gtemata.com

Cum să organizați documente de hârtie în Office

Reorganizarea și organizarea dosarelor de birouri poate fi o provocare, mai ales dacă aveți o mulțime de dosare și documente, dar nu trebuie să fie o sarcină traumatizantă. Planificați înainte și decideți ce politică de stocare să utilizați vă poate ajuta să vă organizați documentele în cel mai bun mod pentru afacerea dvs. și vă veți ajuta să găsiți mai rapid documente importante în viitor. Aici veți găsi o serie de pași de urmat pentru a începe organizarea dosarelor din biroul dvs.

paşi

Metoda 1

Timpul rezervat pentru separarea documentelor
Imaginea intitulată Organizați fișierele Office Pasul 1
1
Tăiați o perioadă neîntreruptă de timp pentru a organiza fișierele, deci nu trebuie să vă opriți tot timpul și apoi să vă întoarceți la muncă. Înainte de a începe, asigurați-vă că aveți destule dosare și etichete pentru a le grupa împreună.

Metoda 2

Fișiere și fișiere separate
Imaginea intitulată
1
Împărțiți grămada de coli și foldere pe care doriți să le organizați în grupuri mai mici, ușor de gestionat.
  • Aruncati o privire la documentele conținute în fiecare grup astfel format, și a scăpat de toți cei care nu mai au nevoie, le-a aruncat la gunoi sau folosind o mașină de tăiat hârtie. În acest fel veți începe să reduceți atât volumul de hârtie, cât și confuzia.
  • Separați foile și fișierele pe care doriți să le creați în continuare două grupuri separate: unul pentru cei care vă vor fi necesari în lunile următoare și unul pentru cei de care nu veți avea nevoie în curând și puteți arhiva.
  • Imaginea intitulată Organizează fișierele Office Pasul 3
    2
    Sortați folderele în ordine alfabetică dacă sunt fișiere care se potrivesc cu diverși clienți. Dacă, de exemplu, fiecare fișier conține documente referitoare la o persoană sau la o companie, le puteți sorta în ordine alfabetică, în funcție de numele sau prenumele persoanei (sau numele companiei). Dacă decideți să le sortați după nume, utilizați pentru fiecare dosar o etichetă care începe în mod clar de la numele de familie, urmată de nume. Puneți folderele în ordine alfabetică și apoi puneți pe diferitele sertare ale dulapului de etichete pentru a indica ce sertare conțin documentele referitoare la numele de familie care încep cu litere.
  • Imaginea intitulată
    3
    Dacă aveți diferite tipuri de documente pentru diferite domenii ale afacerii dvs., sortați fișierele pe categorii. Ați putea avea, de exemplu, dosare care corespund facturilor sau contractelor: în acest caz, puteți prefera să le împărțiți după tip. Din nou, etichetați în mod clar fiecare liant și inserați documentele aferente respectivei categorii. Este posibil să fie nevoie să creați subcategorii: în acest caz, utilizați un dosar suspendat pentru categorie și foldere pentru subcategorii.
  • Utilizați un liant pentru documentele de care aveți nevoie urgent, astfel încât să știți unde să le găsiți imediat.
  • Plasați folderele în dulap astfel încât fișierele temporare să fie în fața dvs. și documentele importante să fie în spate: astfel, documentele de care aveți nevoie cel mai des vor fi mai ușor accesibile.

    • Metoda 3

    Creați dosare lunare

    Imaginea intitulată 1382200 5
    1
    Pe lângă metodele de arhivare descrise mai sus, utilizați o serie de directoare divizate și etichetate în funcție de lună (și an): în acest fel, când nu aveți timp să arhivați imediat documentele, le puteți păstra în continuare sortate înainte de a le depozita (când aveți timp), începând cu cele mai vechi. Acest lucru va permite, de asemenea, să le păstrați organizate în funcție de un criteriu, care va fi util atunci când trebuie să găsiți ceva.
    • Folderurile lunare reprezintă, de asemenea, o modalitate utilă de a păstra documentele care nu aparțin nici unei anumite categorii.
  • Imaginea intitulată 1382200 6
    2
    La sfârșitul anului, aruncați o privire la documentele rămase în dosarele lunare: puteți găsi că trebuie să creați o nouă categorie pe care nu ați crezut-o. Creați această categorie în noul an adăugând-o la sistemul dvs. de stocare.
  • Imaginea intitulată 1382200 7
    3
    Strângeți toate documentele rămase cu un clip de hârtie. Stocați într-un dosar pentru a eticheta "Diferite documente (anul ...)".

    • Sfaturi

    • Odată ce ați organizat toate fișierele din biroul dvs., păstrați-le sortate, stocându-le din timp în timp și punându-le înapoi după consultarea lor.
    • Pentru a evita confuzia și acumularea inutilă în noua dvs. arhivă, scăpați de documentele pe care nu mai aveți nevoie, aruncați-le în coșul de gunoi, trimițându-le la reciclare sau folosind un tocător de hârtie.

    Lucruri de care ai nevoie

    • Cabinetul de documente
    • Fișiere suspendate
    • dosare
    • etichete
    • Marcatori
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit