gtemata.com

Cum să stabiliți o agendă

O agendă este un document care conține subiectele care trebuie discutate în timpul unei întâlniri. Scrierea acestei liste este parte integrantă a planificării și desfășurării unei întâlniri. De fapt, el definește scopul întâlnirii, indică detalii despre subiectul discuției, desemnează participanții și atribuie o anumită perioadă de timp fiecărei întrebări. Dacă intenționați să programați o întâlnire, aflați cum puteți obține toate informațiile de care aveți nevoie pentru redactarea și organizarea agendei. Creați unul urmând sugestiile din acest articol.

paşi

Scrie Agenda
Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 1
1
Anunță-i pe toți cei care vor trebui să participe la întâlnire.
  • Puteți face acest lucru prin e-mail sau prin distribuirea unui memento în birou. Cel mai important lucru este de a pune invitația în scris.
  • Specificați data, ora, locul și scopul reuniunii.
  • Solicitați un răspuns la invitație. Pentru participanți trebuie să fie clar că acceptarea invitației înseamnă angajarea de a participa la întâlnire.
  • Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 2
    2
    Rugați-i să vă trimită subiectele pe care să le adăugați la ordinea de zi înainte de o anumită dată și oră.
  • Amintiți-le că ar trebui să explice în detaliu întrebarea, astfel încât acestea să poată fi enumerate cu atenție în document. Nu numai că trebuie să prezentați subiectul care urmează să fie tratat, este obligatoriu să includeți o scurtă descriere despre acesta.
  • Verificați timpul pe care îl puteți atribui prezentării fiecărui subiect.
  • Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 3
    3
    Creați primul proiect al agendei utilizând toate subiectele și detaliile aferente colectate.
  • Creați un tabel împărțit în trei coloane, respectiv intitulat "Argument", "Expozant", "Timp disponibil".
  • Introduceți în ordine problemele care trebuie discutate în ordinea primirii, urgenței sau relevanței.
  • Scrieți o scurtă descriere a fiecărui subiect pe baza explicației participantului.
  • În partea de sus a foii, introduceți informații despre întâlnire, cum ar fi data, ora, obiectivul, locația și durata.
  • Imaginea intitulată Crearea unei agende Pasul 4
    4


    Trimiteți această propunere expozanților pe subiectele care au fost ilustrate pentru dvs. Vă va permite să verificați dacă nu au probleme cu secvența intervențiilor pe care le-ați stabilit și cu timpul pe care l-ați atribuit fiecăruia.
  • Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 5
    5
    Dacă este necesar, efectuați modificări sau reorganizați documentul.
  • Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 6
    6
    După aprobarea finală, distribuiți ordinea de zi tuturor participanților. Înainte de întâlnire, lăsați suficient timp pentru ca ei să revizuiască și să reflecteze asupra documentului. Dacă ei consideră că pot contribui la discuție, vor avea ocazia să intervină. Este rezonabil să vă trimită un anunț cu cel puțin două zile înainte de întâlnire.

    • Sfaturi

    • Dacă întâlnirea pe care o organizați are un scop specific și primiți o solicitare care nu are nimic de-a face cu ordinea de zi, cereți persoanei în cauză să trimită un e-mail sau un mesaj intern către diferite departamente. Subiectul poate fi abordat în acest fel. O alternativă este să sugerezi ca aceasta să fie plasată pe ordinea de zi a zilei următoare, cu condiția să fie relevantă.

    Avertismente

    • Încercați să alocați cu atenție spațiile diferitelor expozanți. Toată lumea trebuie să aibă tot timpul necesar. Fii realist în privința calendarului prezentării și nu încerca să strângeți o inundație de informații într-o întâlnire. Amintiți-vă că participanții vor avea probabil întrebări sau vor să le spună despre unul sau mai multe elemente de pe ordinea de zi.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit