului programat de închidere. Fiți conștienți de momentele în care au nevoie prezentatorii dvs. Este treaba voastră să vă asigurați că totul este sub control.

Rămâneți concentrat și faceți note. Dacă este posibil, evitați să utilizați butonul de dezactivare a sunetului în timp ce ceilalți vorbesc. Oamenii din birou nu vă vor întrerupe în timp ce vă aflați în conferință dacă arăți ocupați și implicați. Aceasta este ocazia dvs. de a arăta cât de mult știți despre subiectul pe care îl discutați. Nu promiteți prea mult și simțiți-vă liber să spuneți că îi veți da răspunsurile la întrebările pe care nu le-ați așteptat.

La sfârșitul conferinței, întrebați dacă cineva are întrebări și cereți-i să primească un răspuns în timpul sau după conferință. Dacă este necesară o întâlnire ulterioară, programați-o înainte de închiderea conversației. Vă mulțumim tuturor pentru timpul pe care ei l-au dedicat și vă doresc o zi bună sau un weekend bun.

Imediat după teleconferință, creați un document sumar și îl trimiteți tuturor participanților. Acest rezumat servește în două scopuri: 1) Asigurați-vă că toată lumea a înțeles și au o listă a responsabilităților lor și 2) documentați conversația alb-negru în cazul în care există discrepanțe mai târziu. S-ar putea să știți că un raport final bun vă va salva de mai multe ori. Nu uitați să solicitați corectări sau modificări ale rezumatului, dacă este necesar.