gtemata.com

Cum se creează un sistem de depozitare pentru documente

Există mai multe moduri de arhivare a documentelor. Alegerea modului potrivit depinde de nevoile dvs. și cum preferați să găsiți lucrurile.

paşi

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 1
1
Luați în considerare avantajele unui sistem de stocare alfabetică. Funcționează bine când trebuie să consulți nume de persoane, clienți, autori, titluri de film, cărți etc. Cu condiția să utilizați termeni ușor de citit, un sistem de înregistrare alfabetică este adesea cel mai ușor de adoptat.
  • Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depunere a hârtiei Pasul 2
    2
    Utilizați o comandă bazată pe subiecte. Când ai slujba sau studiu include o varietate de domenii tematice, un subiect sau un subiect poate fi o modalitate foarte utilă de a consulta informațiile. De exemplu, dacă studiați legea, titlurile subiecților ar putea fi contracte, legi constituționale, greșeli, legi administrative, legi internaționale etc.
  • Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 3
    3
    Utilizați un sistem bazat pe frecvențe. Funcționează excelent cu obiectele pe care le utilizați în mod continuu. Trebuie să fie completat de un alt sistem, de exemplu unul alfabetic. Puneți informațiile pe care le utilizați cel mai adesea într-un spațiu, în afară de spațiul de stocare, de exemplu în fața oricărui alt lucru dintr-un sertar al dulapului de fișiere, astfel încât să îl puteți vedea foarte rapid.


  • Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 4
    4
    Încercați arhivarea numerică. Acest tip este ideal pentru stocarea datelor sau numerelor. De exemplu, dacă aveți facturi, chitanțe, evenimente datate etc. cu acest sistem le puteți găsi cu ușurință. Pentru această opțiune puteți să vă gândiți, de asemenea, la etichetarea lucrurilor pe lună și pe an. Pentru cei care lucrează într-un mediu care utilizează numerotarea pentru documente precum dosarele medicale, documentele legislative, dosarele etc. este o metodă utilă pentru găsire.
  • Imaginea intitulă Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 5
    5
    Utilizați codarea culorilor. Este fantastic pentru depozitarea creativă și funcționează în special pentru cei cu o memorie vizuală bună. De asemenea, poate ajuta la verificarea încrucișată dacă este utilizată pentru proiecte.

    • Sfaturi

    • Aceste principii pot fi aplicate și la computere sau alte complexe electronice de stocare
    • Utilizați un index pentru documente care nu sunt aranjate în ordine alfabetică. Indicele ar trebui, totuși, să fie în măsură să găsească rapid ceea ce căutați în orice moment. Pune-o în fața a tot.
    • Începeți prin curățarea și ștergerea de stive de documente și folosind post-it pentru a le sorta în categorii și subcategorii.
    • Este util să aveți un dosar variat pentru obiecte care nu se potrivesc exact în altă parte

    Lucruri de care ai nevoie

    • etichete
    • Dosare (dosare cu cârlige)
    • Un fișier sau altceva potrivit pentru a conține documente
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit