gtemata.com

Cum să prezidezi o întâlnire

Mediile profesionale, în special în cadrul unui birou, necesită o colaborare. De exemplu, luarea deciziilor importante implică adesea intervenția a mai multor persoane, care își vor aduce propriul punct de vedere și expertiză și același lucru se aplică și sarcinilor vitale care asigură succesul. Întâlnirile sunt ideale pentru structurarea și organizarea acestei cooperări, dar fără a avea obiective sau de a le controla, acestea pot dura ore întregi și pot fi inutile. Știind cum să le programați, să le pregătiți și să le conduceți pot face diferența și pot face ca funcția lor să fie mai eficientă.

paşi

Partea 1

Pregătiți-vă pentru întâlnire
Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 1
1
Discutați despre următoarea întâlnire programată cu persoanele care vor participa. De îndată ce vă vor spune că veți conduce o întâlnire, una dintre primele acțiuni care urmează să fie implementate este de a dedica timp oamenilor care vor interveni, mai ales dacă este vorba de un superior sau de alți indivizi importanți. Întrebați-i dacă există ceva ce ar dori să discute în mod specific în timpul întâlnirii. Luați notă de răspunsurile și le folosiți pentru a vă ghida în redactarea ordinii de zi.
  • Cereți participanților ceea ce ar dori să discute este o mișcare inteligentă: nu numai că va facilita elaborarea agendei, ci va implica pe toată lumea în procesul de întâlnire înainte de a începe chiar. Oamenii sunt mai înclinați să intervină și să acorde atenție în timpul întâlnirilor dacă știu că vor vorbi despre probleme importante și că o vor atinge în prima persoană.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 2
    2
    Scrieți și distribuiți agenda de întâlnire. Poate fi un instrument util nu numai pentru președintele întâlnirii, ci și pentru oaspeți. Acest document conține informații importante despre întâlnire, cum ar fi când va fi organizată și unde și cine va participa. Mai presus de toate, va lista subiectele despre care doriți să vorbiți, permițând tuturor să se pregătească. Informați părțile interesate în timp: cu cât este mai importantă întâlnirea, cu atât mai repede ar trebui să faceți acest lucru.
  • Ordinea de zi ar trebui să indice cu siguranță durata maximă permisă pentru fiecare subiect de discuție. Pregătirea unei liste aproximative în avans facilitează derularea întâlnirii. Deși unele puncte pot dura mai mult (și altele mai puțin), un program simplifică progresul întâlnirii și vă permite să vorbiți despre tot.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 3
    3
    Cercetați subiectele discuțiilor și orice întâlniri care au avut loc anterior. Persoanele care participă la întâlnire pot să nu fie la curent cu toate subiectele despre care vorbiți, cineva ar putea să nu fie acolo în fața celorlalți, iar alții tocmai le-au uitat. Din moment ce sunteți președintele, trebuie să știți ce sa întâmplat înainte de această întâlnire. Încercați să întrebați pe cei care au participat la cele mai importante întâlniri, astfel încât să știți care dintre ele au rămas în așteptare, deoarece va trebui să le redeschideți. De asemenea, puteți solicita minute din întâlnirile anterioare, care vă vor ajuta cu organizația dvs.
  • Minutele întâlnirilor anterioare pot constitui o resursă importantă pentru prezidarea unei întâlniri. Acestea rezumă discuțiile și deciziile care au fost făcute în trecut, astfel încât să le puteți recupera într-un mod relativ rapid și va fi ușor să vă actualizați. De asemenea, puteți adăuga punctele principale de pe ordinea de zi, creați copii și distribuiți-le participanților.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 4
    4
    Pregătiți în avans spațiul care va fi dedicat întâlnirii. În ziua întâlnirii, va trebui să vă asigurați că locul care trebuie ținut este curat, prezentabil și perfect pentru a întâmpina participanții. Va trebui să vă asigurați că toate componentele tehnologice (calculatoare, proiectoare, ecrane etc.) funcționează bine și sunt gata de utilizare. Dacă există vreo confuzie, veți pierde timp prețios, iar întâlnirea va dura mai mult.
  • Dacă faceți o prezentare electronică (de exemplu în PowerPoint), faceți o clipă pentru a vă familiariza cu telecomanda pe care o veți utiliza pentru a glisa diapozitivele. Nu trebuie să pierdeți timp încercând să vă dați seama cum funcționează, altfel întâlnirea va dura mult mai mult.

    • Partea 2

    Rolul președintelui
    Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 5
    1
    Începeți întâlnirea. După ce a sosit timpul și toți participanții (sau cel puțin cei mai importanți) au fost cazați, ei apelează la atenția adunării. Prezentați-vă și stabiliți scopul întâlnirii. Determinați care este durata estimată, astfel încât toată lumea să știe la ce oră se va termina. Poate că va dura mai mult sau mai mult, însă stabilind limita de timp pe care ați calculat-o va ajuta să rămâneți pe drumul cel bun. Unii participanți nu se cunosc? Ia-ți un moment să-i prezinți pe cei mai buni.
    • Amintiți-vă că unele companii și organizații au proceduri stricte și precise privind deschiderea și desfășurarea unei întâlniri. De exemplu, în unele cazuri, începutul unei întâlniri este stabilit prin baterea unui ciocan, iar regulile de prezentare a participanților și a intervențiilor sunt la fel de rigide.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 6
    2
    Rezumați punctele relevante ale reuniunilor anterioare. Dacă este o întâlnire care aparține unui proiect lung și durabil, va trebui să actualizați rapid toți participanții la progresul programului. Sintetizați rapid toate evenimentele sau deciziile cheie care rezultă din întâlnirile anterioare. Nu toți cei de aici ar putea fi conștienți de subiectele de discuție, așa că trebuie să vă asigurați că toate sunt pe aceeași lungime de undă, iar întâlnirea este eficientă și utilă.
  • În loc să vă ocupați de rezumatul a ceea ce sa întâmplat în cadrul întâlnirilor anterioare, puteți cere acest lucru secretarului, care va citi procesul-verbal al reuniunilor anterioare pentru a rezuma deciziile luate.
  • Puteți citi, de asemenea, orice scrisori importante sau documente care au fost scrise în intervalul de timp dintre întâlnirea anterioară și întâlnirea curentă.
  • Rețineți că dacă furnizați participanților copii ale proceselor-verbale și ale altor documente, citirea acestora nu va fi necesară.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Etapa 7
    3
    Permiteți participanților principali să raporteze situația. Mai târziu, permiteți experților să informeze restul adunării despre evoluții noi sau recente care au avut loc după întâlnirea anterioară. Ele pot acoperi orice aspect, cum ar fi cele mai recente dificultăți cu care se confruntă compania sau organizația, schimbările aduse personalului, evoluțiile proiectelor și schimbările strategice. Cel mai important lucru este că totul este relevant. Participanții vor dori, de asemenea, să afle mai multe despre acțiunile specifice care au fost luate în urma deciziilor luate în timpul întâlnirii anterioare.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Etapa 8
    4
    Aveți grijă de punctele rămase în așteptare. Dacă există probleme care nu au fost rezolvate sau decizii care nu au fost luate la ultima întâlnire, încercați să le luați în considerare înainte de a începe să vorbiți despre subiecte noi. Cele mai multe sunt puse în afara problemele vechi, mai puțini participanți vor dori să își asume responsabilitatea, așa că încercați să-i implice și să remedieze problemele rămase înainte de a trece la ordinea de zi. De obicei, acestea sunt indicate în mod clar în procesul-verbal precedent.
  • În funcție de cultura și regulile afacerii sau asociației dvs., există probabil proceduri specifice pentru a ajunge la un acord. De exemplu, participanții ar trebui să ajungă la un consens majoritar sau să aleagă un grup de manageri care să se ocupe de procesul de luare a deciziilor.
  • Amintiți-vă că unele puncte sunt prea importante pentru a încheia între o întâlnire și o altă întâlnire. Nu trebuie neapărat să vă ocupați de progresul proiectelor pe termen lung care nu au fost încă finalizate. În orice caz, ar trebui să vorbiți despre decizii sau programe care necesită acțiuni imediate.


  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 9
    5
    Discutați despre toate subiectele noi. Ulterior, aceasta ridică problemele, preocupările și problemele recente care trebuie discutate. Acestea ar trebui să vină în mod natural din evoluțiile care au avut loc între întâlnirile anterioare și prezent. Aceasta îi determină pe participanți să ia decizii concrete și definitive - mai multe aspecte sunt trecute cu vederea, rămânând mai multe puncte în așteptare pentru întâlnirile viitoare.
  • Imaginea cu titlul Chair of a Meeting Step 10
    6
    Rezumați concluziile reuniunii. După ce ați vorbit despre toate punctele trecute și actuale, faceți o clipă pentru a rezuma concluziile în fața tuturor celor prezenți. Examinați rezultatele tuturor deciziilor luate și, dacă este necesar, descrieți acțiunile specifice pe care participanții vor trebui să le pună în aplicare înainte de următoarea reuniune.
  • Acesta este un pas crucial: este ultima ta șansă de a vă asigura că toată lumea pleacă de la întâlnire știind exact de unde provin proiectele și ce ar trebui să facă.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 11
    7
    Încheiați prin a pune bazele viitoarelor întâlniri. În cele din urmă, explicați tuturor ce trebuie făcut înainte de următoarea întâlnire - dacă a fost deja planificată, amintiți-vă unde și când va avea loc. Acest lucru va conferi tuturor un sentiment de continuitate, trecerea de la un proiect sau de la o decizie importantă la alta și stabilirea unui interval de timp pentru progresul sau finalizarea sarcinilor care au fost atribuite.
  • Amintiți-vă că nu trebuie să programați o altă întâlnire dacă aveți grijă de toate punctele trecute și prezente din actualul. Cu toate acestea, dacă există subiecte care trebuie discutate în viitor sau dacă așteptați să vedeți cum se dezvoltă anumite proiecte, faceți o idee bună.

    • Partea 3

    Realizarea reuniunii în mod eficace
    Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 12
    1
    Ghidați discuția, dar nu dominați-o. În calitate de președinte, una dintre sarcinile dvs. principale este de a face dialogul continuat și de al aduce la subiecte utile. Nu trebuie să oferiți opinii cu privire la fiecare problemă sau să urmați un program exact. Încearcă să fii flexibil. Lăsați ceilalți participanți să vorbească liber și să permită să apară noi teme, chiar dacă acestea nu sunt incluse pe ordinea de zi. S-ar putea să știți că anumite subiecte trebuie completate sau modificate ușor pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun, dar nu ar trebui să verificați fiecare aspect al întâlnirii. La urma urmei, este un proces de colaborare.
    • Pe măsură ce întâlnirea progresează, țineți cont de ordinea de zi. Dacă stați în urmă, trebuie să săriți anumite subiecte sau să le amânați ulterior, dacă vremea permite. Nu vă fie teamă să faceți acest lucru dacă problemele discutate sunt destul de importante.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 13
    2
    Încurajați participanții să intervină. Din moment ce sunteți președinte, sarcina dvs. este de a promova o discuție deschisă și productivă. Dacă observați că anumiți prezenți din cunoștințe relevante și utile nu se deschid în fața restului grupului, faceți-i să vorbească. Nu trebuie să obligați sau să adresați întrebări directe, trebuie să spuneți o propoziție precum "Cred că experiența doamnei Bianchi ne poate ajuta în acest caz". Este o tehnică excelentă pentru implicarea membrilor mai puțin activi în cadrul reuniunii.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Etapa 14
    3
    Asigurați-vă că toată lumea înțelege despre ce vorbiți. Ar putea fi dificil să ne amintim că nu toți participanții au aceeași experiență sau aceleași cunoștințe despre subiectele ridicate în dans. Pentru a vă asigura că toți cei de aici nu cred că este o pierdere de timp, trebuie să profitați de ocazie pentru a simplifica pe scurt cele mai complexe subiecte sau subiecte imediat ce sunt numite. Cei mai puțin experimentați vor aprecia fără îndoială acest lucru.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 15
    4
    Nu ignora întrebările dificile sau inconfortabile. Dacă nu sunt ținute sub controlul unui președinte competent, întâlnirile pot fi incredibil de inutile. Încercați să vă asigurați că numiți toate subiectele importante de discutat. Încearcă să te oprești și să primești răspunsuri cu privire la problemele pe care nimeni nu vrea să le facă față. Deși nu îi interesează pe toți cei prezenți, punctele cele mai incomode sunt exact cele care trebuie rezolvate pentru ca o întâlnire să fie considerată profitabilă.
  • Rețineți că deciziile importante trebuie înregistrate (dacă aveți un secretar oficial sau un alt angajat care va scrie raportul, întrebați-l). Având dificultatea de a pune întrebările mai puțin ușoare, va trebui să vă asigurați că răspunsurile sunt bine documentate.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 16
    5
    Urmăriți timpul. Întâlnirile au o reputație proastă dintr-un motiv foarte specific: ele sunt considerate a fi o mare pierdere de timp. Pentru a le împiedica să fie nesfârșite, folosiți-vă rolul pentru a le face să circule în mod dinamic. Nu vă temeți să excludeți chestiuni și conversații mai puțin importante ca un scop în sine, amânând-le la sfârșitul întâlnirii. Fa-o dacă întâlnirea pare să dureze mai mult decât se aștepta. Pregătiți-vă pentru a reglementa ordinea de zi în zbor pentru a vă asigura că nu pierdeți timpul cu participanții.
    • Afișează mai mult ... (2)
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit