gtemata.com

Cum să reorganizați un fișier

Dacă sunteți omul tipic obișnuit, veți avea cel puțin un fișier în casa sau biroul dvs. și probabil că nu este așa de organizat cum v-ați dori. Deși sertarele pentru documente sunt o grămadă de hârtii murdar, acest articol vă poate ajuta să se ocupe de haos, de a elimina ceea ce nu este necesar, și să facă toate documentele mai ușor de găsit.

paşi

Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 1
1
Gândiți-vă cum doriți să fie organizate sertarele pentru documentele dvs. Dacă vă gândiți la un sistem - facturile într-un sertar, înregistrările fiscale într-un altul și așa mai departe - faceți note.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 2
    2
    Treceți fiecare sertar unul câte unul, făcând o scurtă listă a conținutului. Dacă aveți deja documente organizate, rețineți numele și conținutul acestora.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 3
    3
    Găsiți un spațiu de lucru clar, cum ar fi un birou sau un masă, și să examinați preliminar orice document nelistat. Începeți prin împărțirea documentelor acumulate în funcție de modul în care le organizați: facturile cu carduri de credit pe o parte, rapoartele de cheltuieli de la alta și altele. Este un moment bun pentru a împărți documentele care trebuie depuse și cele care trebuie șterse.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 4
    4
    Odată ce toate documentele ne-catalogate au fost separate, adăugați orice categorii noi în lista dvs.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 5
    5
    Priviți cu atenție lista dvs. și decideți despre cea mai potrivită metodă de organizare pentru dvs., pentru birou sau pentru familia dvs. Pentru documentele de lucru, puteți utiliza un liant pentru fiecare proiect sau departament - pentru documente personale, le puteți separa în funcție de tipul de factură. Rețineți că puteți organiza, de asemenea, articole pe lună sau pe an.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 6


    6
    Faceți o nouă listă a documentelor de care aveți nevoie pentru a eticheta. Puneți fiecare sertar pe o pagină separată. În partea stângă a paginii, faceți lista "categorii"- acestea sunt de obicei foldere. În partea dreaptă a paginii, se afișează documentele individuale care trebuie incluse în fiecare categorie - acestea sunt, de obicei, dosare "Manila". De exemplu, un liant cu eticheta "Carte de credit" acesta poate conține dosare etichetate "MasterCard". "Visa" și "Carte de gaz", sau puteți avea etichete cu foldere "Facturi 2005". "Facturile din 2004," și așa mai departe.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 7
    7
    Asigurați-vă că aveți toate materialele necesare. O serie de colectoare combinate cu dosarele manila, toate etichetate în mod clar, reprezintă o modalitate excelentă de a organiza orice arhivă. Du-te la un magazin de aprovizionare de birou și obțineți lianți de dimensiuni adecvate împreună cu etichetele lor.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 8
    8
    Compilați sau imprimați etichetele dosarelor. Aplicați etichete în foldere și foldere manila.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 9
    9
    Treceți sertarul unul câte unul și puneți noii lianți goi în ordine alfabetică. Acum goliți toate legăturile vechi și puneți documentele în locul lor. Faceți același lucru pentru orice document necalificat.
  • Imaginea intitulată Reorganizați un cabinet de fișiere Pasul 10
    10
    Puneți o etichetă adecvată pe exteriorul fiecărui sertar și aruncați toate folderele vechi. Acum ați terminat!

    • Sfaturi

    • Fii răbdător dacă ai probleme la găsirea lucrurilor la început. Puteți imprima întotdeauna o listă de documente și le puteți atașa pe partea laterală a fișierului.
    • Când vă dezvoltați sistemul organizațional, încercați să înțelegeți cât de des trebuie să utilizați dulapul de depozitare. Așezați lianții utilizați frecvent în partea din față a sertarului sau într-un loc ușor accesibil. Ați putea, de asemenea, să aveți o secțiune dintr-un sertar special dedicat lucrărilor în curs.
    • Nu vă fie frică să configurați diferite sisteme de stocare în mod diferit. Documentele dvs. personale nu ar trebui să fie organizate ca documente de lucru.
    • Această procedură funcționează bine și pentru stocarea documentelor pe computer!
    • Nu este necesar să organizați totul imediat. Țineți un liant pe biroul dvs. sau în apropierea listei dvs. de intrare și ștergeți-l o dată pe săptămână sau când este plin.
    • Dacă vă faceți griji cu privire la identificarea folderelor în liant, puteți pune sub-etichete cu un font mai mic. Unele sisteme de etichetare presetate oferă această opțiune în software-ul lor.

    Avertismente

    • Atunci când foile împrăștiate încep să se acumuleze, nu începe să faci noi dosare la întâmplare - acesta este drumul care duce la haos și dezorganizare. Verificați înainte ca un anumit dosar să fie deja prezent în arhivă.
    • Dacă aveți nevoie de un dosar nou, gândiți-vă la cel mai logic loc pentru al pune, mai degrabă decât să îl lipiți în primul sertar pe care îl deschideți.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit