Cum să scrieți o scrisoare de afaceri unui client

Dacă aveți o afacere, în mod inevitabil vă aflați adesea în scris scrisori către clienți. Există multe motive care te împing să faci asta. Poate vă conectați cu clienții pentru a promova noi evenimente sau oferte speciale la punctul de vânzare. Este posibil să fie necesar să scrieți o scrisoare de afaceri din motive personale, cum ar fi o factură care nu a fost plătită în întârziere sau pentru a vă cere scuze pentru a face o greșeală în gestionarea afacerii dvs. Indiferent de motivul scrisorii, trebuie să păstrați un ton profesional în tot textul. Urmați acești pași pentru a afla cum să scrieți unul eficient și ușor de înțeles.

paşi

2

Puteți să o structurați cu ușurință utilizând un procesor de text. Aliniați conținutul la stânga și nu introduceți adâncituri. Apoi, alegeți un font potrivit pentru o scrisoare oficială. Ar trebui să alegeți Times New Roman sau un font similar. Dimensiunile trebuie să fie de cel puțin 12 puncte, dar nu mai mult de 14.

3

Vă rugăm să indicați detaliile de contact ale companiei dvs. în partea stângă sus (dacă nu folosiți antet). Informațiile nu trebuie separate de mai mult de două spații. În această parte, includeți numai adresa dvs.

4

După ce ați scris adresa, lăsați două linii și indicați data. Scrieți-l complet, nu scurtați-l. De exemplu, în loc să utilizați 6/6/11, scrieți 6 iunie 2011.

5

Lăsați două rânduri între data și adresa destinatarului. Ar trebui să fie scris pe trei sau patru rânduri, inserând un spațiu unic între o informație și alta. Detaliile de contact ale destinatarului trebuie să includă numele persoanei în care scrieți, numele firmei și adresa. Dacă compania nu are nume, introduceți numele destinatarului pe primul rând urmat de adresă.

6

Lăsați două linii și începeți să scrieți salutul. Contactați persoana pe care o scrieți pentru a utiliza titlul corect. De exemplu, ar trebui să scrieți "Miss", "Lady" sau "Lord". Nu știi dacă un destinatar ar prefera "domnișoara" sau "doamna"? Când aveți dubii, utilizați primul dintre aceste două titluri.

7

Faceți o schiță textuală concisă. O scrisoare de afaceri ar trebui să fie cât mai scurtă posibil și, în același timp, să precizați exact ceea ce trebuie să comunicați clientului.

8

Scrieți o scrisoare de avertizare dacă clientul vă datorează bani. Corpul scrisorii trebuie să ofere opțiuni de plată a facturii printr-un ton curat.

9

Scrieți o scrisoare de scuze imediat după ce vă dați seama că ați făcut o greșeală. În mod clar, spuneți ce veți face pentru a remedia problema și pentru a împiedica aceasta să se întâmple din nou.

10

Încheiați scrisoarea corect, de exemplu scriind "Cordial" sau "Best regards". Această expresie finală ar trebui să fie scrisă după ce ați lăsat două spații goale la sfârșitul corpului literei.

11

Lăsați un spațiu pentru a semna litera și, pe linia următoare (sau după ce ați lăsat un gol), scrieți pe computer numele și rolul pe care îl jucați. Utilizați stiloul albastru sau negru pentru a semna.

12

Adăugați documentele necesare clientului. Scrieți cuvântul "Atașamente" sub numele dvs. Alternativ, puteți face o listă directă a documentelor adăugate, în loc să le introduceți cu acest cuvânt.