gtemata.com

Cum să organizați o întâlnire

Oricine dorește să pregătească o întâlnire pentru compania sa sau pentru un consultant pentru compania altcuiva trebuie să știe cum să ia măsurile necesare pentru ao organiza mai bine. Invită participanții, oferind fiecăruia tot ce este necesar pentru a avea un rezultat reușit și asigurându-se că întâlnirea se desfășoară fără probleme, este responsabilitatea facilitatorului. Un facilitator de specialitate va lucra, de asemenea, pentru a implica toți participanții, lăsând diferite personalități și poziții politice și concentrându-se asupra subiectului care urmează să fie discutat. Acest articol explică cum să organizați o întâlnire cu succes.

paşi

Metoda 1

Creați Agenda
Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 1
1
Stabiliți timpii de începere și de sfârșit, împreună cu timpul maxim pentru a acorda fiecărui subiect un act de favoare față de participanți.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 2
    2
    Adresați-vă colegilor din compania dvs. sau persoanelor care solicită întâlnirea să sugereze subiecte pe care credeți că ar trebui să le includeți, împreună cu o scurtă descriere a subiectului.

    • Metoda 2

    Trimiteți invitațiile
    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 3
    1
    E-mailul este cea mai ușoară modalitate de a invita participanții, mai ales dacă toți folosesc aceeași aplicație de calendar.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 4
    2
    De asemenea, stabiliți un termen pentru Respond by Favor (RSVP). Acest lucru vă va permite să obțineți cantitatea potrivită de materiale pentru toți participanții, fără a fi nevoie să vă amestecați în ziua întâlnirii pentru a colecta materiale suplimentare.

    • Metoda 3

    Configurați Spațiul de întâlnire
    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 5
    1
    Pregătirea camerei va servi la realizarea întâlnirii așa cum se dorește. În cazul în care întâlnirea se desfășoară într-o unitate închiriată, cum ar fi o sală de hotel sau un alt tip de locație adecvată pentru întâlniri, personalul trebuie să fie bine pregătit pentru acest tip de organizație.
    • Configurarea camerei pentru o conferință - cu scaunele aranjate în rânduri - pune difuzorul în mijloc și funcționează bine atunci când obiectivul principal este furnizarea de informații.
    • Configurarea camerei ca un teatru - o masă în fața audienței - permite unui grup de vorbitori sau experți să se prezinte în fața participanților, așezate în fișiere ca într-un cadru de conferințe.
    • Configurarea camerei ca clasă oferă mese în fața rândurilor de scaune pentru a permite participanților să ia notă în timp ce difuzorul rămâne centrul atenției.
    • Alegeți mese rotunde dacă doriți ca participanții să lucreze ca o echipă sau dacă doriți să promovați distribuirea între grupurile de participanți.
    • Utilizați ansamblul U (din sala de ședință) pentru întâlnirile în care doriți ca participanții să vizioneze și să interacționeze unul cu celălalt, dacă este necesar.
    • Aranjați scaunele într-un cerc cu dvs. în centru pentru întâlniri deschise și participative.

    Metoda 4

    Furnizarea instrumentelor necesare pentru întâlnire
    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 6
    1
    Un facilitator bine instruit oferă pixuri, notebook-uri, cărți de lucru, imprimate și alte instrumente necesare pentru întâlnire.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 7
    2
    Creați un"zonă" pentru întrebări, cu un flipchart sau cu tablă, unde participanții își pot scrie întrebările sau pot localiza o anumită zonă a camerei, unde participanții își pot lăsa întrebările despre post-it. Acest lucru va asigura că întâlnirea continuă fără probleme, permițând participanților să obțină răspunsuri la întrebările lor la ore fixe.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 8
    3
    Oferiți participanților băuturi și gustări (pentru întâlniri mai lungi) sau jgheaburi sau sticle de apă și dulciuri pe fiecare masă (pentru întâlniri mai scurte).

    • Metoda 5

    Pregătiți o foaie de evaluare sau studiu
    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 9
    1
    Puteți distribui un card de sondaj în timpul întâlnirii sau puteți informa participanții că veți trimite un e-mail de anchetă o zi sau două după întâlnire.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 10


    2
    Formularul de sondaj sau de evaluare vă oferă feedback despre percepția adunării.

    • Metoda 6

    Trimiteți mementouri pentru întâlniri
    Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 11
    1
    Ele trebuie trimise cu câteva zile înainte de sfârșitul RSVP.
  • Imaginea intitulată
    2
    Cereți tuturor să trimită un e-mail în cazul unor circumstanțe neprevăzute care împiedică participarea lor.

    • Metoda 7

    Porniți Întâlnirea pentru programare
    Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 13
    1
    Sosirile târzii se pot recupera - așteptarea pentru întârziere ar fi nepoliticoasă pentru cei care au sosit la timp.
  • Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 14
    2
    Faceți anunțuri organizaționale la începutul întâlnirii, inclusiv informații despre orele de pauză și prânz, despre băi și despre explicații "zone" dedicat întrebărilor.

    • Metoda 8

    Rămâi în subiect
    Imaginea intitulată
    1
    Activitatea facilitatorului este aceea de a se asigura că toți participanții sau vorbitorii rămân pe această temă. Permiterea abaterilor de la tema întâlnirii vă va lovi programul.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 16
    2
    Participați la orele indicate pentru pauză și pentru prânz.

    • Metoda 9

    Răspundeți la toate întrebările pe care le puteți pune
    Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 17
    1
    Obțineți întrebări de la participanți sau de la"zona de întrebări". Permiteți suficient timp pentru a analiza toate întrebările.
  • Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 18
    2
    Faceți-vă accesibilă tuturor participanților, chiar și după întâlnire, pentru cei care nu vor să vorbească în public, ci adresați-vă întrebări specifice în mod individual.
  • Imaginea intitulată Facilitați o întâlnire Pasul 19
    3
    Reamintiți participanților să completeze formularele de anchetă și le mulțumesc pentru participare.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit