gtemata.com

Cum se scrie un program de întâlnire

Pentru a fi organizat, o întâlnire necesită o agendă bine scrisă. Un program structurat împiedică întâlnirea să se transforme într-o experiență plictisitoare și inutilă (și știm că acest lucru se întâmplă foarte des). Prin păstrarea unei agende detaliate, dar flexibile, vă puteți asigura că întâlnirea dvs. este liniară și concentrată și asigurați-vă că îndepliniți toate obiectivele stabilite de program cât mai repede posibil. Indiferent dacă trebuie să vă scrieți propria agendă, să utilizați un șablon predefinit sau să îmbunătățiți programul deja pregătit, citiți mai departe pentru a afla mai multe.

paşi

Partea 1

Scrieți o agendă

Scrieți o Agendă de la Zero

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 1
1
Începeți cu un titlu. De la cea mai convingătoare carte la cea mai plictisitoare foaie de calcul există, orice document important sau aproape are nevoie de un titlu. Agendele de întâlnire nu reprezintă o excepție de la regula. Titlul ar trebui să spună cititorului două lucruri: în primul rând, el citește o agendă - în al doilea rând, trebuie să știe ce este subiectul despre document. După ce ați luat o decizie, scrieți titlul pe partea de sus a colii înainte de a continua. Nu trebuie să fie elaborată sau complicată. Într-un context de afaceri, titlurile simple și directe sunt de obicei cele mai bune.
  • Rezistați tentației de a utiliza caractere elaborate sau mari pentru titlu. În cele mai multe cazuri, trebuie să utilizați un font simplu și formal, cum ar fi Times New Roman sau Calibrì. În plus, trebuie să aibă aceeași dimensiune ca și restul documentului (sau doar puțin mai mare). Amintiți-vă că scopul titlului este de a informa cititorii despre ce vor găsi în document, fără a le distra sau distrage neapărat.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 2
    2
    Includeți informații, cum ar fi "Cine". "Unde?" și "Când?" antet. După introducerea titlului, agendele pentru întâlniri au de obicei un antet care poate varia în mare măsură în funcție de nivelul formalităților încurajate de companie. Această rubrică este, de obicei, o linie în jurul titlului. Ca regulă generală, ar trebui să includeți informații scurte concrete despre întâlnire, care nu trebuie neapărat să se ocupe de subiectul discutat. În acest fel, persoanele care nu se prezintă la întâlnire pot ști când și unde au fost organizate și care au participat. Iată câteva dintre detaliile pe care le includere-, indiferent de datele alese, asigurați-vă că să indice în mod clar orice informație (este ideal pentru a folosi caractere aldine pentru a le prezenta):
  • Data și ora. Puteți să le grupați sau să le inserați în secțiuni separate.
  • Place. În cazul în care compania are mai multe ramuri, ar trebui să scrie adresa, și, dacă are o singură locație, ar trebui să scrie numele camerei în cazul în care reuniunea va avea loc (de exemplu: Sala de conferințe No. 3).
  • Participanți. Titlurile profesionale nu sunt de obicei obligatorii.
  • Participanți speciali. Ei ar putea fi oaspeți, vorbitori sau lideri de întâlnire care de obicei nu sunt acolo.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 3
    3
    Scrieți o propoziție scurtă pentru a explica scopul sau obiectivele întâlnirii. Întâlnirile care nu au un scop bine definit riscă să piardă timp prețios, deoarece participanții decid despre ce să vorbească. Lăsați o linie necompletată după antet și folosiți text îndrăzneț sau subliniat pentru a introduce această secțiune cu un titlu de genul "obiectiv" sau "scop", urmată de o colonizare sau o rupere de linie. Apoi, în câteva propoziții concise și mergeți direct la subiect, descrieți subiectele care vor fi discutate în cadrul întâlnirii. Încercați să inserați una-patru propoziții în această parte.
  • De exemplu, dacă doriți să indicați că scopul întâlnirii este de a face reduceri bugetare, puteți utiliza această expresie: scop: definirea obiectivelor bugetare cheie pentru anul fiscal 2014-2015 și discutarea măsurilor pe termen lung pentru reducerea costurilor. În plus, directorul de cercetare și dezvoltare, Marco Bianchi, va prezenta rezultatele unui studiu recent privind competitivitatea companiei.
  • Dacă ați scris vreodată texte științifice, gândiți-vă la definirea scopului ca un rezumat sau la un rezumat al subiectelor care vor fi discutate în cadrul întâlnirii. În mod fundamental și în sens larg, trebuie să precizați ceea ce intenționați să vorbiți în cadrul reuniunii fără a intra în detalii.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 4
    4
    Scrieți programul care sintetizează principalele elemente ale întâlnirii. Agenda ajută la combaterea unei probleme comune: întâlnirile de afaceri durează de multe ori, de prea mult timp. Săriți o linie după propoziția care definește scopul sau obiectivele. Introduceți ordinea de zi cu un titlu îngroșat sau subliniat, apoi începeți să listați punctele corespunzătoare subiectelor principale ale discuției din program. Pentru a facilita citirea, începeți să scrieți fiecare punct pe o singură linie.
  • Etichetați fiecare punct indicând momentul în care doriți să începeți să vorbiți despre el și când doriți să terminați, sau, definiți perioada de timp pe care doriți să o atribuiți fiecărui subiect. Alegeți unul dintre aceste două sisteme și folosiți-le în mod consecvent - amestecați sau schimbați metoda pare neprofesională.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 5
    5
    În program, acordați timp oaspeților speciali. Dacă în timpul întâlnirii veți avea oaspeți care vor discuta teme importante, trebuie să dedicați o parte din întâlnire acestor persoane. Organizat pentru a atribui un singur punct fiecărui oaspete, chiar dacă are mai mult de un subiect de discutat. În acest fel, toată lumea va putea să-și structureze intervenția după cum consideră potrivit.
  • Ar fi mai bine să luați legătura cu oaspeții în avans pentru a înțelege cât timp va avea nevoie pentru subiectul despre care vor să vorbească. Acest lucru vă permite să evitați conflictele organizaționale jenante.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 6
    6
    Lăsați mai mult timp la sfârșitul întâlnirii pentru întrebările participanților. În acest moment, oamenii pot cere clarificări privind subiectele confuze de discuție, oferă mai multe opinii, propun subiecte pentru viitoarele reuniuni și pot face alte comentarii. Puteți anticipa în mod explicit acest lucru prin includerea lui ca element final de pe ordinea de zi, în caz contrar, puteți să îl introduceți pur și simplu verbal după ce vorbiți despre ultimul subiect al programului.
  • Dacă la sfârșitul întâlnirii nimeni nu are întrebări sau comentarii suplimentare, puteți închide întâi întâlnirea. Mulți dintre participanți vor fi probabil recunoscători!
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 7
    7
    Dacă doriți, iar acest lucru este opțional, furnizați o tematică a subiectelor de discuție. În general, programul este "inimă" agendă, secțiunea pe care participanții o vor lua în considerare pentru a ghida discuția. În orice caz, dacă, pe de o parte, nu este necesar să se facă acest efort suplimentar, oferirea unei scheme tematice a punctelor cheie poate fi de mare ajutor pentru cei prezenți. Un rezumat le oferă un memento pentru organizarea ideilor prezentate în timpul întâlnirii - ajută la reîmprospătarea memoriei tuturor cu privire la problemele specifice abordate. Mai jos, veți găsi o mostră a schemei tematice pe care ar trebui să o utilizați (pentru a afla mai multe, citiți acest articol):
  • I. Modificări ale bugetului (prioritate ridicată)
  • A. Bugetul de călătorie pentru angajați
  • B. Ratele ofertantului
  • i. Negociați o ofertă mai bună?
  • C. Intervenția grupului de presiune
  • II. Măsuri de creștere a salariilor
  • A. Acorduri alternative de servicii
  • i. Prezentarea opțiunilor pentru clienți
  • ii. Cerere de feedback
  • B. Reinvestirea în tehnologia mobilă
  • Diverse și posibile
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 8
    8
    Înainte de a distribui ordinea de zi, examinați-o pentru a corecta erorile. Deoarece unii participanți acordă probabil o mare importanță conținutului programului, este bine să remediați greșelile și să vă asigurați că este completă înainte de a le trimite. Acest pas nu este doar o curtoazie față de participanți, ci reflectă pozitiv atenția acordată detaliilor și respectului pe care îl acordați celor prezenți.
  • De asemenea, asigurarea că nu există erori pe ordinea de zi vă economisește timp și vă protejează credibilitatea.

    • Utilizați un șablon de agendă



    Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 9
    1
    Utilizați un șablon pe care îl puteți găsi în software-ul de procesare text. Multe dintre aceste programe, cum ar fi Microsoft Office, Pagini Mac și așa mai departe, au șabloane pentru o varietate de documente personale și profesionale, inclusiv agende pentru întâlniri. Aceste șabloane accelerează și facilitează crearea unui document profesional. În general, ele sunt documente organizate în secțiuni logice într-un mod plăcut din punct de vedere estetic. Tot ce trebuie să faceți este să tastați informațiile relevante în câmpurile corespunzătoare și ați terminat.
  • În timp ce fiecare procesor de text este puțin diferit, majoritatea au capacitatea de a naviga printre diferite șabloane folosind bara de meniu din partea superioară a ferestrei software.
  • Dacă procesorul dvs. de texte oferă șabloane, dar nu se potrivește cu ordinea de zi a unei întâlniri, este posibil să le puteți descărca de pe site-ul creatorului de software. De exemplu, Microsoft Word are șabloane disponibile la office.microsoft.com, în timp ce cele pentru Pagini Mac pot fi găsite în App Store-ul Apple.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 10
    2
    Alternativ, puteți descărca un model dintr-o a treia sursă. Dacă procesorul de text nu are model de agendă și nu îl puteți descărca de pe site-ul oficial, nu vă faceți griji. Există o mulțime de modele gratuite disponibile online. Doar utilizați motorul dvs. de căutare preferat tastând "agendă de agendă" sau "șablon agendei ședinței" (veți găsi modele în limba engleză, dar în programul de procesare de text le puteți modifica după cum doriți). Veți vedea zeci de rezultate relevante. În orice caz, având în vedere și nu toate aceste site-uri provin din surse oficiale și de încredere, este important să fiți selectivi atunci când alegeți șablonul pe care doriți să-l utilizați. Mai jos, veți găsi un al treilea site pe care îl puteți vizita:
  • Salvați Șabloane de Word. Este un site profesional care oferă multe șabloane de calitate pentru Microsoft Word.
  • Word Templates Online. O altă sursă bună pentru șabloanele Word. În orice caz, această pagină oferă doar câteva opțiuni.
  • iWorkCommunity. Puteți găsi un șablon de agendă util pentru Pagini. Cu toate acestea, este un șablon potrivit pentru versiunile mai vechi (anterioare anului 2009) ale programului.
  • Chiar și App Store are numeroase șabloane pentru Pagini. Din păcate, nu toate sunt disponibile gratuit.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 11
    3
    Completați toate câmpurile din model. Odată ce găsiți șablonul potrivit, tot ce trebuie să faceți este să completați șablonul cu informațiile necesare. Cele mai multe șabloane au părți clar marcate pentru a scrie nume, ore, subiecte de discuție, titluri de secțiuni și așa mai departe. Completați toate câmpurile relevante pentru a completa ordinea de zi. Apoi, când ați terminat, corectați-l cu atenție pentru a remedia erorile. Șabloanele pentru agende sunt utile, dar nu vă protejează de erorile de ortografie, gramaticală și de conținut.
  • Nu lăsați câmpul gol. De exemplu, nimic nu are un aspect mai puțin profesional decât punctul unui program cu scrierea "Introduceți aici". Dacă din orice motiv există părți din document pe care nu intenționați să le completați, asigurați-vă că le ștergeți în loc să le lăsați goale.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 12
    4
    Faceți schimbări, deși minore, astfel încât ordinea de zi să se potrivească nevoilor dumneavoastră. Modelele sunt cu siguranță practice, dar nu există niciun motiv pentru care ar trebui să respectați exact stilul și formatul furnizat. Simțiți-vă liber să modificați conținutul și stilul modelului pentru a vă asigura că programul respectă standardele stabilite de afacerea dvs. și preferințele dvs. profesionale.
  • De exemplu, dacă sunteți foarte mult ca stilul unui anumit șablon, dar secțiunea antet este lung și vă poate distrage, este cu siguranță posibil pentru a șterge zonele pe care le par de prisos. Cel mai important este să evitați să distrugeți formatul documentului sau să aveți un impact negativ asupra programului.

    • Partea 2

    Preferințe obișnuite pentru buna utilizare a programului
    Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 13
    1
    Mai întâi, organizați principalele subiecte. Când planificați o întâlnire, este de obicei cel mai bine să includeți cele mai importante aspecte din prima parte a documentului. Acest lucru garantează două rezultate fundamentale. În primul rând, se asigură că toată lumea este capabilă să vorbească despre aceste subiecte importante la începutul întâlnirii, când sunt mai proaspete și mai puțin obosite. În al doilea rând, dacă întâlnirea trebuia să se încheie mai devreme sau unii participanți au trebuit să plece înainte de a se termina, veți fi siguri că ați abordat subiectele principale.
    • Întâlnirile nu merg întotdeauna așa cum sa planificat. Dacă este puțin important, subiectele mai puțin importante pot fi excluse de la o întâlnire, dar atunci puteți să le rezolvați singuri sau să le amânați la o reuniune ulterioară. În orice caz, dacă nu vă puteți ocupa de principalele subiecte de discuție, întâlnirea va fi inutilă, deoarece nu veți reuși să finalizați obiectivul cel mai important. Și acest lucru poate fi considerat un eșec. Stabiliți subiectele prioritare de pe ordinea de zi uzual împiedică această problemă.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 14
    2
    Alegeți agenda agendei, dar fiți flexibili. Când vă planificați și conduceți o întâlnire, una dintre cele mai mari pericole pentru a vă proteja este să vă suprasolicitați. În general, angajații urasc întâlnirea prea mult, și pe bună dreptate. Ele pot fi incredibil de plictisitoare. În plus, aceștia își pot pierde timpul cu participanții, care, prin urmare, nu au posibilitatea de a se implica în proiecte urgente. Asigurați-vă că întâlnirea respectă programul, păstrând o privire asupra ceasului și, atunci când aveți ocazia, avansați politicos discuția spunând, de exemplu: "Ar trebui să trecem la următorul subiect dacă vrem să plecăm la ora programată".
  • Cu toate acestea, întâlnirile adesea nu merg așa cum a fost planificat, deci trebuie să vă pregătiți să vă adaptați dacă o parte din întâlnire durează mai mult decât ați dorit. Fiți flexibili în timp ce încercați să faceți tot posibilul pentru a vă ocupa de subiectele oferite în timpul limitat alocat întâlnirii. De exemplu, în cazul în care o parte a reuniunii overpay greu, ar putea fi necesar să se scurteze discutarea altor probleme sau de a elimina aceste relativ neimportantă pentru a asigura o concluzie în timp util (puteți include strategic elementele opționale pentru a reduce termenele) .
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 15
    3
    Începeți să scrieți ordinea de zi a ședinței în avans. Programele de acest tip sunt critice. Ei proiectează un anumit nivel de profesionalism și îi fac pe participanți să înțeleagă că își apreciază timpul și contribuie la organizare. Ca rezultat, asigurați-vă că aveți suficient timp pentru a face un document de calitate, începând să îl scrieți cât mai curând posibil, în limite rezonabile.
  • Începând de la început, de asemenea, vă oferă avantajul de a fi capabili să obțineți feedback pe ordinea de zi înainte de întâlnire. În acest fel, o puteți corecta. Împărtășirea unui proiect de program cu colegii sau supraveghetorii și solicitarea contribuției acestora vă poate ajuta să remediați greșelile și să adăugați detalii pe care le-ați trecut cu vederea. Dacă așteptați până în ultima clipă pentru a redacta ordinea de zi, nu veți avea timp să cereți opinii și să le integrați.
  • Dacă, pe de o parte, reușești să scapi de scrierea unui program cu privire la afacerile comune și normale cu o zi înainte de o întâlnire, o întâlnire importantă ar putea dura săptămâni de pregătire.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 16
    4
    Împărtășiți agenda cu participanții înainte de întâlnire. Acest lucru garantează că toți cei prezenți știu bine ce vor discuta subiectul (sau subiectele). În funcție de cultura companiei, aceasta poate însemna imprimarea numeroaselor copii și livrarea lor personală sau partajarea acestora în format electronic (de exemplu prin trimiterea unui e-mail cu agenda atașată). În orice caz, asigurați-vă că documentul nu conține erori tehnice înainte de a fi lansat.
  • În funcție de importanța întâlnirii, trebuie să oferiți participanților programul cu cel puțin unu sau două ore înainte de întâlnire. Pentru întâlniri mari și importante, trimiterea cu cel puțin o zi în avans este cu siguranță preferabilă.
  • Întrucât oamenii sunt adesea ocupați și au multe lucruri în minte, este ideal să faceți câteva copii suplimentare ale agendei. Portale cu tine la întâlnire: cineva ar fi uitat de el.

    • Sfaturi

    • Pentru o întâlnire productivă, veți găsi util să vă folosiți de acronimul OPRR: Obiective, Program, Roluri și Responsabilități. În primul rând, întâlnirea ar trebui să aibă un scop. Dacă doriți să organizați o întâlnire pentru a oferi informații, nu pierdeți timpul altora în acest fel. Mai bine să trimiteți un buletin informativ. Scopul ar trebui să aibă o componentă activă și, dacă este posibil, un rezultat concret, cum ar fi "Determinați obiectivele trimestriale ale echipei". Programul este o listă de subiecte pe care veți lucra pentru a discuta obiectivul, cu o limită de timp pentru a rămâne pe drumul cel bun. De exemplu, "1. Examinați starea obiectivelor ultimului trimestru (15 minute), 2. Cere tuturor sugestii prezente pe obiectivele (20 minute), 3. Alege 5 obiective cheie (10 minute), și așa mai departe. În ceea ce privește rolurile și responsabilitățile, stabiliți cine va conduce întâlnirea, cine va lua note și cine va aloca acțiuni și lucruri de făcut în funcție de acordurile făcute.
    • Având în vedere preferințele colegilor, merită stabilit un termen limită pentru ca sugestiile să fie adăugate la ordinea de zi. Aceasta determină o dată și un timp: acesta va fi punctul limită și trebuie respectat. Permiteți efectuarea de corecții numai dacă vizează îmbunătățirea programului sau este pur și simplu o problemă care, din motive de urgență, are prioritate față de cele planificate.
    • Dacă o persoană nu poate participa la întâlnire, vă recomandăm să creați o secțiune specială în partea de sus a agendei, astfel încât să o poată anunța în prealabil și să-și ceară scuze pentru absența sa. Alternativ, lăsați un spațiu în această privință și pur și simplu spuneți în timpul întâlnirii.
    • Dacă compania dvs. are un modul special pentru agende, utilizați-l ca șablon. În unele locuri de muncă, este esențial să se țină de acest document.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit