Cum să organizați un sistem electronic de arhivare

Organizația este cheia succesului atât în ​​birou, cât și în casă. Nu contează cine sunteți sau ce taxați, este important să aveți competențe organizaționale excelente, mai ales atunci când vă ocupați de documente pe care cu toții trebuie să le rezolvăm mai devreme sau mai târziu. În zilele noastre, organizația este simplificată prin utilizarea calculatorului și a unui sistem electronic de organizare. Deși aceste instrumente sunt disponibile pentru toată lumea, aveți nevoie de puțin ajutor pentru a profita la maximum de ele. Dacă aceste linii descriu relația dvs. cu sistemele electronice de arhivare, etapele descrise în acest ghid pot fi benefice pentru dvs.

2

Creați un director rădăcină care va conține toate subfolderele din arhivă, organizate în funcție de natura informațiilor pe care doriți să le stocați. Puteți alege să numiți aceste foldere în orice fel doriți, dar majoritatea calculatoarelor au o setare implicită pentru spațiul de stocare, care include folderele "Documentele mele", "Imagini", "Muzică" etc. care vor fi utile în scopurile dvs. . Sfat: când alegeți numele cu care să etichetați folderele sistemului, căutați unul cât mai concis și mai descriptiv posibil, astfel încât să puteți înțelege dintr-o privire ce conține dosarul la care se referă.

3

În funcție de cantitatea de informații pe care doriți să o organizați, este posibil să fie necesar să creați o structură de subfolder în directorul rădăcină. De exemplu, dacă organizați documentele declarației dvs. fiscale, veți avea un dosar principal denumit "Tax", care va conține subfolderele împărțite în anul de declarație. Acest tip de structură vă va permite să vă accesați documentele rapid și ușor.

4

În dosare, este mai bine să stocați documente adăugând date, astfel încât acestea să poată fi sortate în ordine cronologică. Ar putea fi un criteriu bun pentru a include, de asemenea, data documentului în numele cu care este salvat.

5

Asigurați-vă că vă copiați în siguranță toate fișierele în mod regulat utilizând un CD / DVD sau o unitate de hard disk externă. Fă-o cu o frecvență săptămânală sau biweekly (desigur, soluția ideală ar fi să o faci în fiecare zi).

6

Pe măsură ce sistemul dvs. de stocare crește în mărime, va trebui să-l păstrați actualizat și eficient prin mutarea documentelor pe care nu aveți nevoie să le accesați în mod regulat pe un disc separat. Prin eliminarea frecventă a documentelor care nu sunt consultate, veți ajuta sistemul să rămână ordonat și în stare de funcționare perfectă.