gtemata.com

Cum să arhivați documentele în ordine alfabetică

Arhivarea în ordine alfabetică reprezintă o modalitate indispensabilă de a organiza documente tipărite de natură privată și profesională. Această metodă vă va permite și altora să găsiți rapid și să înlocuiți fiecare document, garantându-i protecția și utilizarea imediată. În acest articol, veți găsi câteva instrucțiuni despre cum să vă organizați documentația în ordine alfabetică și să o stocați într-un sistem de arhivare exacțios.

paşi

Metoda 1

Arhivă în ordine alfabetică
1
Aranjați documentele în ordine alfabetică în funcție de numele catalogat. Catalogarea este modul în care vă permite să introduceți corect fiecare titlu în unitatea respectivă.
  • 2
    Plasați documentele în carcasă în ordine alfabetică de la A la Z, pe baza primei litere a unității 1. Dacă prima literă a unității 1 este aceeași cu cea a titlului, luați în considerare a doua literă, a treia literă și așa mai departe. Dacă unitatea 1 este identică, utilizați prima literă a unității 2, după care a doua, a treia, etc. De fiecare dată când o literă sau o unitate este identică, pentru a stoca documentul, luați în considerare următoarea literă sau unitate care diferă. Nu există variante în acest pasaj. Dacă este corect, catalogarea va clarifica orice îndoială.
  • 3
    Documentați sistemul de catalogare. Asigurați-vă că cei care au acces la documente sunt conștienți de sistem.
  • 4
    Puneți documentele în dulap în funcție de numele enumerate și în ordine alfabetică. Dacă este necesar, mutați documentele prezente în prezent pentru a introduce cele noi în poziția corectă.

    • Metoda 2

    Catalogul documentelor
    1
    Etichetați documentele conform normelor standard de catalogare alfabetică. Catalogarea sau etichetarea documentelor este procesul principal și cel mai important al sistemului de evidență. Este vorba despre plasarea fiecărei părți a titlului în unitatea corectă. Unitatea este utilizată pentru a descrie fiecare secțiune din nume. Numele catalogat devine apoi numele documentului. Urmați indicațiile menționate mai sus pentru a insera documentele catalogate în ordine alfabetică. Urmați regulile ulterioare de catalogare pentru a arhiva în ordine alfabetică.
  • 2


    Categorisiți-vă numele personale prin introducerea ultimului nume în unitatea 1, primul nume în unitatea 2 și al doilea nume sau al primei unități 3. Ignorați punctele de punctuație.
  • Dacă există prefixe, le legați cu numele care urmează, punându-l în unitatea 1. Omiteți semnele de punctuație.
  • Dacă există liniuțe, ignorați-le, introduceți numele înainte și după cratimă în unitatea 1.
  • Dacă există nume abreviate compuse dintr-o singură literă, catalogați-le așa cum apar acestea, punând inițialele în unități separate.
  • Dacă există titluri și sufixe, puneți titlurile și sufixele în ultimele unități - titlurile merg înaintea sufixelor.
  • 3
    ICataloga numește companiile și asociațiile prin plasarea fiecărui cuvânt într-o unitate separată în ordinea în care apar în titlu. dacă "/ El / ea" este primul cuvânt al titlului, pus "/ El / ea" în ultima unitate și următoarele cuvinte în unitățile separate începând cu unitatea 1.
  • Dacă există nume abreviate compuse dintr-o singură literă, numele abreviat al catalogului în care acestea apar, puneți literele separate printr-un spațiu în unități separate.
  • Dacă există semne de punctuație, omiteți-le în întregime, puneți cuvintele înainte și după punctuația în unitatea 1.
  • Dacă există numere, cele care nu sunt scrise în întregime ar trebui să fie catalogate ca numere, în timp ce cele scrise în scrisoare sunt raportate ca cuvinte. Ignorați punctele de punctuație. Titlurile care încep cu cifre romane sunt depuse înainte de cifre arabe. Numerele romane și cifrele arabe sunt arhivate de la cel mai mic la cel mai înalt, înainte de cuvintele scrise cu cuvinte. Numerele scrise integral trebuie să fie depuse în ordine alfabetică.
  • Dacă există simboluri, scrieți-le pe toate ca și cum ar fi cuvinte - includeți orice număr prin conectarea directă la un simbol din unitatea 1.
  • 4
    Cataloguează numele structurilor publice prin plasarea numelui zonei geografice în primele unități. Numele zonei departamentale se află în unitățile ulterioare, în timp ce cuvinte precum "departament". "birou " și "departament" în ultimele unități.
  • 5
    Utilizați adresele pentru a aranja documentele în ordine alfabetică atunci când numele sunt identice. Adrese de adrese prin plasarea orașului în unitatea 2, statul / provincia în unitatea 3, numele străzii în unitatea 4, numărul casei în unitatea 5 și CAP în unitatea 6 (numele identic va fi în unitatea 1).

    • Sfaturi

    • Puneți întotdeauna documentele în locul potrivit.
    • În cazul cataloagelor, mai întâi urmați regulile standard, luați în considerare regulile referitoare la situația specifică.
    • Elaborați un sistem care să noteze când și unde este mutat un document.

    Avertismente

    • Atunci când mulți oameni au acces la documente, este probabil să fie plasați în locul greșit.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit