gtemata.com

Cum se comandă o listă de date în Microsoft Excel

Excel este perfect pentru a lucra la date în formă tabulară, dar cum să le gestionați și să le organizați într-un mod care să răspundă nevoilor dumneavoastră? Instrumentul "comandă" vă permite să sortați rapid datele într-o coloană bazată pe criterii diferite sau să creați un algoritm de sortare personalizat, bazat pe mai multe coloane și tipuri diferite de date. Utilizați funcția "comandă" pentru a vă organiza datele în mod logic, astfel încât va fi mai ușor să înțelegeți semnificația acesteia și să profitați la maximum de ea.

paşi

Partea 1

Sortați în ordine alfabetică sau numerică
Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 1
1
Selectați datele pe care doriți să le comandați. Pentru a face acest lucru, puteți selecta o gamă de celule într-o coloană sau pur și simplu alegeți o celulă din coloana interesului dvs. astfel încât să fie activă: Excel va selecta automat datele corelate.
  • Pentru a fi ordonat, toate datele din coloana aleasă trebuie să fie formate în același mod (de exemplu, text, numere, date).
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 2
    2
    Localizați butonul "comandă". O puteți găsi pe card "date" în cadrul secțiunii "Sortați și filtrați". Pentru a efectua o sortare rapidă, puteți utiliza butoanele "AZ ↓" și "AZ ↑".
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 3
    3
    Sortați coloana selectată apăsând butonul corespunzător. Dacă doriți să comandați o serie de numere în ordine ascendentă, de la cea mai mică la cea mai mare, folosiți butonul "AZ ↓"dacă doriți să o ordonați în ordine descrescătoare, de la cea mai mare la cea mai mică, utilizați butonul "AZ ↑". Dacă doriți să sortați șiruri de text în ordine alfabetică ascendentă, utilizați butonul "AZ ↓", în timp ce dacă doriți să le sortați în ordine descrescătoare în ordine alfabetică, utilizați butonul "AZ ↑". Dacă doriți să comandați o serie de date sau ore, puteți face acest lucru în ordine ascendentă utilizând butonul "AZ ↓" sau descrescător folosind butonul "AZ ↑".
  • Dacă coloana pe care doriți să o sortați nu este singura din foaia de calcul, alegeți să includeți celelalte coloane de date în sortare. Sortarea va fi aplicată în continuare coloanei selectate, dar datele prezente în celelalte coloane vor fi organizate în mod corespunzător, pentru a-și menține coerența și integritatea referențială.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 4
    4
    Rezolvați problemele comune legate de sortarea unei coloane. Dacă, încercând să sortați o coloană de date, întâmpinați mesaje de eroare, este foarte probabil că problema constă în formatarea datelor.
  • Dacă încercați să sortați un set de numere, asigurați-vă că toate celulele sunt formatate ca numere și nu ca text. Datele numerice ale anumitor programe contabile ar putea fi importate accidental ca text.
  • Dacă încercați să sortați un anumit text, problema se poate datora formatelor incorecte sau spațiilor goale inițiale din textul care urmează să fie sortat.
  • În cazul în care comandați un set de date sau de ore, problema poate fi cauzată de formatarea datelor. Deoarece programul Excel poate comanda cu succes un set de date, trebuie să fie toate datele formatate și stocate ca date.

    • Partea 2

    Sortare cu mai multe criterii
    Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 5
    1
    Selectați datele care urmează să fie comandate. Să presupunem că foaia de lucru conține lista cu numele clientului dvs., împreună cu orașul de reședință. Pentru a utiliza o abordare simplă, puteți să sortați mai întâi datele în ordine alfabetică, în funcție de orașul de reședință și apoi după nume. Folosind un algoritm de sortare personalizat, vă veți rezolva problema în mod strălucit.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 6
    2
    Apăsați butonul "comandă". Căutați-l în carte "date", în interiorul secțiunii "Sortați și filtrați". Se va afișa dialogul "comandă", permițându-vă să creați un algoritm de sortare bazat pe mai multe criterii.
  • Dacă prima celulă din fiecare coloană corespunde antetului său, în exemplul nostru "oraș" și "nume", asigurați-vă că selectați butonul de verificare "Datele cu anteturi" plasat în colțul din stânga sus al ferestrei.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 7
    3
    Creați prima regulă de sortare. Accesați meniul derulant "Ordonează după" și selectați coloana dorită. În exemplul nostru, primul tip trebuie să se bazeze pe orașul de reședință, apoi selectați coloana corespunzătoare din meniul care a apărut.
  • Păstrați opțiunea implicită "valorile" legate de meniu "Sortați pe baza".
  • Setați câmpul "comandă" cu valorile "A-Z" sau "Z-A", pe baza tipului de sortare pe care doriți să o aplicați.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 8
    4
    Creați a doua regulă de sortare. Apăsați butonul "Adăugați un nivel": în acest fel va fi adăugat un al doilea criteriu de sortare subordonat celui dintâi. Selectați a doua coloană (în exemplul nostru cel care conține numele clienților), apoi alegeți tipul de sortare. Pentru o mai mare lizibilitate a datelor, alegeți același tip de utilizat pentru prima regulă.


  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 9
    5
    Apăsați butonul "în regulă". Intervalul selectat de date va fi sortat în funcție de criteriile stabilite. Lista rezultată ar trebui să fie sortată în ordine alfabetică, în primul rând după orașul de reședință, apoi după numele clientului.
  • Acest exemplu este foarte simplu și se bazează doar pe două coloane, dar conceptul este, de asemenea, aplicabil intervalelor de date mai complexe, bazate pe mai multe coloane.

    • Partea 3

    Sortați după celulă sau culoarea conținutului
    Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 10
    1
    Selectați datele pe care doriți să le comandați. Pentru a face acest lucru, puteți selecta o gamă de celule într-o coloană sau pur și simplu alegeți o celulă din coloana interesului dvs. astfel încât să fie activă: Excel va selecta automat datele corelate.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 11
    2
    Apăsați butonul "comandă". Căutați-l în carte "date" în cadrul secțiunii "Sortați și filtrați"- se va afișa dialogul "comandă". Dacă coloana pe care doriți să o sortați nu este singura din foaia de calcul, alegeți să includeți celelalte coloane de date în sortare.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 12
    3
    Din meniul derulant "Sortați pe baza", alegeți valoarea "Culoarea celulelor" sau "Culoarea fonturilor". În acest fel, veți putea alege prima culoare pe care să efectuați sortarea.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 13
    4
    Selectați prima culoare de sortare după. Utilizați meniul derulant "comandă" pentru a alege culoarea care va apărea mai întâi - sau ultima - în comanda dvs. Alegerea culorilor va fi, evident, limitată la cele din coloana de date.
  • În acest caz, nu există o metodă implicită de sortare. Va trebui să creați-vă singur pe baza culorilor prezente.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 14
    5
    Adăugați o altă culoare. Pentru a finaliza algoritmul de sortare, va trebui să adăugați o linie pentru fiecare culoare în coloana datelor care urmează să fie sortate. Apăsați butonul "Adăugați un nivel" pentru a crea un al doilea criteriu de sortare. Alegeți următoarea culoare cu care să organizați datele și ordinea de sortare.
  • Asigurați-vă că alegeți aceeași comandă pentru fiecare dintre criteriile care alcătuiesc algoritmul de comandă. De exemplu, dacă doriți ca comanda dvs. să fie executată de sus în jos, asigurați-vă că ați selectat valoarea "de mai sus" pentru teren "comandă" a fiecărui criteriu prezent.
  • Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 15
    6
    Apăsați butonul "în regulă". Fiecare criteriu prezent va fi aplicat coloanei selectate care dă viață sortării dorite pe baza ordinii de culoare alese.

    • Sfaturi

    • Sortați datele pe coloane diferite: noua perspectivă ar putea fi de mare ajutor și vă va arăta într-o clipă informațiile pe care le căutați.
    • Dacă, în plus față de datele pe care doriți să le comandați, există subtotaluri, medii sau sume în foaia dvs. de lucru, asigurați-vă că nu le includeți în comandă.

    Avertismente

    • Nu uitați să selectați fiecare dintre coloanele care conțin datele pe care doriți să le comandați.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit