gtemata.com

Cum se scrie o scrisoare de confirmare

După cum puteți ghici din nume, o scrisoare de confirmare este o comunicare trimisă pentru a confirma detalii, cum ar fi acordurile făcute verbal, informații despre numiri și interviuri de angajare. De asemenea, poate evidenția o rezervare, un răspuns la o invitație, primirea de diverse articole sau servicii sau aranjamente de călătorie. Este un document scurt care poate fi scris cu ușurință, respectând un format simplu.

paşi

Partea 1

Scrieți o scrisoare de confirmare
Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 1
1
Utilizați antet. Dacă scrisoarea de confirmare se referă la chestiuni de afaceri, trebuie să fie scrisă pe hârtie. În acest fel, devine un document oficial și oficial. Înainte de a scrie salutul, introduceți numele complet și adresa destinatarului. Aceste informații includ numele persoanei în care scrieți, titlul, departamentul sau compania pentru care lucrați (dacă este necesar) și adresa companiei.
  • Dacă este o chestiune privată sau răspundeți personal unei companii, organizați apoi cardul cu formatul potrivit pentru comunicările de afaceri de acest tip. Introduceți adresa expeditorului și data în marginea din stânga sau le puteți alinia de-a lungul marginii drepte. Lăsați o linie necompletată, apoi introduceți adresa destinatarului în marginea din stânga.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 2
    2
    Începeți cu salutul potrivit. Dacă trebuie să trimiteți o scrisoare de confirmare, trebuie să utilizați salutul corect, numele și titlul destinatarului. Formatul general acceptat este următorul: "Stimate Domn / Doamnă / Doamnă / Doctor / Doctor" urmată de numele persoanei în cauză.
  • Nu întreba o femeie cu numele "doamnă"dacă nu știi că este căsătorită.
  • Dacă aceasta este o scrisoare de confirmare mai informală și mai personală, puteți utiliza numele primului destinatar.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 3
    3
    În primul paragraf, confirmați detaliile acordului încheiat. Într-o scrisoare de confirmare, trebuie să mergeți direct la subiect: este inutil să introduceți informații introductive sau să vă pierdeți în plăcere. În schimb, utilizați primul paragraf pentru a defini în mod specific detaliile a ceea ce confirmați. Acestea ar putea include datele, orele și locurile. Fii specific.
  • Iată câteva metode comune pentru introducerea acestui paragraf: "Vă scriu pentru a confirma ...". "Aș dori să confirm ..." sau "Vă trimit această scrisoare pentru a confirma ..." .
  • Dacă trebuie să confirmați că ați primit articole, menționați acest lucru în primul paragraf. Descrieți exact și exact produsele, cantitățile și numărul de comandă. Începeți să scrieți paragraful astfel: "Sunt încântat să confirm ..." sau "A fost o plăcere să primim ...".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 4
    4
    Vorbiți despre alte detalii. În același paragraf sau într-un al doilea paragraf scurt, se numește alte detalii care ar putea fi relevante. Acestea ar putea include acorduri economice, termeni și convenții sau orice alt aspect care trebuie confirmat. Aceste informații pot, de asemenea, să atribuie responsabilități și sarcini specifice pentru a fi inițiate sau finalizate.
  • Trebuie să reafirmați întotdeauna termenii și condițiile acordului pentru a vă asigura că nu există neînțelegeri cu privire la ceea ce a fost definit. Repetarea termenilor acordului vă ajută să vă clarificați așteptările.
  • Dacă întrebați pe cineva să-și asume responsabilitatea pentru o misiune, cereți-i să confirme acceptarea și fezabilitatea acestui acord. Puteți indica modul în care preferați să se facă, adică cu o scrisoare, un apel telefonic sau un e-mail.
  • Scrisorile de confirmare nu sunt doar destinate să verifice datele referitoare la o întâlnire, acord sau primire a articolelor pentru ambele părți, ci și ca documentație pe suport de hârtie. Acestea sunt documente pe care expeditorul și destinatarul le pot utiliza pentru a demonstra corespondența care a avut loc. Acest lucru vă permite să aveți dovezi în caz de probleme sau neînțelegeri.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 5
    5
    Dacă este necesar, cereți un răspuns. Ultimul paragraf trebuie să includă o propoziție care încurajează destinatarul să vă contacteze, dacă este necesar. Spuneți-i să fie auzit în caz de probleme, cum ar fi o cerere de clarificare, neînțelegere sau alte dificultăți.
  • Puteți să o exprimați în următoarele moduri: "Dacă aveți nevoie de mai multe informații, contactați-mă" sau "Dacă trebuie să adăugați informații, răspundeți-mi" .
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 6
    6
    Încheiați scrisoarea mulțumind destinatarului. Asigurați-vă că ați închis-o corect. Utilizați o expresie ca "Cu respect". "Vă mulțumesc pentru atenție". "Cu respect" sau "salutări". Introduceți numele pe computer și apoi semnați-l mai jos după imprimarea documentului. Pentru scrisori oficiale, folosiți numele dvs. complet.

    • Partea 2

    Corectați o scrisoare de confirmare

    Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 7
    1
    Corectați scrisoarea de confirmare. Înainte de a fi trimis, un document formal ar trebui readurat, chiar dacă ar fi o chestiune personală. Acest lucru este deosebit de important dacă scrisoarea se referă la un acord de afaceri. Căutați cuvinte greșite, cuvinte lipsă, forme gramaticale greșite, erori de punctuație sau alte astfel de probleme.
    • Trimiterea unei scrisori corecte vă face să pari responsabili și profesioniști, capabili să aibă un ochi pentru detalii.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 8
    2
    Folosiți hârtie adecvată și o imprimantă de calitate. Când imprimați o scrisoare de afaceri, utilizați antetul afacerii dvs. Dacă nu sunteți afiliat la o companie și nu aveți hârtia corespunzătoare, imprimați litera pe hârtie de înaltă calitate. Asigurați-vă că ați imprimanta folosind o imprimantă bună, care ar trebui să aibă suficientă cerneală sau toner.
  • Dacă nu trebuie să trimiteți o scrisoare de confirmare prin e-mail, scrieți-o oricum în calculatorul dumneavoastră. Nu trimiteți niciodată o scrisoare de afaceri scrisă de mână.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 9
    3
    Utilizați un caracter și marjele standard. Când scrieți o scrisoare oficială, utilizați un font standard, cum ar fi Times New Roman sau Arial. Fontul ar trebui să fie de 12 puncte și nu trebuie să utilizați caractere aldine, italice sau subliniate. Marginile trebuie să fie de 2,5 cm pe fiecare parte.
  • În ceea ce privește scrisorile oficiale, ca o confirmare, ar trebui să utilizați formatul blocului. Aceasta înseamnă folosirea unei singure spații liniare, lăsând o linie necompletată între un paragraf și altul și fără inserarea unor indentări.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 10
    4
    Fii concisă și du-te direct la punct. Literele de confirmare sunt scurte. Trebuie să fiți scurți și să ștergeți toate cuvintele, expresiile și informațiile inutile. Conținutul comunicării trebuie să se refere strict la detaliile care trebuie confirmate.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 11
    5
    Utilizați un ton formal. Deoarece majoritatea scrisorilor de confirmare sunt scurte din punct de vedere al naturii, tonul este foarte formal și impersonal. Acest lucru ajută la menținerea concentrației asupra detaliilor confirmate și scade inutilul inutil.
  • Dacă scrieți o scrisoare de confirmare privată, o cunoștință sau o persoană cu care aveți o relație puțin mai informală, puteți adăuga o atingere mai personală. În orice caz, dacă nu sunteți sigur, indicați formalitatea.
  • Dacă, pe de o parte, vrei să fii formală, poți demonstra cu siguranță recunoștința sau entuziasmul tău. De exemplu, dacă ați făcut o întâlnire pentru un interviu de angajare, puteți răspunde afirmând: "Vă mulțumim pentru că mi-ați oferit ocazia de a participa la un interviu pentru această funcție", o "Mă bucur să particip la un interviu pentru postul de ...".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 12
    6
    Trimiteți scrisoarea de confirmare la momentul potrivit. Există mai multe motive pentru care trebuie să trimiteți o scrisoare de confirmare. Confirmarea datei unei întâlniri, a unei întâlniri, a unui interviu, a unei conferințe sau a altor evenimente este un motiv comun pentru care oamenii se bucură de acest tip de corespondență. Există, de asemenea, alte situații tipice care duc la aceasta, inclusiv:
  • Ofertă de muncă.
  • Acceptarea unui loc de muncă.
  • Primirea unei comenzi.
  • Condiții generale de colaborare.
  • Organizarea unei călătorii.
  • Autorizarea altei persoane.
  • Participare.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit