gtemata.com

Cum să organizați utilizând Microsoft Outlook

Cum puteți economisi timp organizând cu Microsoft Outlook? Este nevoie de disciplină, dar mai presus de toate, o bună organizare a programului și cunoașterea instrumentelor.

conținut

paşi

Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 1
1
Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să dezactivați notificarea de e-mailuri noi. Pentru aceasta, în bara de meniu, selectați Instrumente și apoi Opțiuni. Se va deschide fereastra asociată. În fila Preferințe, faceți clic pe butonul "Opțiuni de poștă electronică" și, în fereastra următoare, pe "Opțiuni avansate de poștă electronică". În fereastra Opțiuni, uitați-vă la secțiune "Când mesajele noi ajung în căsuța mea de e-mail". Deselectați toate opțiunile.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 2
    2
    Puneți calendarul ca vizualizare implicită în Outlook. Vă va oferi o viziune a lucrărilor planificate pentru această zi. Pentru a seta calendarul ca vizualizare implicită, selectați Instrumente și apoi Opțiuni. Fereastra omonimă se va deschide: selectați fila "mai mult" apoi faceți clic pe buton "Opțiuni avansate". În fereastra următoare, consultați secțiunea "Setări generale" și faceți clic pe Răsfoiți. Dosarul selectat se va deschide. În fereastră "Selectați folderul", căutare "calendar" și faceți clic pe OK de trei ori.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 3
    3
    Pentru a include sarcinile în fereastra implicită, accesați meniul și selectați Afișați, apoi selectați Activități.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 4
    4
    Pentru a vedea numai activitățile de astăzi, accesați prezentarea, sarcinile și sarcinile de astăzi.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă folosind Microsoft Outlook Pasul 5
    5
    Programați un anumit timp în fiecare zi pentru a vizualiza e-mailurile. Setați de 2-3 ori pe zi pentru a lucra cu e-mailuri: nu vă uitați întotdeauna la ele. E-mailurile reprezintă o distragere a atenției și vă împiedică să vă faceți treaba.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 6
    6


    De fiecare dată când citești e-mailuri, Curățați întotdeauna căsuța poștală. Nu trebuie să rămână nimic la sfârșitul sesiunii de e-mail. Pentru a șterge cutia poștală, trebuie să decideți ce să faceți cu fiecare e-mail. Aveți patru opțiuni: anulați, amânați, delegați sau faceți.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 7
    7
    Dacă ați citit și ați procesat e-mailul, ștergeți-l.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 8
    8
    Pentru a amâna un e-mail, creați o activitate prin glisarea e-mailului pe butonul de activitate în partea din stânga jos a Outlook. Se va crea automat o activitate: selectați data și ora de începere și data de încheiere, apoi salvați-o.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 9
    9
    Pentru a delega un e-mail, creați o sarcină și alocați sarcina sau transmiteți e-mailul unui alt individ.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 10
    10
    Ultima alegere este să faceți tot ce este necesar prin e-mail. Dacă o faceți, ștergeți-o din căsuța de e-mail sau mutați-o într-un dosar personal în care păstrați e-mailurile vechi deja tratate.
  • Imaginea intitulată Organizați-vă utilizând Microsoft Outlook Pasul 11
    11
    Pentru a seta un eveniment de timp în calendar, glisați și fixați un e-mail pe butonul Calendar din stânga jos a Outlook. Se va deschide o notificare de convocare. Introduceți data și ora pe care doriți să le rezervați, apoi salvați-o. O copie a e-mailului va fi inclusă în anunțul de convocare. Ștergeți e-mailul din căsuța de e-mail sau mutați-l într-un dosar personal.

    • Sfaturi

    • Conceptul principal nu este să fii un sclav al e-mailurilor tale. Dezactivând notificările pentru a primi e-mailuri noi și pentru a utiliza calendarul ca afișare prestabilită, puteți să vă concentrați asupra activității dvs.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit