gtemata.com

Cum să arhivați e-mailurile

E-mailurile reprezintă unul dintre cele mai comune mijloace de comunicare. Utilizate pentru comunicații personale și de afaceri, cutiile poștale se pot umple foarte repede. Știind cum să arhivați e-mailuri permite utilizatorului să păstreze cele mai importante mesaje de poștă electronică fără a ocupa prea mult spațiu pe unitatea hard disk a calculatorului sau pe serverul de e-mail. Majoritatea programelor de e-mail au un sistem de stocare a e-mailurilor.

paşi

1
În primul rând, trebuie să înțelegeți că mesajele de e-mail nu sunt de fapt stocate pe computer, ci pe un server de poștă electronică, cum ar fi Microsoft Exchange sau un server de poștă electronică de pe web. Dacă nu ați șters niciun mesaj, serverul de poștă electronică nu va mai primi acesta.
  • 2
    Găsiți instrumentul de arhivare pentru programul dvs. prin e-mail, de obicei sub titlul "Instrumente". Serverele poștale ar putea folosi nume diferite. De exemplu, în Microsoft Outlook e-mailul este stocat într-un fișier PST (Personal Storage). Panourile de stocare sunt fișiere care se află pe computer, nu pe serverul de e-mail.
  • 3
    Creați propriile dosare de stocare, numite și foldere personale, dacă doriți să aveți mai mult control asupra mesajelor care intră în folderul respectiv.
  • Redenumiți dosarul și alegeți calea acestuia. De exemplu, puteți apela un dosar "bicicletă", unde toate e-mailurile legate de clubul de biciclete pe care îl scrieți se vor termina. Un alt dosar poate fi redenumit "școală", dacă participați la școală.
  • Dacă nu vedeți dosarul dvs., faceți clic pe simbolul + de lângă celelalte dosare.
  • Puteți crea chiar un dosar temporar pentru acele lucruri care nu au nevoie de o atenție imediată, dar doriți ca aceștia să nu mai fie în căsuța de e-mail pentru viitor.
  • În Outlook, aceste foldere au o extensie .pst.
  • 4
    Stocați-vă mesajele ori de câte ori doriți, utilizând metoda drag and drop.
  • Creați un dosar nou utilizând bara de instrumente din partea de sus a ecranului.
  • Pur și simplu deplasați indicatorul mouse-ului peste mesaj, faceți clic cu butonul stâng al mouse-ului și țineți apăsat butonul în timp ce îl trageți în dosarul dorit.
  • Când eliberați butonul mouse-ului, mesajul va fi mutat.
  • În Gmail, faceți clic pe caseta de lângă e-mail, apoi dați clic pe "magazine".


  • 5
    Asigurați-vă că programul dvs. funcționează pentru dvs. făcând clic "da" când primiți un mesaj care vă întreabă dacă doriți ca acesta să fie automat arhivat.
  • Programele cu funcția de auto-arhivare vă permit să setați ce mesaje doriți să fiți arhivate și cât de des doriți să arhivați. De exemplu, în Outlook, mesajele sunt arhivate automat la fiecare 14 zile.
  • Dacă programul dvs. de email nu se arhivează automat, trebuie să activați această opțiune din meniul Instrumente.
  • 6
    Contactați departamentul IT la locul de muncă pentru a afla mai multe despre politicile de arhivare. Unii fac stocare în masă pentru întreaga companie. Multe dintre companiile care oferă acest lucru permit accesul la arhive pentru recuperarea rapidă a e-mailurilor.



    • Sfaturi

    • Dacă programul dvs. de e-mail nu are o funcție de stocare (chiar dacă majoritatea au acest lucru), puteți arhiva întotdeauna un e-mail prin alegerea unui mesaj și salvarea acestuia ca document.
    • Arhivarea Outlook permite utilizatorilor să stocheze sarcini sau înregistrări de agendă.
    • Arhivarea e-mailurilor este o modalitate foarte bună de a vă curăța căsuța poștală, astfel încât să puteți acorda atenție problemelor cele mai imediate.

    Avertismente

    • În general, dosarele de stocare nu sunt accesibile de pe serverul de poștă electronică, astfel încât nu veți putea verifica mesajele arhivate dacă nu sunteți pe computerul în care sunt stocate.
    • În ceea ce privește legislația privind afișarea documentelor, lucrătorii individuali nu pot avea control asupra stocării e-mailurilor în companii.

    Lucruri de care ai nevoie

    • Program de e-mail cu funcție de arhivare.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit