Cum să creați un plan de continuitate a afacerii

Un plan de continuitate a afacerii (BCP) sau planul de continuitate a afacerii reprezintă asigurarea cea mai puțin costisitoare care poate avea o companie (mai ales cea mică, deoarece nu costă nimic de generat). Acesta detaliază modul în care angajații vor păstra legătura și își vor continua activitatea în caz de dezastru sau de urgență, cum ar fi un incendiu la birou. Din păcate, multe companii nu iau niciodată timp să dezvolte acest plan.

conținut

Paşi
Sfaturi
Avertismente

În acest articol veți găsi, într-un timp scurt, pașii sugerați și considerentele pentru ele mic companiile creează un BCP care să-și îmbunătățească șansele de a-și continua operațiunile în timpul sau după dezastre semnificative. Dezvoltarea acestui plan pentru companiile mai mari nu este discutată în acest articol.

Planurile de continuitate a afacerii sunt uneori numite Planuri de recuperare în caz de catastrofe (DRP), iar cele două etaje au multe în comun. Cu toate acestea, un DRP ar trebui orientat spre reabilitare după un dezastru, în timp ce un BCP demonstrează modul în care se poate continua activitatea înainte de recuperare. Ambele sunt destul de importante și sunt adesea combinate într-un singur document din motive de conveniență.

paşi

Documentarea internă a cheilor interne și întăriri. Aceștia sunt cei care dețin poziții fără de care afacerea dvs. nu poate funcționa deloc - faceți o listă suficient de lungă pe baza nevoilor dvs., dar trebuie să fie cât mai scurtă posibil.

Luați în considerare funcțiile de lucru necesare în fiecare zi. Gândiți-vă cine îndeplinește aceste sarcini atunci când persoana care joacă acest rol într-un mod primar este în vacanță.
Faceți o listă a tuturor acestor persoane introducând orice informații de contact, inclusiv numărul de telefon al companiei, numărul de telefon de la domiciliu, numărul de telefon mobil, pagerul, e-mailul de afaceri, e-mailul personal și orice altă modalitate posibilă de a intra în contact cu aceștia într-o situație de urgență, când este posibil ca comunicațiile normale să nu fie disponibile.

Identificați cine se poate dedica la biroul de la domiciliu. Unii oameni din compania dvs. ar putea să-și poată duce cu ușurință munca de acasă. Află cine poate face asta și cine nu poate.

Vă recomandăm să vă asigurați că personalul dvs. critic (definit în pasul 1) poate lucra din casă dacă este necesar.

Contactați contactele externe. Dacă aveți vânzători importanți sau contractori, creați o listă de contacte specială, care include o descriere a companiei (sau a persoanei fizice) și orice alte informații critice despre aceasta, adăugând informații de contact pentru personalul cheie.

Includeți pe listă oameni precum avocați, bancheri, consultanți IT și oricine vă poate ajuta cu diferitele probleme operaționale.

Nu uitați companiile care furnizează serviciile, birourile municipale și comunitare (poliție, pompieri, apă, spitale) și oficiul poștal!

Documentați echipamentul critic. Calculatoarele conțin adesea informații de bază (aveți datele salvate în afara site-ului, nu?).

Unele companii nu pot lucra timp de câteva ore fără fax. Te bazezi foarte mult pe fotocopier? Aveți imprimante speciale pe care nu le puteți face fără?

Nu uitați software-ul, care ar putea fi adesea considerat echipament critic, mai ales dacă este specific sau nu poate fi înlocuit.

Identificați documente critice. Actul constitutiv și alte acte juridice ale societății, facturi, informații bancare, documente critice ale resurselor umane, documente de autorizare, declarații fiscale ... Trebuie să păstrați totul la îndemână : va fi necesar să vă reporniți afacerea.

Amintiți-vă, ați putea fi găsiți în fața unei pierderi totale a structurii. Știți când să plătiți împrumutul pentru vehiculele companiei? Pe cine să trimiteți plata pentru serviciile dvs. de e-mail?

Identificați opțiunile de urgență. Dacă compania dvs. utilizează camioane și este posibil ca acestea să poată fi deteriorate într-un incendiu, unde ați închiria echipament similar? Unde ai închiria calculatoarele? Puteți să vă bazați pe un serviciu extern pentru fotocopii, faxuri, printuri și alte funcții critice?

Identificați locația de urgență. Acesta este locul unde veți conduce afacerea, în timp ce birourile dvs. primare nu vor fi disponibile.

Ar putea fi un hotel: multe dintre ele au facilități bine echipate pe care le puteți folosi. Sau puteți trece în birourile unui antreprenor sau avocat.

Poate că munca de acasă este o opțiune viabilă pentru toată lumea.

Dacă aveți o locație temporară identificată, includeți o hartă în BCP. Oriunde este, asigurați-vă că aveți toate informațiile de contact corespunzătoare (inclusiv numele persoanelor).

Fă-o "Plan de acțiune". Ar trebui să includă instrucțiuni pas cu pas despre ce să faceți, cine ar trebui să facă acest lucru și cum.

Faceți o listă a fiecărei responsabilități și scrieți numele persoanei căreia i-ați fost încredințată. Puteți să o faceți și invers. Pentru fiecare angajat, faceți o listă de sarcini. În acest fel, dacă doriți să știți cine ar trebui să sunați compania de asigurări, puteți căuta sub titlul "Asigurări". Și dacă vrei să știi ce face Guglielmo Rossi, poți să te uiți sub titlul "Guglielmo" pentru a găsi acele informații.

Introduceți informațiile împreună! Un BCP este inutil dacă toate datele sunt împrăștiate în locuri diferite. Acest plan este un document indispensabil și trebuie păstrat într-un liant de inel.

Faceți copii suficiente și acordați câte unul fiecărui membru important al personalului.

Păstrați mai multe fotocopii într-un loc departe de birou, acasă și / sau într-un depozit de securitate.

Notify. Asigurați-vă că toată lumea din compania dvs. știe despre BCP.

Trimiteți lecții obligatorii de instruire fiecărui angajat, indiferent dacă este sau nu pe lista critică. Nu doriți ca personalul dvs. non-critic să conducă în mijlocul unei furtuni pentru a intra într-o clădire care a fost distrusă de incendiu și apoi să întrebe ce trebuie să facă.

Testați planul! Ați pus idei foarte bune, ați acumulat toate informațiile, ați identificat locațiile de urgență, ați făcut o listă cu personalul, persoanele de contact și companiile de servicii, dar planul va funcționa la momentul potrivit?

Alegeți o zi și spuneți-le tuturor ce se va întâmpla (inclusiv clienții, contractanții și vânzătorii) - apoi, dimineața aceea, acționați ca și cum clădirea dvs. ar fi fost distrusă. Efectuați apeluri și mergeți la site-ul de urgență.

Un lucru pe care îl veți învăța în timpul testului este că nu ați calculat exact totul. Nu așteptați până când dezastrul ajunge să înțeleagă ce ar trebui să faceți diferit data viitoare. Începeți testul.

Dacă faceți modificări majore, repetați testul câteva luni mai târziu. În timp ce aveți un plan solid, trebuie să îl testați anual.

Planificați modificarea planului. Deși bun și neted ca test este, evenimentele din afara planului sunt susceptibile să apară. Hotelul pe care intenționați să îl utilizați pentru site-ul dvs. de urgență găzduiește o convenție mare. Nu puteți intra în bancă, deoarece dezastrul sa produs în timpul unei sărbători legale. Nu ai electricitate acasă. Fotocopiatorul la compania de servicii de afaceri este spart. Consultantul dvs. IT este în concediu.

Examinați și corectați. De fiecare dată când se schimbă ceva, actualizați toate copiile BCP.

Nu lăsați-l să fie actualizat. Un plan învechit poate fi mai mult decât inutil: vă poate face să vă simțiți în siguranță atunci când nu sunteți deloc.

Sfaturi

Creați un plan de informații privind clima, astfel încât angajații dvs. să poată apela un număr pentru a obține actualizări privind condițiile. Aruncați o privire la noile servicii de pe Internet care trimit un mesaj vocal pe telefonul dvs. mobil.
Telefoanele mobile preplătite reprezintă o opțiune ieftină pentru comunicațiile de urgență. Cu toate acestea, deoarece acestea vor înceta să lucreze în timpul anumitor dezastre, ia în considerare un sistem de comunicații prin satelit pentru a vă proteja capacitatea de a comunica.
Mențineți vizibilă BCP, astfel încât toată lumea să poată citi frecvent - în acest fel, ideea continuității afacerii va fi bine impresionată de mintea tuturor.
Liantul pe care îl folosiți pentru BCP trebuie să fie foarte vizibil: alegeți o culoare strălucitoare, portocaliu neon este o nuanță bună.
Toți membrii personalului critic ar trebui să aibă o copie a BCP. Nu este o idee proastă de a păstra unul în mașină.
Potrivit FEMA, [1], incendiile reprezintă cel mai mare pericol pentru birouri. Asigurați-vă că situația este acoperită în BCP.
Trimiterea mesajelor pe Twitter este un mijloc economic de comunicare de urgență atunci când liniile fixe și telefoanele mobile nu funcționează. Asigurați-vă că toată lumea din birou are un cont în această rețea socială și cunoaște pozițiile cheie ale personalului.

Avertismente

Nu vă bazați pe seifuri ignifuge pentru a stoca dispozitive electronice. Cele mai multe dintre ele sunt concepute pentru hârtie - un CD, un DVD, o dischetă sau o bandă magnetică se vor topi. Alegeți un anumit seif sau, mai bine, păstrați aceste date într-un alt loc!
Nu faceți copii piratate de software important. Chiar dacă o puteți face (de cele mai multe ori este imposibilă), nu funcționează neapărat și ați putea genera probleme juridice grave pentru dumneavoastră. Luați legătura cu furnizorul de programe dacă nu cunoașteți opțiunile.
Nu distribuiți planul dvs. persoanelor care nu au nevoie de ele. BCP conține informații sensibile și sigure, care ar putea fi folosite în mod necorespunzător de către un angajat nemulțumit pentru scopuri necorespunzătoare.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit