gtemata.com

Cum să organizați o întâlnire eficientă

Întâlnirile productive, constructive și solicitante necesită un obiectiv clar, un dialog deschis și un lider puternic. Acest lucru vă va asigura că fiecare întâlnire se desfășoară fără probleme și eficient - economisind timp și bani pentru dvs. și membrii echipei dvs.!

paşi

Imaginea intitulată Efectuați o întâlnire eficientă Pasul 1
1
Asigurați-vă că fiecare întâlnire contează - sau absolut nu se întâlnește. Decideți dacă o întâlnire este esențială și invită numai persoanele indispensabile. Cantități mari de timp prețios sunt irosite pur și simplu pentru că managerii consideră că privirea unul la altul este importantă sau pentru că s-au obișnuit cu o anumită rutină. E-mailurile sunt, de obicei, suficiente pentru ca echipa dvs. să aibă o actualizare sau un raport de situație. Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de feedback imediat de la toți participanții, e-mailurile nu vor fi la fel de eficiente ca o întâlnire față în față.
  • Imaginea intitulată Desfășurarea unei întâlniri eficiente Pasul 2
    2
    Stabiliți obiective și distribuiți programul în avans. Creați o structură de întâlnire. Simpla declarare a rezultatelor așteptate inspiră adesea participanții și face întâlnirile mai productive. Cel puțin, aceasta subliniază o caracteristică pe care fiecare întâlnire trebuie să o aibă: un scop. Înainte de începerea întâlnirii, asigurați-vă că toată lumea înțelege obiectivele prin scrierea unei agende.
  • Imaginea intitulată Desfășurați o întâlnire eficientă Pasul 3
    3
    Gestionarea întâlnirii, asumați responsabilitatea pentru aceasta și aduceți-o la îndeplinire. Întâlnirile bune sunt rezultatul unei bune conduceri. Luați-o și clarificați intenția de a menține discuția în timp util, utilă și relevantă. Arătați colegilor dvs. că doriți să respectați timpul lor, asigurându-vă că un ceas sau un cronometru este vizibil pentru toată lumea. Starea pe această temă este, de asemenea, esențială pentru respectarea timpului. În cazul în care conversația se stinge de pe șine, raportați grupul pe această temă spunând ceva de genul: "interesant, dar nu cred că ne atingem obiectivele noastre aici. Dacă este posibil, aș dori să revin la punctele de pe ordinea de zi."
  • Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 4
    4
    Obțineți participarea constructivă de care aveți nevoie de la toată lumea aici. Întrucât punctul esențial al unei întâlniri este comunicarea bidirecțională, este esențial să se realizeze o participare echitabilă a tuturor. Este responsabilitatea persoanei care conduce întâlnirea să se asigure că fiecare participant este audiat. Pentru a construi un consens sau ajunge la o decizie de grup, să se abțină de la a purta părerea ta pe mânecă, este ușor pentru un lider să înăbușe o discuție în cazul în care toată lumea este condus să creadă că rezultatul este deja stabilit. Rezistati tentatiei de a respinge imediat ideile - chiar si atunci cand sunt oribile.
  • Imaginea intitulată Efectuați o întâlnire eficientă Pasul 5


    5
    Închideți cu un plan de activitate, încercați să vă asigurați că toată lumea cunoaște următorul pas. De asemenea, încheiați întâlnirea solicitând tuturor dacă consideră că întâlnirea a fost utilă și, dacă nu, ce ar putea fi făcut mai bine data viitoare. Urmați propriul raport pentru a îmbunătăți tehnicile de organizare a unei întâlniri.
  • Imaginea intitulată Desfășurarea unei întâlniri eficiente Pasul 6
    6
    Urmăriți progresul ca rezultat al întâlnirii. De asemenea, păstrați grupul actualizat cu privire la evoluțiile. Acest lucru vă va ajuta să organizați următoarea întâlnire mai eficient.
  • Imaginea intitulată Desfășurați o întâlnire eficientă Pasul 7
    7
    Asigurați-vă că întâlnirea nu este un fapt de sine, asigurându-vă că oamenii potriviți știu ce sa hotărât și ce se va întâmpla în continuare. Este ușor să părăsiți camera de întâlnire, să vă așezați la birou și să uitați imediat orice schimbare, decizie și idee nouă pe care grupul le-a propus. Asigurați-vă că aveți un sistem pentru a ține evidența a ceea ce sa hotărât și a ce sarcini a fost de acord cu toată lumea, astfel încât să puteți continua și să faceți lucruri, chiar dacă nu trimiteți raportul complet al reuniunii.

    • Sfaturi

    • Un instrument excelent pentru a avea o întâlnire pe care o folosește PRODUCTIVE "OARR": Obiective, Agendă, Roluri & Responsabilitatea. În primul rând, întâlnirea ar trebui să aibă un OBIECTIV. Dacă aveți o întâlnire doar pentru a oferi informații, nu pierdeți timpul cu o întâlnire. Trimiteți-le un buletin informativ. Scopul trebuie să aibă o componentă activă și, dacă este posibil, un rezultat de sprijin: "Stabiliți obiectivele trimestriale pentru echipă". Ordinea de zi (agendă) este o listă de subiecte pe care le puteți discuta pentru a realiza acest lucru, cu o limită de timp care să vă mențină pe drumul cel bun. De exemplu "1. Examinați starea obiectivelor ultimului trimestru (15 minute), 2. Sugestii pentru goluri (20 de minute), 3. Alege cele mai bune 5 goluri (10 minute), etc." Pentru roluri și responsabilități, stabiliți cine conduce ședința, cine ia note și cine va aloca acțiunile / "să facă" care decurg din întâlnire.
    • Asigurați-vă că începeți și terminați întâlnirea la timp.
    • Lăsați toți participanții să dea un feedback fără să se simtă jenat sau insolent.
    • Pregătiți-vă pentru întâlnirea dvs., pe care mulți uită să o facă.

    Avertismente

    • Există șapte motive pentru care o întâlnire trebuie anulată sau amânată:
    • Un membru cheie nu poate participa. Reprogramarea este o provocare, dar este mai rău să-i aducem pe toți împreună și să nu putem face munca planificată. Dacă aveți nevoie de participarea unui membru-cheie, vă rugăm să reprogramați data întâlnirii.
    • Ordinea de zi nu a fost distribuită destul de devreme. Oamenii au nevoie de timp să se pregătească pentru întâlnire, să facă sugestii și modificări la ordinea de zi și a obține o idee despre cât de mult timp este dedicat și va trebui să aloce fiecărui subiect. Ei ar trebui să primească ordinea de zi cu cel puțin 3 zile în avans.
    • Scopul întâlnirii nu este clar. Când întâlnirile sunt pur informative, participanții consideră că timpul lor este irosit și enervant. Explicați ce trebuie făcut, de ce, cum și când.
    • Munca se poate face mai repede sau mai bine într-un alt mod (e-mail sau telefon). Nu țineți o întâlnire, cu excepția cazului în care aceasta este cea mai bună și singura soluție pentru a-ți face treaba.
    • Materialul care trebuie citit nu a fost distribuit în timp util. Citirea trebuie să angajeze timpul fiecărui individ, nu cel al grupului.
    • Singurul spațiu disponibil pentru întâlnire nu este adecvat nevoilor tehnologice ale grupului. Dacă materialul nu poate fi prezentat într-o manieră convingătoare sau în forma sa cea mai adevărată, trebuie să se facă cât mai mult timp posibil.
    • Un eveniment recent sau o noutate a făcut ca scopul / discuția prevăzută în cadrul reuniunii să fie discutabilă.
    • Liderii trebuie să știe nu numai cum să facă o întâlnire bună, ci și când NU să o facă.

    Lucruri de care ai nevoie

    • Actualizări - dacă fluxul de informații este unidirecțional, acesta trimite mai degrabă un e-mail.
    • Agendă și obiective
    • Timing - asigurați-vă că întâlnirea începe și se termină așa cum a fost planificat, facilitatorul amintesc când subiectele de pe ordinea de zi cer mai mult din timpul lor alocat.
    • Luați note - înregistrați ceea ce sa spus și distribuiți raportul după cum este necesar.
    • Blackboard - Scrieți idei pe forum în timpul sesiunilor pentru a investiga problemele, asigurați-vă că fiecare idee este înregistrată, chiar dacă nu pare promisă la prima vedere
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit