Cum să organizați evenimente

Stabiliți obiective. Ce doriți să obțineți exact? Nu vă gândiți la scopuri secundare, câte persoane doresc să participe sau să facă evenimentul în sine. Întrebați cu adevărat care dintre ele "profit" urări de la eveniment. Doriți cel puțin 5 persoane să se alăture organizației dvs.? Doriți să ridicați cel puțin 1000 de euro de fonduri? Doriți să schimbați modul de gândire al oamenilor sau să vă exciți?

Găsiți voluntari. Aveți nevoie de o echipă cu oameni care au abilități diferite. Ele vă pot ajuta în orice, de la program până la buget, de la pregătirea invitațiilor și posterelor pentru a vă întâmpina oaspeții și pentru a le face "munca murdară" curățarea la sfârșitul evenimentului. Cu alte cuvinte, o echipă care vă permite să faceți toată munca. Dacă puteți, alegeți voluntari în care aveți încredere!

Pregătiți-vă bugetul. Trebuie să includeți toate cheltuielile posibile, toate veniturile, sponsorizările și chiar contingențele. Fără un plan economic, veți ajunge cu o mână de chitanțe, un portofel gol și nici o idee despre ce sa întâmplat. Fii realist din prima zi și nu vei fi niciodată surprins.

Decideți locul și ziua. Asta este pasajul fundamental pentru eveniment. Locul și momentul potrivit vor asigura participarea oamenilor. Trebuie să evaluați când sunt liberi și o locație convenabilă pentru a ajunge. Nu uitați că trebuie să fie și un loc pe care-l puteți permite să rezervați!

Logistică. Acesta este un termen vag care indică practic toate aspectele practice. Cum va fi parcarea? Va exista acces pentru persoanele cu handicap? Cum să organizați spațiul disponibil? Ce echipament va servi? Ce elemente suplimentare (apă potabilă pentru vorbitori, insigne, pliante) vor fi necesare și vor reprezenta o cheltuială suplimentară? Care este numărul de persoane de care aveți nevoie pentru ca totul să meargă fără probleme?

Marketing și publicitate. În timp ce vă aflați pe vârful valului proiectului, pregătiți o schiță pentru un afiș. Ar trebui să schițați o ipoteză a datei, a orei, a locului, a oaspetelui de onoare, numele evenimentului și un slogan. Din moment ce este destul de devreme pentru postere, puteți să vă petreceți ceva timp pentru a le studia, dar este întotdeauna mai bine să începeți să le dați o formă preliminară și apoi să vedeți cum se vor dezvolta!

Ia organizat. Cel mai probabil, veți simți întotdeauna apa din gât în ​​acest timp. Respirați profund și deschideți o foaie de calcul Excel. Pregătiți un proiect al programului de activitate pentru eveniment. Completați câteva foi pentru a vă organiza ideile. Pentru moment, poate părea o birocrație inutilă, dar în câteva luni veți fi recunoscători că ați pregătit-o în avans.

Faceți o întâlnire cu echipa dvs. Acesta aprobă bugetul, programul și așa mai departe, atât cu membrii grupului, cât și cu supraveghetorii. Acesta este momentul pentru a pune întrebări. Toată lumea își cunoaște temele? Oare fiecare știe cum să facă față problemelor care ar putea apărea?

Delegații lucrează la persoane diferite și le permite celor cu mai multă experiență să coordoneze diferitele activități. Dacă este un eveniment maiestuos, trebuie să aveți mai mulți coordonatori pentru fiecare activitate care se referă la un singur supervizor. "lider de echipă" el trebuie să fie o persoană pe care grupul are încredere.

Asigurați-vă că actualizați site-urile care sunt conectate la eveniment. Probabil aveți deja o pagină Facebook și Twitter, dar există mii de alte site-uri pe care le puteți utiliza pentru a face publicitate evenimentului. De exemplu EventBrite și Meetup acestea se numără printre site-urile importante destinate să susțină evenimente. Chiar dacă nu ați auzit de ea, merită să faceți niște cercetări online.

Găsiți sponsori și alte modalități de strângere de fonduri. Există multe cheltuieli pentru a face față în timpul săptămânilor anterioare evenimentului și nu doriți să plătiți din buzunarul dvs.! Încercați să colectați bani pentru a plăti cel puțin primele sarcini, cum ar fi biroul, materialul, bufetul și așa mai departe. Unele dintre aceste obligații trebuie să fie onorate înainte de începerea evenimentului.

Reclamați evenimentul. Creați pliante, pregătiți anunțuri, informați mass-media, trimiteți e-mailuri, chemați direct persoane, trimiteți mesaje text și întâlniți potențiali participanți și sponsori. Ce altceva ar trebui să știe oamenii să participe? Asigurați-vă că toate informațiile sunt complete, astfel încât oamenii au doar câteva întrebări de întrebat, la urma urmei trebuie să gâdii, de asemenea, o mică "curiozitate!

Obțineți tot ce aveți nevoie pentru eveniment. Este posibil să aveți nevoie de medalii, suveniruri, premii, certificate și așa mai departe. Există o mulțime de detalii și gadget-uri care merg complet neobservate într-un ochi nu atent, dar care joacă un rol specific și răspund anumitor nevoi (și știți). Nu uitați mese, scaune, instrumente de sunet, fețe de masă, cărți de vizită și toate celelalte lucruri importante.

Luați măsuri pentru orice lucru. Acestea includ fotografiile și videoclipurile, echipele de transport, de alimentație și de curățenie. Lista ar putea fi nesfârșită!

Efectuați o listă de contacte. Trebuie să aveți la îndemână numerele de telefon, adresele și e-mailurile membrilor echipei dvs. În același mod, pregătiți o listă de contacte VIP și furnizor. Când cineva nu apare sau întârzie, trebuie să fii conștient de ele.

Du-te la locul evenimentului cu echipa ta. Verificați locul și evaluați parcarea, baia, culoarul, consultați acordurile pe care le-ați făcut, verificați intrările și ieșirile. Verificați dacă există un magazin de copiat în apropiere, un loc unde puteți efectua apeluri telefonice și cumpărați totul în caz de urgență. Practic, trebuie să știți zona ca buzunarele.

Luați un ultim verificare la echipă. Amintiți-vă să le spuneți tuturor cum să ajungă la locul evenimentului și la ce oră trebuie să apară. Ultimul lucru pe care îl doriți este ca echipa dvs. să vă apeleze în ziua evenimentului, întrebând unde este ușa din spate a camerei!

Verificați invitațiile și confirmările. Faceți o listă de clienți pe o foaie de excelență și căutați feedback pentru fiecare dintre ele. Rețineți că, în majoritatea cazurilor, numărul de confirmări pe care le-ați primit nu corespunde numărului de persoane care vor fi acolo. Poate că 50 de persoane v-au asigurat de prezența lor, însă ați putea găsi 5 oaspeți sau poate 500. Deci, deși trebuie să cunoașteți numărul de participanți, pregătiți-vă să gestionați un public foarte diferit!

Reveniți la locul evenimentului și verificați dacă totul este pregătit. Este camera curată și accesibilă? Este instalat și funcționează tot echipamentul electronic? Puteți încărca dispozitivele în avans? Personalul pare pregătit?

Pregătiți kitul pentru participanți. Ar putea include o sticlă de apă, un bar de energie, un notebook, un pix și un fluturaș cu toate informațiile de care au nevoie. Aceasta este și oportunitatea potrivită pentru a insera niște articole de suveniruri. Este un fel de gest care dă oamenilor sentimentul că organizația sa gândit la tot. În plus, oaspeții se vor simți apreciați!

Pregătiți o scară. Aceasta este lista cu toate informațiile necesare împărțite în timp sau durată. O agendă precisă pe minut este esențială pentru activitățile importante. Formatul depinde de tine, fă-o doar ca să nu fie prea detaliat, altfel va fi dificil de citit.

Pregătiți o listă de verificare a lucrurilor care trebuie aduse la locul de desfășurare. Ar fi groaznic dacă la începutul evenimentului, când a sosit toată lumea, ți-ai dat seama că ai uitat 12 000 de pahare acasă! Ai fi distrus totul! Deci, face o listă detaliată!

Pregătește totul înăuntru și din birou. Trebuie să puneți baloane lângă cutia poștală? În acest colț este mai bine să ataci un poster? Sunt deschise ușile la intrare? Dacă oaspeții trebuie să se elibereze într-un labirint pentru a găsi locul evenimentului, cu cât mai multe semne ați pus, cu atât mai bine.

Asigurați-vă că cei care contează știu ce se va întâmpla. Dacă un vorbitor intârzie, trebuie să găsiți o modalitate "umple" de data aceasta. Dacă băuturile răcoritoare se răspândesc dincolo de ceea ce se așteaptă, trebuie să avertizăm pe toți că programul a suferit modificări. Evenimentele foarte rar urmează planificarea pe bază de birou, astfel încât trebuie să faceți anumite schimbări pe care toată lumea le știe despre ele.

Faceți fotografii! Veți dori cu siguranță niște amintiri! În plus, prezența unui fotograf întotdeauna excită oamenii. Imortalizați posterele sponsorilor, personale, fotografiați la intrare, la recepție și așa mai departe. Ar putea fi utile pentru anul viitor!

Livrarea materialelor informative. Probabil ai lăsat un semn în mintea clienților dumneavoastră și cu siguranță vă doresc pune întrebări sau să caute o modalitate de a sprijini motivul real de ce au organizat evenimentul. Astfel, puteți pregăti broșuri sau alte obiecte care să le ajute să colaboreze personal după evenimentul.

Șterge totul! Verificați contorul de energie electrică, scoateți posterele, mesele și întregul material. Trebuie să părăsiți biroul așa cum îl găsiți, mai ales dacă ați plătit să îl închiriați și veți dori să-l folosiți din nou în viitor. În plus, proprietatea ar putea ajunge la "amenzi" dacă nu îți îndepliniți această datorie. Încercați să împărțiți sarcinile astfel încât lucrările să fie cât mai rapide și mai ușoare posibil.

Amintiți-vă toate sarcinile "post-eveniment". În funcție de tipul de eveniment pe care l-ați organizat, este posibil să nu existe nimic sau puteți avea o lungă listă de credite pentru a scrie și a primi chitanțe. Iată câteva sugestii: