Cum se arhiva e-mailurile Lotus Notes

Dacă ați terminat spațiul disponibil în Lotus Notes, dar nu doriți să ștergeți e-mailurile, încercați să le arhivați. Arhivarea e-mailurilor înseamnă copierea mesajelor într-un alt folder de pe computer. Urmați acest ghid pentru a afla cum puteți arhiva e-mailurile din Lotus Notes și eliberați spațiu în contul dvs. În plus, arhivarea e-mailurilor va îmbunătăți viteza de utilizare a software-ului.

conținut

Paşi
Sfaturi

paşi

Limitați dimensiunea fișierelor atașate. Păstrați-le sub 500 Mb (unele companii impun restricții mai stricte, cum ar fi 200 Mb).

Verificați dimensiunea fișierului accesând File, Database, Properties. Pe Lotus 8, accesați Fișier, Aplicații, Proprietăți.
Faceți clic pe fila "". Valoarea tipărită după "Spațiu pe disc" reprezintă dimensiunea fișierelor Lotus Notes.

Cereți setările implicite sau recomandate ale companiei / organizației. Dacă utilizați Lotus Notes la școală sau la serviciu, este posibil ca setările implicite să fi fost deja definite. În acest fel, organizația poate controla cantitatea de e-mail-uri pentru fiecare utilizator, pe lângă performanța generală a calculatorului. Dacă setările de stocare au fost deja definite, adresați-vă departamentului tehnic al companiei dacă le puteți modifica.

Determinați setările de stocare dorite. Puteți arhiva toate e-mailurile Lotus Notes sau puteți alege anumite specificații. De asemenea, va trebui să decideți cât de des doriți ca Lotus Notes să arhiveze e-mailurile.

Deschideți aplicația (Mail).

Accesați Acțiuni, Arhivă, Setări.

Accesați fila Politici și asigurați-vă că ați selectat-o "Implicit pentru ultima modificare".

Faceți clic pe "în regulă" pentru a salva setările.

Asigurați-vă că "criterii" a fost activată.

Programați arhivarea automată. Planificând arhivarea automată, vă asigurați că e-mailurile dvs. sunt arhivate în mod regulat și economisiți timp, deoarece nu va trebui să faceți acest lucru manual.

Deschideți aplicația (Mail).

Accesați Acțiuni, Arhivă, Setări.

Accesați fila Programare. Asigurați-vă că "Plata planificată" este selectat.

Alegeți data și ora din zi când doriți ca e-mailurile să fie arhivate.

Arhivați manual. Chiar dacă aveți programată arhivarea activată, puteți întotdeauna să arhivați manual fișierele după cum doriți.

Deschideți aplicația (Mail).

Deschideți dosarul de e-mail pe care doriți să-l arhivați.

Accesați Acțiuni, Arhivă, Arhivă acum.

Faceți clic pe Da pentru a arhiva e-mailurile în funcție de setările dvs.

Arhivați fișierele utilizând metoda "drag and drop". Simplu trageți fișierele în dosar. Aceasta este una dintre multele moduri de arhivare a fișierelor Lotus Notes.

Deschideți aplicația (Mail).

Deschideți dosarul de e-mail pe care doriți să-l arhivați.

Selectați mesajele pentru arhivare.

Trageți mesajele către arhiva dorită în panoul de navigare.

Vizualizați fișierele arhivate. Chiar dacă ați arhivat fișiere, este posibil să aveți întotdeauna nevoie să le recuperați. Fișierul de arhivă seamănă cu folderele din contul dvs. Lotus Notes. Totul va rămâne organizat în modul în care a fost organizat pe Lotus Notes.

Deschideți aplicația (Mail)

Faceți clic pe Arhivare în panoul de navigare.

Selectați arhiva (de exemplu, Implicit pentru "Ultimele schimbări").

Sfaturi

Faceți o copie de rezervă a unor e-mailuri importante. Dacă păstrați e-mailuri importante în contul dvs., asigurați-vă că le copiați pe alte suporturi, cum ar fi un CD sau un DVD. În acest fel, veți avea o copie suplimentară disponibilă în cazul în care se întâmplă ceva cu serverul sau cu hard diskul pe care sunt stocate arhivele.
Ștergeți mesajele vechi sau inutile, în special cele care conțin atașamente. În acest fel, veți putea reduce dimensiunea arhivei și nu veți afecta în mod excesiv performanța calculatorului.

Afișează mai mult ... (2)

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit