Cum să documentați un proces

Companiile documentează adesea un proces pentru a se asigura că toți lucrătorii știu cum să o facă în mod corespunzător sau să analizeze procesul însuși pentru îmbunătățire. Dacă vă cer să documentați un proces sau dacă decideți să faceți acest lucru, încercați să implicați persoane care au experiență și cunoștințe despre procesul în sine. Următoarele două tipuri de diagrame sunt descrise, dar dacă credeți că un alt tip de diagramă mai simplă sau un document text este mai potrivit pentru proces, puteți folosi și el. În acest caz, citiți secțiunea de consiliere generală pentru a obține o idee despre scopul documentației procesului.

paşi

Metoda 1

2

Subdivizați procesul în mai multe subprocese. Subprocesele sunt principalele sarcini care trebuie îndeplinite în timpul procesului. Dacă nu sunteți familiarizat cu procesul în timpul depunerii, interviuți managerii de proiect sau alți experți în acest proiect pentru a înțelege corect sarcinile incluse.

3

Decideți dacă procesul este suficient de simplu pentru un document text. Dacă procesul dvs. este similar de fiecare dată și implică doar câteva decizii sau variante, puteți scrie pur și simplu pașii dintr-o listă. Utilizați un document text electronic (de exemplu, un fișier Microsoft Word) sau o foaie de hârtie.

4

Luați în considerare o schemă de flux. O diagramă simplă este o modalitate ușoară de a afișa vizual procesul, așa cum este descris într-o secțiune ulterioară a acestui articol. Există modalități de a face diagrame complicate, dar acestea nu sunt întotdeauna necesare. Urmați instrucțiunile din secțiunea de diagramă complexă numai dacă procesul dvs. are mai mult de zece pași și există mai mult de trei persoane care efectuează pași diferiți în acest proces.

5

Încercați să fiți scurți, ori de câte ori este posibil. O pagină este ideală, dar chiar și pentru procese complicate încearcă să atingă maximum 5 pagini. Numai sarcinile specializate și complexe necesită documente mai lungi și numai dacă documentul va fi utilizat de persoanele care vor executa aceste procese.

6

Includeți elemente vizuale, dacă acestea ajută la îmbunătățirea procesului de citire a procesului. Unii înțeleg mai bine reprezentările vizuale decât textul, mai ales dacă există directori, șefi sau alte persoane care nu au experiență directă în procesul pe care îl documentați. Aceste elemente pot fi diagrame, fotografii sau ecrane, dar pot fi simple și clare.

7

Consultați persoanele bazate pe titlu, nu pe nume. Documentul ar putea dura mai mult decât indivizii. Nu scrie "Trimiteți procesul de întâlnire lui Carol", scrieți "Trimiteți procesul de întâlnire președintelui". Dacă credeți că numele este necesar pentru cititori, includeți atât numele, cât și locația.

8

Clarificați modul în care procesele sunt conectate unul la celălalt. De exemplu, un document pentru procesul "Compune un buletin informativ" se poate încheia cu nota "Rezultatul final este trimis editorului. Vedeți documentul intitulat "Scrierea buletinului informativ". Documentul intitulat "Scrierea buletinului informativ" poate începe cu nota "Acest document este precedat de Compune un buletin informativ" și se încheie cu "Acesta este acum trimis la publicație. Vedeți documentul intitulat "Publicarea buletinului informativ".

9

Faceți documentele editabile și accesibile. Faceți copii disponibile pentru citire. Păstrați un document de bază electronic în format editabil, astfel încât să îl puteți schimba dacă este necesar.

10

Etichetați cu atenție documentele. Scrieți data creării și data ultimei modificări la un punct evident din document, de exemplu în partea de sus a paginii. Dacă mulți oameni editează documentul, puteți pune numele sau inițialele aproape de data ultimei modificări. În final, includeți un titlu și un nume pentru fișier, care comunică în mod clar ce proces este documentat.

Metoda 2

2

Aranjați diagramele de la stânga la dreapta sau de sus în jos. Când creați o diagramă, creați o casetă pentru fiecare sarcină din proces și conectați-o cu săgeți care arată ordinea în care efectuați aceste activități. Începeți din stânga sau în partea de sus a paginii, la fel cum ați face atunci când scrieți. Secvențierea acestor pași ușurează înțelegerea acelor care trebuie executate.

3

Începeți cu o oval intitulat "Început". Dacă diagrama este suficient de mică pentru a se potrivi unui rând sau unei coloane, este posibil să nu aveți nevoie de acest cerc. Pentru diagrame mai complicate, ar putea fi util să aveți un oval intitulat "Start".

4

Desenați un dreptunghi cu numele primei sarcini din interior. Desenați o săgeată îndreptată de la ovalul "Start" la cutia cu prima sarcină din interior. De exemplu, "Luați comanda clienților".

5

Desenați o săgeată pentru următoarea sarcină. Această săgeată indică următoarea casetă, unde veți scrie a doua sarcină. Dacă există o decizie sau o întrebare de răspuns înaintea celei de-a doua sarcini, scrieți întrebarea într-un diamant.

6

Conectați rombul decizional la sarcini, în funcție de răspuns. De exemplu, să presupunem că caseta cu sarcina "Preia comanda clientului" duce la rușine cu întrebarea "A fost ordonată apa?" Desenați două săgeți care pornesc de la rușine. Pe o săgeată, tastați "Da" sau "S" și aduceți-o la caseta marcată "Dați apă clientului". În a doua săgeată, tastați "Nu" sau "N" și duceți-o la caseta marcată "Comandați la bucătar".

Metoda 3

2

Evaluați dacă să utilizați un software. Diagrama poate părea mai clară și mai ușor de citit dacă utilizați software pentru a crea diagrame. Având un fișier, de asemenea, este mai ușor să aplicați modificări diagramei după cum este necesar. Căutați online pentru "software-ul de procesare a proceselor", asigurându-vă că ceea ce descărcați poate crea diagramele Rummler-Brache.

3

Listează fiecare participant într-o coloană din partea stângă a paginii. Fiecare linie poate fi dedicată unui departament, unui grup sau unei funcții. Fiecare participant este responsabil pentru sarcinile incluse în rând, pe toată pagina. Aceasta este adesea menționată ca "banda" a participantului.

4

Începeți cu prima sarcină. Începeți procesul prin plasarea primei sarcini într-o casetă din partea stângă a paginii, chiar la dreapta participantului responsabil pentru această sarcină. De exemplu, dacă divizia de cercetare inițiază procesul creând o idee despre produs, desenează o casetă în dreapta cuvântului "Căutare" și etichetează-o Creați ideea de produs.

5

Continuați așa cum ați proceda în mod normal într-o diagramă, dar mutați sarcinile spre dreapta și treceți la rândul corect. De exemplu, în cazul în care Cercetarea trimite ideea pe produs pentru marketing pentru testare, trageți o săgeată din Creați ideea de produs la panoul din rândul Marketing, în partea dreaptă a panoului anterior. Etichetați această casetă Testarea.

6

Învață să folosești romburi și ovale. Cele mai multe diagrame folosesc pătrate, romburi și ovale, cu săgeți în mijloc. Ați văzut deja caseta, marcată cu numele unei sarcini. Utilizați un diamant atunci când există multe rezultate posibile. Utilizați ovalele atunci când obțineți un rezultat final. Continuând exemplul de mai sus, trageți o săgeată din Testarea la rombul marcat A fost aprobat produsul?. Desenați o săgeată din romb, marcând-o cu a nu și conectați-o la un oval marcat Sfârșitul procesului. O a doua săgeată marcată da poate duce la o nouă sarcină în acest proces.

7

Fii consistenta. Utilizați dimensiuni similare ale cadrelor și nu mai mult de 2-3 culori diferite, pentru a face schema tehnologică mai lizibilă. De exemplu, toate casetele (sarcinile) pot avea un fundal albastru, în timp ce toate romburile (întrebările) pot fi galbene.

8

Dacă este necesar, mergeți la o altă pagină. Este mai bine să utilizați mai multe pagini decât să creați o diagramă de flux prea mică pentru a fi citită cu ușurință. Utilizați săgeți bine marcate pentru a face ordinea de circulație clară. De exemplu, trageți o săgeată marcată A care duce la partea dreaptă a paginii. Pe pagina următoare, desenați o săgeată care duce din partea stângă a paginii, de asemenea marcată A.

9

Editați diagrama. Urmați toate căile posibile din diagramă și vedeți dacă are sens. În mod ideal ar trebui să-l arătați altcuiva care cunoaște procesul, pentru a identifica erorile și pașii lipsă. Odată ce ați analizat și corectat erorile, documentul este gata să fie prezentat sau trimis persoanelor implicate în proces. Cu toate acestea, nu ezitați să schimbați diagrama dacă procesul se schimbă mai târziu, trimițând documentul actualizat persoanelor care îl aplică.

Metoda 4

2

Căutați două sarcini. Dacă diagrama sau documentul conține două sarcini identice, luați în considerare dacă acestea sunt utile sau ineficiente. Uneori este bine să repetați o sarcină pentru un control mai mare (de exemplu, două departamente care inspectează un produs în momente diferite). Cu toate acestea, sarcini simple, cum ar fi revizuirea nu ar trebui să fie mai mult de o dată în acest proces. Sugerați că unul din pașii dubli este eliminat din procedură.

3

Căutați mișcări inutile între departamente. Documentul poate indica faptul că persoana A și persoana B transferă responsabilitatea procesului înainte și înapoi de mai multe ori. Este posibil să se reducă numărul de transferuri inutile? Dacă puteți reorganiza procesul, persoana A ar putea să efectueze mai multe sarcini într-o perioadă de timp și apoi să le transfere persoanei B.