gtemata.com

Cum se scrie o cerere de ofertă

O solicitare pentru o propunere (acronimul engleză RFP) este un instrument care permite companiilor să caute consultanți sau persoane independente pentru a răspunde unei nevoi. Crearea unei RFP eficiente mărește șansele de a primi propuneri bune de la candidații calificați. Reprezentarea în mod explicit a așteptărilor dvs. în RFP îmbunătățește șansele de a găsi combinația potrivită pentru lucrare.

paşi

Partea 1

Determinarea nevoilor
Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 1
1
Definiți nevoile. Primul pas este să determinați tipul de rezultat pe care doriți să-l obțineți de la un proiect. Având o viziune vă va ajuta să întrebați întrebările potrivite despre serviciile unui consultant.
  • Identificați tipul de proiect pe care intenționați să îl dezvoltați și listați pașii necesari pentru a face acest lucru.
  • Stabiliți tipul de colaborare de care aveți nevoie. Aveți probleme tehnice, de proiectare sau ambele? Aveți nevoie de o persoană sau de o echipă care să lucreze la proiect? Poate munca să se facă de la distanță sau trebuie să găsești pe cineva din zonă care să se întâlnească?
  • Întrebați-vă ce fel de dezvoltatori sau specialiști aveți nevoie pentru a implementa proiectul.
  • Având o viziune inițială nu înseamnă că proiectul trebuie (sau va fi) realizat exact cum v-ați imaginat.
  • Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 2
    2
    Evaluați obiectivele și misiunea. Misiunea și obiectivele generale ale companiei pot fi la fel de importante ca și detaliile proiectului.
  • Examinați declarația de misiune a companiei, chiar dacă ați scris-o.
  • Explicați clar modul în care proiectul va fi util pentru misiunea companiei.
  • Modificați viziunea proiectului dacă nu este în concordanță cu obiectivele generale ale companiei.
  • Clarificarea modului în care proiectul va îmbunătăți compania, va satisface nevoile acționarilor sau acționarilor sau va contribui la serviciul clienți.
  • Scrieți o propoziție despre modul în care proiectul contribuie la realizarea obiectivelor companiei. Este recomandabil să includeți propoziția în RFP, dar scrierea acesteia vă va ajuta, de asemenea, să vă concentrați asupra obiectivelor specifice ale proiectului.
  • Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 3
    3
    Setați bugetul. Trebuie să aveți o sumă definită pentru suma pe care o veți putea cheltui pe proiect. A fi sinceră cu privire la bugetul autorizat va favoriza relația pe termen lung cu consultantul pe care îl veți angaja.
  • Discutați cu departamentul contabil sau cu finanțele la timp. Nu presupuneți că știți cât de mulți bani veți putea să cheltuiți pentru un proiect.
  • Asigurați-vă că includeți toate părțile proiectului și toți oamenii pe care îi angajați pentru a vă ajuta să vă îndepliniți nevoile.
  • Plan pentru cheltuieli suplimentare. Proiectele - în special cele importante - rar întâlnesc bugetul. Alocarea unor sume suplimentare pentru cheltuieli neprevăzute de la început vă ajută să nu faceți roșu.
  • Oferiți un preț competitiv. Rețineți că plata mai puțin frecventă duce la o calitate mai rea. În același timp, plata mai mult decât "prețul de piață" nu poate garanta un proiect mai bun.
  • Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 4
    4
    Configurați un program. Va trebui să pregătiți un calendar detaliat cu termenele limită atât pentru propunere, cât și pentru proiect. Este recomandabil să împărțiți proiectul în pași sau faze și să alocați un alt termen limită pentru fiecare.
  • Pregătiți un calendar invers. Începeți cu termenul final pentru finalizarea proiectului și treceți înapoi, stabilind celelalte termene în ordine.
  • Alocați un termen limită pentru propunere 2-6 săptămâni după trimiterea RFP, pe baza nivelului de detaliere și personalizare de care aveți nevoie.
  • Stabiliți un termen limită pentru pregătirea RFP din partea dumneavoastră.

    • Partea 2

    Planificați RFP
    Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 5
    1
    Citiți alte RFP-uri. Una dintre cele mai bune modalități de a scrie un RFP eficient este de a citi cererile celorlalți, ceea ce vă va oferi percepția asupra informațiilor care trebuie incluse, aspectul cel mai ușor de citit și de înțeles și tipul de efecte vizuale suplimentare de care aveți nevoie.
    • Căutați exemple de RFP-uri online. Există multe exemple disponibile care descriu în detaliu structura și informațiile importante.
    • Citiți RFP-urile reale de la alte companii. Imaginați-vă că sunteți un consultant care încearcă să pună împreună o propunere. Citiți mesajele RFP ale altor persoane și vedeți dacă există informații care vă pot ajuta să scrieți o propunere mai bună. Asigurați-vă că includeți aceste informații în RFP.
    • Încercați să găsiți RFP-urile companiilor care operează în sectorul dvs. de afaceri. Dacă aveți cunoștințe în altă companie, întrebați dacă au RFP caduce pentru a fi utilizate ca șablon.
    • Uitați-vă la modelele RFP online. Acestea pot fi un bun punct de plecare, dar le puteți folosi pentru a afla cum să scrieți documentul RFP, deci setați unul pentru o mai mare flexibilitate atât pentru formatare, cât și pentru detalii.
  • Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 6
    2
    Definirea domeniului de aplicare și a limitelor. Înainte de a scrie RFP, ar trebui să cunoașteți domeniul de aplicare și limitele proiectului. Poate fi necesar să redimensionați proiectul dacă vă dați seama că cereți prea mult în prea puțin timp.
  • Aceasta poate ajuta la pregătirea unei liste de subiecte pe care acest proiect specific nu le va aborda, chiar dacă este planificată să le reconsiderăm în viitor. (Probabil că nu veți include aceste informații în RFP).
  • Fiind clară în ceea ce privește domeniul de aplicare al proiectului în RFP va permite consultanților să facă propuneri mai bune.
  • Fii realist cu privire la rezultatele așteptate, având în vedere bugetul și constrângerile de timp indicate.
  • Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 7
    3
    Lista i "cerinţe" și "preferinţe". O modalitate de a ști ce doriți cu adevărat ca răspuns la cererea dvs. de ofertă este să faceți o listă a nevoilor și preferințelor. Toate nevoile, sau i "cerinţe", ar trebui incluse în RFP. Vă recomandăm să includeți câteva sau majoritatea "preferinţe", dar asigurați-vă că RFP nu devine prea nerealist sau greoi.
  • Este recomandabil să se distingă elementele necesare și preferate în RFP.
  • Prea multe preferințe pot descuraja potențialii consultanți care ar putea să nu se simtă calificați pe baza descrierii idealizate.
  • Păstrați lista actualizată "preferinţe" pentru evaluarea propunerilor, odată ce sosesc.
  • Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 8
    4
    Decideți cine va citi propunerile și va atribui proiectul. Persoana care va citi propunerile trimise ca răspuns la RFP ar trebui cel puțin să citească, dacă nu scrie, RFP înainte de a le transmite.
  • Asigurați-vă că așteptările privind persoana sunt indicate în mod clar în RFP.
  • Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 9
    5
    Specifică calificările minime ale unui candidat. Pe lângă cerințele și preferințele specifice ale proiectului, este de dorit să vă prezentați așteptările privind pregătirea, instruirea și experiența consultanților care vor lucra la proiect.
  • Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 10


    6
    Desenați un tabel de evaluare pentru a utiliza propunerile. Făcând-o înainte de trimiterea RFP vă poate ajuta să vă definiți mai bine nevoile și așteptările înainte de a le scrie. În acest fel, veți fi sigur că includeți și subliniați cele mai importante elemente ale RFP.
  • Stabiliți un sistem de punctare pentru propuneri. Luați în considerare mai multe categorii cu o scală de la 1 la 10 și un scor total.
  • Propunerile cu cele mai mari scoruri vor răspunde mai bine cerințelor dvs. și probabil vor fi selectate.
  • Unele categorii care trebuie luate în considerare în tabelul de scoruri sunt: ​​estetica / proiectarea, viziunea, implementarea, planul economic și financiar, experiența și referințele, abilitatea de a respecta termenele limită, integrarea modelului dvs. de afaceri în proiectarea, inovația, tehnologia, profesionalismul propus , atitudine față de feedback constructiv și abilități de comunicare.

    • Partea 3

    Scrieți documentul RFP
    Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 11
    1
    Includeți toate detaliile importante. Deși nu este recomandabil să submergați cititorii din RFP cu informații inutile, trebuie să includeți toate detaliile importante. Acestea pot include:
    • Cine sunteti si care sunt obiectivele companiei dumneavoastra?
    • Pentru că aveți nevoie de un consultant de proiect
    • Ce rezultate se așteaptă la sfârșitul proiectului
    • Cum vei lucra cu compania?
    • Cât de mult poți plăti
    • Cum și când să prezentați propunerea
    • Cum doriți să fie formatată propunerea
    • Când aveți nevoie de finalizarea fiecărei faze a proiectului
    • Cum veți evalua și selecta propunerile
    • Când intenționați să faceți cunoscut consultantul selectat sau compania
    • Cine să contacteze pentru clarificare
  • Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 12
    2
    Fii precis, dar nu prea mult. Deși este recomandabil ca RFP dvs. să fie clară și precisă cu privire la tipul de proiect și la consultantul pe care îl doriți, nu este recomandabil să îl exactită punctului de excludere a candidaților buni. Găsirea unui echilibru corect poate fi dificilă.
  • Dacă nu sunteți suficient de precis, probabil veți primi o mulțime de propuneri care ar putea fi vagi sau nu corespund viziunii dvs.
  • Dacă sunteți prea precis, nu veți primi suficiente propuneri și puteți simți că nu aveți oportunități suficiente de a alege.
  • Ar putea fi necesar să rescrieți RFP dacă propunerile sunt prea vagi sau nu sunt suficient de bine primite.
  • Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 13
    3
    Organizați în mod eficient RFP. Deoarece furnizați o mulțime de informații într-un spațiu mic, organizația este cheia pentru o RFP eficientă.
  • Asteptati sectiuni clare. Secțiunile pot ajuta la organizarea diferitelor părți ale propunerii fata in jos ușor de digerat.
  • Utilizați caractere aldine și subliniind pentru a sublinia cele mai importante puncte, dar le folosiți cu ușurință. Mai puțin de 10% din text trebuie să fie bold sau subliniat.
  • Păstrați secțiuni lungi de text cu gloanțe sau împărțiți-le în subsecțiuni mai scurte.
  • Adăugați o grafică bine concepută pentru a adăuga interes vizual și opriți textul.
  • Imagine intitulată Scrieți o solicitare de propunere Pasul 14
    4
    Cereți referințe. Asigurați-vă că cereți referințe în RFP. Ar trebui să puteți afla dacă clienții din trecut au fost mulțumiți fie de procesul de lucru cu un consultant sau de o companie, fie de proiectul final.
  • Asigurați-vă că într-adevăr numiți referințele indicate de consultant. Întrebați dacă clientul trecut ar fi dispus să angajeze din nou consultantul și să vă asigurați, atunci când solicitați, să vă referiți atât la proces, cât și la produsul finit.
  • Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 15
    5
    Corectați RFP înainte de al trimite. Trimiterea unui RFP neclar sau plin de erori grafice și greșeli este neprofesională și ar putea costa câteva propuneri bune. Pentru a fi luate în serios ca o companie, ar trebui să trimiteți un produs de calitate.
  • De asemenea, găsiți pe cineva pentru a verifica RFP. Găsirea greșelilor tale poate fi dificilă.
  • Este recomandabil să găsiți pe cineva din afara proiectului sau în afara companiei, care citește documentul RFP pentru a verifica claritatea intenției.

    • Partea 4

    Trimiteți RFP
    Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 16
    1
    Trimiteți RFP companiilor de consultanță de renume. Întreprinderile mari, chiar dacă folosesc deseori un număr de consultanți, încearcă să-și protejeze reputația și imaginea, astfel încât este puțin probabil să aibă angajați care nu se ridică la nivelul așteptărilor lor.
    • Căutați recenzii online despre companie. Comentariile online nu sunt perfecte, dar sunt adesea un loc bun pentru a începe. Luați însă comentariile negative cu un bob de sare. Asigurați-vă că citiți detaliile oricăror plângeri și ignorați limba emoțională.
    • Adresați-vă unui coleg sau cunoștință a unei companii similare cu a dvs. care ar sugera trimiterea RFP. Chiar și companiile concurente sunt de obicei dispuse să dea sfaturi oneste despre companii bine-cunoscute.
    • Apelați o companie și obțineți informații pentru referințe. Nu este neobișnuit să ceară trimiteri la consultanți individuali, deci chiar și o companie ar trebui să fie dispusă să o furnizeze. Pentru referințele indicate, adresați-vă întrebări specifice cu privire la procesul de lucru cu compania și dorința de ao implica din nou în proiectele viitoare.
  • Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 17
    2
    Limitați numărul companiilor sau al persoanelor cărora le trimiteți RFP. Dacă RFP este trimisă oricui, veți primi prea multe propuneri pentru a vă gândi realist, sau RFP nu va fi luat în serios.
  • Elaborarea unei propuneri necesită o perioadă semnificativă de timp și este puțin probabil ca o companie sau un consultant să fie dispusă să ia în serios solicitarea dvs. și să dedice timp și resurse dacă RFP-ul dvs. apare în prea multe locuri diferite.
  • Concentrați-vă pe obiectivul de a primi câteva propuneri de înaltă calitate.
  • Imaginea intitulată Scrieți o solicitare de propunere Pasul 18
    3
    Stabiliți o perioadă suficientă de timp pentru a permite părților interesate să reunească o propunere de calitate. Acordarea unui timp suficient companiilor și consultanților pentru a citi și asimila RFP, pentru a crea o viziune proprie a proiectului și pentru a pune împreună o propunere de calitate vă va permite să aveți o percepție mai bună asupra modului în care va fi proiectul final.
  • Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 19
    4
    Insistați asupra termenului limită. O companie care trimite o propunere târzie este în pericol de a fi târziu, chiar dacă proiectul expiră. Dacă sunteți serios în ceea ce privește termenele, nu luați în considerare propunerile depuse după termenul limită. Dacă termenele vă îngrijorează mai puțin decât un produs de calitate, puteți lua în considerare în continuare propuneri târzii.
    • Afișați mai multe ... (13)
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit