Cum să fii un bun Recepționist

Este important să se cunoască instrumentele tehnologice. Principalul instrument tehnologic cu care recepționiștii trebuie să interacționeze este telefonul - și toate butoanele și liniile diferite corelate. Competențele de calculator sunt, de asemenea, esențiale - majoritatea recepționerilor trebuie să poată utiliza e-mailuri și trebuie să poată utiliza un program de procesare a textului. De asemenea, poate fi util să știi cum să creezi foi de calcul și să înveți despre programe specifice pentru sector.

Fii sigur. Un recepționer trebuie să-și păzească biroul în orice moment - dacă nimeni nu răspunde la telefon, ar fi în detrimentul companiei sau dacă o persoană care are nevoie de ajutor este pusă în așteptare. Faceți fiabilitatea o prioritate - dacă șeful știe că poate conta pe tine pentru că ești întotdeauna dispus să ajuți, vei deveni indispensabil.

Abilitățile excelente de ascultare sunt esențiale. Un aspect important al activității recepționerului este să știi cum să asculți oamenii - fie la telefon, fie când un client pune o întrebare sau despre informații care ți-au fost transmise. Ascultați cu atenție te va face mai eficient - vei fi capabil să rezolve problemele mai repede atunci când ați înțeles deja primul lucru pe care vi se cere, și a pus rapid clienții în contact cu persoana pe care il cautati.

Luați act de tot. Dacă șeful vă cere să faceți ceva, luați notă în detaliu. Dacă un client solicită, asigurați-vă că scrieți informațiile de bază (nume, contact, solicitări etc.). Luând notă este un mod plăcut de a vă menține organizat și de a vă aminti toate lucrurile mici care trebuie făcute în timpul zilei. Puneți notele pe un notebook și purtați-o întotdeauna cu dvs. Veți fi surprins de cât de util va fi, mai ales când încercați să vă amintiți ce a vrut persoana care a sunat acum patru ore.

Răspundeți la telefon politicos spunând: "Bună dimineața, vă mulțumim că ați intrat în legătură cu compania noastră. Numele meu este ... în ce vă pot ajuta? ". Asigurați-vă că ați răspuns după unul sau două semnale. Nu faceți o persoană să aștepte mai mult de un minut (așteptarea este întotdeauna lungă, mai ales în aceste cazuri).

Contactați personalul responsabil cu livrările cu același profesionalism și aceeași educație pe care o utilizați pentru orice alt vizitator. Dacă vă cer să semnați, asigurați-vă că semnătura este lizibilă. Personalul de livrare poate avea nevoie de instrucțiuni pentru a ieși din pachete. Asigurați-vă că sunați angajații responsabili pentru astfel de probleme.

Contactați clienții care vă vizitează compania cu disponibilitate și bunătate. După ce clientul ți-a prezentat și ți-a spus numele căutătorului, contactează persoana în cauză pentru a-i spune că are vizite. Ați putea spune: "Domnul Rossi, domnul Bianchi de la XYZ Corporation a sosit pentru numirea celor doi". Întrebați întotdeauna numele și prenumele persoanei care vă adresează, numele organizației de unde vine și dacă are o întâlnire. Acesta va fi atunci persoana cu care a stabilit o întâlnire pentru a vă spune unde și cât timp vizitatorul va trebui să aștepte (ai putea spune, „Dl Rossi te va vedea într-un moment“ sau „Dl. Rossi este într-o ședință și va fi disponibil în cinci minute. Vă rog, stați aici ").

Pregătește-te pentru salut. Este întotdeauna important să vă salutați clienții într-un mod prietenos. Chiar dacă veți continua să faceți ceea ce faceți înainte de a vă ajuta, este important să le salutați astfel încât să se simtă recunoscuți și să înțeleagă că îi veți ajuta cât mai curând posibil.

Fii politicos și respectuos. Tratează fiecare persoană ca și cum ar fi cea mai importantă persoană care a intrat vreodată în biroul tău. Aceasta este treaba ta: nimeni nu-i pasă că ai fost blocat în trafic timp de două ore, că punga ta nouă a fost distrusă sau că ți-ai pierdut CD-ul preferat. Lăsați problemele personale acasă (și dacă nu respectați mesajul care vi-a fost dat sau modul în care v-ați spus, pretindeți-vă că faceți acest lucru). Mai presus de toate, asigurați-vă că persoana este total relaxată și fericită să vorbească cu dvs.

Îmbrăcați în așa fel încât să dați o impresie bună. Reprezentați compania, deci trebuie să intrați în rol. Cumpărați niște haine formale. În mod alternativ, dacă sunteți un recepționer al unui anumit tip de activitate (cum ar fi un comerciant de îmbrăcăminte), puteți alege să cumpărați haine în interiorul magazinului și să le purtați. Alegeți un stil sobru, cu excepția cazului în care munca dvs. este în industria modei sau alți factori nu vă încurajează să fiți mai îndrăzneți.