gtemata.com

Cum se scrie un raport de afaceri

În lumea afacerilor actuale, rapoartele companiilor reprezintă unul dintre cele mai eficiente instrumente de comunicare. Obiectivele acestui raport sunt destul de variate, dar atât companiile mari, cât și companiile individuale o pot folosi ca un ghid pentru a lua decizii importante. Pentru a scrie o bună relație de afaceri, trebuie mai întâi să înțelegeți ce este și cum puteți să-l utilizați.

paşi

Partea 1

Decideți ce tip de raport să scrieți
Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 1
1
Prezentați o idee. Un raport care prezintă o idee are un scop de justificare sau recomandare. Puteți să o utilizați pentru a face sugestii pentru conducerea companiei sau pentru alte persoane care au putere de decizie. Acest document conține de obicei un rezumat și un corp. Primul descrie cererea sumară, al doilea examinează beneficiile, costurile, riscurile și alți factori asociați cu ideea.
  • De exemplu, doriți o imprimantă 3D pentru departamentul unde lucrați. Pentru a-ți convinge superiorul să ordone unul, ar trebui să scrie un raport cu o justificare sau o recomandare în scopul de a cere oficial acest instrument.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 2
    2
    Scrieți un raport pentru a prezenta necunoscutele asociate cu o oportunitate specifică. Un raport de sondaj ajută la determinarea riscurilor implicate într-o anumită linie de acțiune. Pentru o companie este utilă deoarece permite anticiparea posibilelor consecințe. Acest document trebuie să conțină o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea prezintă problema care trebuie examinată. Organismul este folosit pentru a enumera faptele și rezultatele anchetei. Concluzia este de a rezuma cazul.
  • De exemplu, imaginați-vă că compania farmaceutică X dorește să devină partener al companiei farmaceutice Y, dar are îngrijorări. Compania X nu dorește să se asocieze cu o companie care are probleme financiare în prezent sau care a avut-o în trecut. Ca urmare, face o anchetă. Apoi a scris un raport special pentru a analiza în profunzime informațiile financiare ale companiei Y și direcția acesteia.
  • Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 3
    3
    Scrieți un raport de conformitate adresat unei agenții guvernamentale. Acest document permite să depună mărturie despre responsabilitatea unei companii. O companie va folosi un raport de conformitate pentru a demonstra unui organism guvernamental (oraș, regiune, națiune etc.) că nu numai că respectă toate legile și reglementările aplicabile, ci și că investește în mod adecvat capitalul. Raportul conține o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea oferă, în general, o prezentare generală a principalelor secțiuni ale documentului. Organismul prezintă date și fapte specifice, pe scurt, informațiile necesare organismului de reglementare. Concluzia este utilizată pentru a rezuma.
  • De exemplu, în 2010, compania americană CALPERS (California Public Employees Retirement System) a trebuit să demonstreze consiliului de administrație că a respectat toate legile și reglementările aplicabile. El a elaborat apoi un raport anual de conformitate pentru a prezenta în mod concret activitățile desfășurate în acel an.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 4
    4
    Prezintă fezabilitatea unei idei sau a unui proiect pe care îl propuneți. Raportul de fezabilitate este investigativ și servește pentru a determina dacă o idee poate funcționa. Ar trebui să conțină un rezumat și un corp. Primul prezintă inițiativa, al doilea cuprinde avantajele, problemele potențiale, costurile asociate și alți factori legați de propunere. O întreprindere poate folosi acest document pentru a lua în considerare următoarele întrebări:
  • Se poate finaliza proiectul fără a se rupe bugetul?
  • Va fi proiectul profitabil?
  • Proiectul poate fi finalizat la timp?
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 5
    5
    Prezentați rezultatele unui studiu. Un raport de cercetare ilustrează un studiu realizat pe o întrebare sau o problemă. Descrie în detaliu o situație foarte specifică. Ar trebui să conțină un rezumat, o introducere, o listă de metode și rezultate, o concluzie, o recomandare. De asemenea, ar trebui să menționeze studiul sau studiile luate în considerare.
  • De exemplu, o companie poate efectua cercetări interne pentru a determina dacă să interzică fumatul în zona de relaxare. Autorul studiului ar trebui să scrie un raport privind activitatea de cercetare efectuată.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 6
    6
    El ajută o companie să-și îmbunătățească politicile, produsele sau procesele prin monitorizarea constantă. Această relație, numită "raport periodic", este scrisă la intervale fixe, de exemplu săptămânal, lunar, trimestrial și așa mai departe. Poate examina eficiența, profiturile, pierderile sau alți parametri extrași dintr-o perioadă predeterminată de timp.
  • De exemplu, un reprezentant farmaceutic poate livra un rezumat lunar al apelurilor telefonice și al vizitelor sale.
  • Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 7
    7
    De asemenea, puteți scrie un raport despre o situație specifică. Din moment ce un interval de timp fix nu este luat în considerare în acest caz, este necesar un alt model, adică un raport situațional. Situația poate fi simplă (cum ar fi informațiile furnizate în timpul unei conferințe) sau complexă (ca un raport privind intervențiile făcute după un dezastru natural). Acest raport conține o introducere, un corp și o concluzie. Utilizați introducerea pentru a prezenta evenimentul și pentru a anticipa pe scurt subiectele pe care le veți adresa în corpul textului. Concluzia menționează acțiunile întreprinse sau care ar fi necesare pentru rezolvarea situației.
  • De exemplu, un organism guvernamental poate solicita o relație situațională după un cutremur.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 8
    8
    Un raport poate, de asemenea, să prezinte diferite soluții la o problemă sau la o altă problemă. Un raport comparativ cântărește diferitele alternative pentru a aborda o anumită situație. Pe baza rezultatelor, autorul textului ar trebui să recomande un anumit curs de acțiune. Documentul trebuie să conțină o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea explică scopul textului. Organismul prezintă situația sau problema, cu o mulțime de soluții și soluții potențiale. Concluzia indică care ar fi cea mai bună cale de urmat.
  • De exemplu, compania de automobile ABC S.p.A. vrea să deschidă o unitate în Asia. Pe baza nevoilor companiei, raportul poate restrânge alternativele la trei țări, apoi va indica în concluzie care ar fi cel mai bun loc pentru noua fabrică.

    • Partea 2

    Scrieți un raport al companiei
    Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 9
    1
    Stabiliți scopul și formatul. Întrebați-vă ce ar trebui să aibă scopul raportului. Având în vedere obiectivul pe care l-ați propus, alegeți un șablon de raport din lista pe care o găsiți în prima secțiune a articolului.
    • Indiferent de răspuns, trebuie să fii concis. Dacă este confuz, raportul va dezorienta numai cititorul, astfel încât acesta poate pune în pericol credibilitatea textului.
    • De exemplu, imaginați-vă că obiectivul dvs. este să primiți o finanțare mai substanțială pentru departamentul de marketing. Raportul ar trebui să se concentreze asupra bugetului actual și asupra modului în care veți cheltui mai mult bani.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 10
    2
    Identificați destinatarul, care poate fi extern (adică o persoană care nu lucrează în întreprindere) sau internă. Luați în considerare cunoștințele actuale sau familiaritatea cu subiectul în cauză. De asemenea, gândiți-vă cum veți folosi informațiile extrapolate din raport.
  • Indiferent de beneficiar, amintiți-vă că pentru o companie sau un client, profitul este întotdeauna piatra de temelie, deci arată că ideea dvs. va fi profitabilă.
  • De exemplu, imaginați-vă că doriți să implementați un program de lucru defalcat în divizie. Decideți că destinatarii raportului vor fi directorul resurselor umane, directorul executiv și directorul de operațiuni. Mai întâi de toate, ia în considerare cât de mult știu despre acest mod de lucru. Răspunsul va afecta tonul raportului. În cazul în care compania nu a considerat niciodată un program de lucru comun, textul va fi atât informativ, cât și strategic. Dacă v-ați gândit în trecut, ar trebui să fie mai puțin informativ și mai convingător.


  • Imaginea intitulată Scrieți un raport despre întreprindere Pasul 11
    3
    Încercați să înțelegeți ce informații aveți nevoie. Pentru a scrie un raport de afaceri, cea mai grea parte nu este personalul de redacție. Cel mai mare obstacol este să se încheie o concluzie valabilă și să se colecteze toate datele necesare pentru a fi susținută. Aceasta implică o mare varietate de aptitudini, inclusiv colectarea de date și analiza pieței. Ce trebuie să știți (și, prin urmare, ce ar trebui să știe managementul companiei) să facă o alegere în cunoștință de cauză în acest sens?
  • Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 12
    4
    Colectați datele corecte pentru raport. Este important ca informațiile să fie căutate cu grijă, în caz contrar riscați să pierdeți credibilitatea. Colectarea datelor în sine va depinde de tipul de text pe care îl veți scrie. Asigurați-vă că urmați parametri concis și relevanți pentru scopul final al documentului.
  • Datele pot fi de origine internă, astfel încât să le puteți colecta destul de repede. De exemplu, ar trebui să puteți obține cifra de afaceri sunând la biroul de vânzări, atunci veți primi datele și îl puteți insera imediat în text.
  • Datele externe pot fi găsite și pe plan intern. Dacă o divizie colectează deja date privind analiza clienților, împrumutați-o. Nu va trebui să faceți o cercetare individuală. Acest proces variază pentru fiecare tip de afacere, dar de multe ori autorul unui raport de afaceri nu ar trebui să efectueze cercetarea în prima persoană.
  • De exemplu, dacă trebuie să scrieți un raport pentru o justificare sau o recomandare, trebuie să faceți o cercetare asupra tuturor beneficiilor inițiativei pe care o propuneți și să o încorporați în text.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 13
    5
    Organizați și scrieți raportul. Structura documentului depinde de obiectivul dvs. De exemplu, un raport de conformitate ar fi destul de diferit de cel al fezabilității. După ce înțelegeți cum intenționați să organizați textul, puteți scrie conținutul.
  • Subdivizați datele relevante în secțiuni separate. Un raport de afaceri nu ar trebui să fie un flux haotic de cifre și date. Organizarea informațiilor în secțiuni precise este esențială pentru ca textul să fie bine scris. De exemplu, împărțiți datele de vânzări cu cele din analiza clienților și titluți corespunzător fiecare secțiune.
  • Structurați textul în secțiuni cu titluri care pot fi citite și citite în zbor, indiferent de restul documentului. În același timp, acestea ar trebui să contribuie la obiectivul general al raportului.
  • Întrucât unele secțiuni pot depinde de analiza sau contribuția altor persoane, vă puteți despărți deseori de diferitele părți în timp ce așteptați ca datele necesare să vă fie livrate.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 14
    6
    Elaborează concluzii și recomandări specifice. Concluziile trebuie să fie clare și logice din datele analizate în raport. În acest caz, recomandăm în mod clar cel mai bun mod de acțiune pe baza acestor concluzii.
  • Toate obiectivele ar trebui să includă acțiuni specifice și cuantificabile. Descrieți toate modificările privind descrierea posturilor, orarele sau costurile necesare pentru implementarea noului plan. Fiecare teză trebuie să explice în mod clar modul în care noua metodă va ajuta la atingerea scopului sau soluției propuse în raport.
  • Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 15
    7
    Scrieți rezumatul executiv. Ar trebui să fie pe prima pagină a raportului, dar ar trebui să fie și ultima parte pe care o scrieți. Scopul dvs. este de a prezenta concluziile și concluziile dvs., dar și de a rezuma conținutul textului dacă destinatarul decide să le citească pe toate. Este ca un trailer de film sau un rezumat al unui eseu academic.
  • Rezumatul executiv este numit aceasta, deoarece probabil reprezintă singura parte a textului care ar putea să citească a executiv sau un director ocupat. Superiorul dvs. trebuie să înțeleagă imediat informațiile principale, care trebuie rezumate fără a depăși 200-300 de cuvinte. Dacă vă stimulați curiozitatea, puteți examina în detaliu restul raportului.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 16
    8
    Dacă este necesar, utilizați infografiile pentru datele care necesită acest lucru. În unele cazuri, ar putea fi util să includeți grafice sau tabele pentru a ilustra date cantitative. Ele trebuie colorate pentru a atrage atenția și pentru a ajuta la distingerea informațiilor. Dacă este posibil, utilizați gloanțe, cifre sau casete cu date pentru a facilita lizibilitatea. Aceasta distinge datele de restul documentului și vă ajută să subliniați mai bine importanța acestora.
  • În general, graficele sunt excelente pentru rapoartele companiei: de fapt, blocurile de text și datele simple pot spune foarte puțin. În orice caz, nu exagerați. Infographic ar trebui să fie întotdeauna relevant și necesar.
  • Utilizați panourile pe pagini bogate în texte și fără tabele sau imagini. O pagină care conține un bloc de text gros poate împiedica cititorul. Informațiile introduse în casete pot, de asemenea, să rezume în mod eficient punctele principale ale unei secțiuni.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 17
    9
    Dacă este necesar, sursele citate. În funcție de tipul de cercetare efectuat, poate fi necesar să explicați de unde ați primit informațiile. Într-un cont de afaceri, scopul bibliografiei sau lista surselor este de a oferi un punct de referință pentru cititorii care doresc să găsească și să aprofundeze datele.
  • Pentru citate din raport, utilizați formatul corespunzător furnizat pentru industria dvs.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 18
    10
    Corectați raportul de două ori. Typos sau erori gramaticale pot da impresia că nu ați acordat mult efort textului. Ei chiar pot pune la îndoială credibilitatea analizelor dvs. De asemenea, asigurați-vă că prezentați informațiile într-o manieră clară și concisă.
  • De exemplu, nu abuzați de cuvinte sofisticate și nu scrieți propoziții prea lungi.
  • Evitați utilizarea argoului.
  • Dacă raportul și destinatarul sunt strâns legate de un anumit sector, este bine să folosiți argou sau termeni tehnici. Dar trebuie să eviți abuzul.
  • În general, stilul corporatist necesită o formă pasivă: acesta este unul dintre puținele exemple în care este preferabil să se folosească în loc de cel activ.
  • Când corectați un text pe care l-ați scris, riscați adesea să ignorați unele greșeli, deoarece știți ce vă referiți și nu puneți întrebări. Contactați un coleg care crede în inițiativa dvs. și cereți-i să o recitească. Bun venit opinii externe. Este mai bine să corectați un coleg decât un superior. Examinați documentul în lumina comentariilor dvs. și rescrieți-l luându-le în considerare.
  • Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 19
    11
    Scrieți un rezumat. Structurați raportul de afaceri în cel mai formal mod posibil: dacă includeți un cuprins, facilitați căutarea și citirea informațiilor. Includeți toate secțiunile principale, în special rezumatul și concluzia.
  • Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 20
    12
    Creați un raport de afaceri profesional. O prezentare estetică frumoasă nu poate decât să îmbogățească un document precis și bine studiat. Ar trebui să folosești apoi foldere, lianți și o carte frumoasă. Moral al povestii: raportul trebuie să aibă un aspect invitat pentru a atrage destinatarul să o citească.
  • Acest lucru este valabil și pentru graficele sau tabelele pe care le introduceți în raport.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit