Cum se scrie raportul unei întâlniri de afaceri

Indiferent dacă sunteți un secretar administrativ sau un administrator de întreprinderi mici, este posibil să fie necesar să luați notă de procesul-verbal al întâlnirilor companiei. Aceasta este o sarcină foarte importantă, deoarece nu este doar o obligație legală, în special pentru organizațiile nonprofit, ci și un document care face parte din arhivele oficiale ale companiei, care își formează istoria. Raportul poate fi scris cu ușurință dacă urmați câțiva pași simpli și respectați un anumit format și un protocol.

paşi

Metoda 1

2

Pregătiți un bloc de documente pentru reuniunea pentru fiecare membru al consiliului, care include anunțul de convocare, procesul-verbal al ședinței anterioare, lista membrilor consiliului cu informațiile de contact și datele care trebuie prezentate, cum ar fi rapoartele privind bilanțul și deciziile. Dacă nu există informații confidențiale, distribuiți-le când problema este tratată și când angajații (în unele cazuri) și oaspeții au părăsit sala de ședință.

3

Asigurați-vă că aveți tot ce aveți nevoie pentru a scrie înregistrarea, cum ar fi un notebook, un stivuitor, un laptop sau un magnetofon.

4

În ziua întâlnirii, asigurați-vă că toți participanții au la dispoziție articole de papetărie, plăcuțe de identificare (dacă este necesar) și băuturi răcoritoare.

Metoda 2

2

Notați scopul reuniunii, cum ar fi ședința trimestrială a consiliului de administrație sau alegerea anuală a membrilor consiliului.

3

Listați următoarele informații:

4

Luați notă de numărul necesar pentru cvorum și dacă acesta a fost atins.

5

Înregistrați votul privind admiterea, modificarea sau respingerea procesului-verbal al ședinței anterioare.

6

Înregistrați orice revizuire făcută în raportul anterior.

7

Prezintă acțiunile întreprinse în legătură cu minutele anterioare și înregistrează discuția, votul sau rezultatul.

8

Înregistrați toate celelalte voturi, cum ar fi alegerea managerilor, numărul de votanți "da" și zei "nu" și abțineri. Cu excepția abținerilor, nu este necesar să se înregistreze numele persoanei și modul în care a votat. Notați motivele pentru eventualele abțineri și dacă persoana a părăsit camera în timpul votării.

9

Afișați elementele de pe ordinea de zi și lăsați un spațiu între ele pentru a lua notițe.

10

Luați act de discuția despre punctele de pe ordinea de zi și cine a spus ce.

11

Ea enumeră toate elementele de acțiune discutate și persoana responsabilă pentru continuarea discuției în timpul următoarei reuniuni.

12

13

Notați rezultatul deciziilor în legătură cu revizuirea, actualizarea sau votarea. Decizia formală va constitui ea însăși un document separat.

14

Notați data și ora următoarei ședințe.

15

Rețineți dacă întâlnirea a fost amânată cu majoritate sau în unanimitate și cu timpul în care va fi actualizată.

Metoda 3

2

Luați act de voturi, elemente de acțiune și / sau decizii îndrăznețe.

3

Distribuiți raportul cât mai curând posibil tuturor participanților pentru a examina și a oferi feedback. Dacă nu se propune nicio revizuire, formalizați raportul, tipăriți-l și păstrați-l în organizatorul întâlnirii companiei. Distribuiți raportul complet participanților și celor absenți.