Cum să scrieți un e-mail serviciului clienți

În multe situații diferite, este posibil ca clienții să fie nevoiți să comunice cu companiile sau producătorii cărora le-au tratat. Dar când vine momentul să trimiteți un e-mail serviciului pentru clienți, unii indivizi se pot simți blocați. Întrebările apar adesea atunci când trebuie să rândul său, o scrisoare în formă de e-mail, așa cum a fost proiectat pentru a fi pus pe hârtie, și ce fel de acorduri sau protocoale se aplică o cerere de client service. Deși acest lucru din industrie, regiune și cultură, există câteva linii directoare pentru a face e-mailurile de servicii pentru clienți eficiente. Iată câteva dintre cele mai bune linii directoare pentru cei care s-au confruntat cu acest tip de activitate înainte.

paşi

2

Căutați unelte specifice online. Multe companii oferă instrumente individuale de e-mail pentru probleme cum ar fi monitorizarea, performanța sau suportul pentru produse. Poate fi mult mai convenabil să utilizați instrumentele furnizate în loc să trimiteți o scrisoare în căsuța poștală generală a companiei. În plus, ignorarea mijloacelor furnizate va încetini răspunsul la mesajele de poștă electronică pentru clienți.

3

Includeți informațiile de identificare în e-mail. Compania va trebui să știe ce produse sau servicii au fost cumpărate, precum și data achiziției. De asemenea, pot avea nevoie să știe unde locuiești și cantitatea de bunuri achiziționate. Asigurați-vă că toate acestea se găsesc în e-mailul serviciului pentru clienți.

4

Utilizați un ton adecvat. Unii experți subliniază faptul că e-mailurile de servicii pentru clienți scrise fără atenție la etichetă pot fi ignorate sau altfel nu foarte eficiente. Încercați să mențineți un stil de scriere care arată un anumit nivel de educație și cunoaștere, evitând provocări inutile.

5

Cereți orice concesii direct. Mulți scriitori de experți sunt de acord că este mai bine să anticipăm ce se așteaptă de la o companie. Societatea poate sau nu poate accepta cererile, dar expunerea aceste informații într-un mod clar, vă va ajuta suportul pentru clienți pentru a înțelege punctul lor de vedere și care sunt termenii soluționarea oricăror probleme legate de produsele existente sau alte probleme de service de client.