gtemata.com

Cum să scrieți o scrisoare de plângere unei companii

Scrierea unei scrisori de plângere este ceva la care mulți oameni trebuie să se confrunte la un moment dat în viața lor. Dacă sunteți nemulțumit de un produs sau de un serviciu al unei companii, este de obicei posibil să rezolvați problema într-un mod reciproc avantajos printr-o scrisoare de plângere bună dar fermă. Scrierea unei scrisori de plângere nu trebuie să fie complicată sau înfricoșătoare - tot ce trebuie să faceți este să expuneți în mod clar faptele și să cereți o rezoluție.

paşi

Metoda 1

Scrieți o scrisoare de reclamație
Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de reclama la o companie Pasul 1
1
Adresați-vă scrisoarea către serviciul de asistență. Atunci când scrieți o scrisoare de plângere, veți avea o șansă mai mare de succes prin direcționarea scrisorii la serviciul de asistență al companiei. Serviciul de asistență este folosit pentru a face față plângerilor și scrisoarea dumneavoastră va fi tratată eficient și eficient.
  • Încercați să aflați numele managerului de servicii pentru clienți sau al managerului și adresați-vă personal scrisoarea dvs. Începeți cu "Egregio" sau "Gentile" urmat de numele său de familie. Dacă nu puteți găsi numele managerului serviciului de relații cu clienții, scrieți pur și simplu "Stimate doamnă sau doamnă".
  • Ar trebui să puteți găsi adresa serviciului de asistență pe site-ul companiei, pe oricare dintre etichetele sau pachetele produselor sau pe materialele promoționale sau de publicitate ale companiei.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 2
    2
    Rapid ajunge la punctul crucial al scrisorii. Prima linie a scrisorii dvs. ar trebui să explice în mod clar de ce scrieți scrisoarea și care este exact plângerea dvs. Afișați toate faptele relevante, inclusiv data, ora și locul unde ați achiziționat sau primit serviciul, împreună cu orice număr serial sau model relevant.
  • Destinatarul scrisorii ar trebui să poată identifica sucul scrisorii în mai puțin de cinci secunde, pentru a evita o introducere lungă și vagă.
  • Puteți oferi mai multe detalii sau explicații despre situație în paragraful care urmează tezei dvs. de început, dar prima linie trebuie să atragă atenția asupra reclamației dvs. cât mai succint posibil.
  • De exemplu, teza de deschidere ar putea reda: "Scriu să vă plâng de un uscător de păr defect pe care l-am cumpărat de la compania dvs. în data de 15 iulie la domiciliul dvs. din Corso Italia, în Genova.".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 3
    3
    Specificați în mod specific care rezultat sau remediu vă poate satisface. Dacă doriți o altă formă de compensare, o rambursare, o reparație sau o înlocuire, vă rugăm să o exprimați clar în al doilea paragraf. Acest lucru vă va ajuta să evitați să primiți o scrisoare proformă sau un alt răspuns standard și să oferiți destinatarului ceva de lucru.
  • Încercați să fiți cât mai constructiv posibil în comentariile dvs., sugerând o modalitate de a vă continua relația cu compania. Dacă solicitați o rambursare sau o altă formă de compensare, în timp ce le informați în același timp că intenționați să vă continuați afacerea în altă parte, oferiți puține stimulente pentru a încerca să rezolvați problema.
  • Dacă doriți ca firma să corecteze o problemă mai largă, spuneți acest lucru în scrisoarea dvs., dar recunoașteți că un astfel de lucru poate necesita timp.
  • Nu amenința acțiunile legale în prima comunicare. Ar putea fi soluția definitivă, dar mai întâi trimiteți plângerea și așteptați un răspuns.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 4
    4
    Atașați copii ale documentelor justificative. Acestea pot include chitanțe, garanții, copii ale cecurilor trimise și, după caz, fotografii sau videoclipuri. Toată documentația trebuie inclusă în scrisoarea dvs.
  • Asigurați-vă că trimiteți copii de orice documentație pe care doriți să o includeți, dar nu originalul. În acest fel, nu există nicio modalitate prin care aceste informații cheie să fie pierdute sau pierdute, dacă aveți nevoie să furnizați dovezi altcuiva.
  • De asemenea, asigurați-vă că declarați materialele pe care le atașați în corpul literei. De exemplu: "Includeți o copie a chitanței originale, o copie a garanției pentru uscătorul de păr și informații privind numărul de serie".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 5
    5
    Acordați-le o limită de timp pentru a rezolva problema. Este util să oferiți o perioadă exactă de timp în care doriți ca problema să fie rezolvată. Acest lucru vă va liniști și vă va ajuta să aduceți problema la o concluzie rapidă.
  • Acordarea unei limite de timp va contribui, de asemenea, la prevenirea posibilității ca scrisoarea dvs. să fie pierdută sau uitată, provocând și mai mult disconfort și resentimente între dumneavoastră și companie.
  • Doar asigurați-vă că termenul propus este rezonabil. În general, una sau două săptămâni sunt suficiente, deși acest lucru poate varia în funcție de solicitare.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 6
    6
    Scrisoarea se încheie cu respect. Mulțumiți destinatarului pentru asistență și informați-i cum și când vă pot contacta pentru a rezolva problema. Acest lucru va face munca mult mai ușoară, rezultând un rezultat mai eficient pentru dvs.
  • Semnează litera cu "Cordially", dacă știi numele persoanei în care scrieți sau "Cel mai bun" dacă ai menționat destinatarului ca "Lord" sau "Lady". Evitați închiderile informale cum ar fi "Bună" sau "Cu sinceritatea ta".

    • Metoda 2

    Utilizați tonul corect și formatul
    Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 7
    1
    Fii politicos. Poți să fii supărat și să ai tot dreptul să fii supărat, dar rudeness pune destinatarul în defensivă. Scrieți respectuos și evitați cu orice preț să faceți comentarii amenințătoare, furioase sau sarcastice. Amintiți-vă că persoana care a citit scrisoarea ta nu este direct responsabil pentru orice s-ar fi întâmplat și vei fi mult mai receptiv și bine dispus către un client plăcut și politicos, mai degrabă decât spre un client furios care utilizează acuzatori moduri.
    • Amintiți-vă că compania pe care o scrieți probabil că nu vrea să vă piardă intenționat. Majoritatea companiilor au tot interesul de a-și satisface clienții.
    • Veți avea mult mai mult succes dacă tratați destinatarul ca pe cineva care vrea să vă ajute, mai degrabă decât să presupuneți că are intenții rău intenționate.
    • Nu scrie când ești furios. Așteaptă până când îți scrii scrisoarea până nu te calmezi. Sau, dacă doriți, scrieți-o acum, dar lăsați-o să decanteze o zi sau două înainte de ao trimite. Cu toate probabilitățile, veți dori să reformulați lucrurile mai puțin focoase.
  • Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 8
    2


    Fii concis. Reprezentanții serviciului de relații cu clienții pot primi, de asemenea, sute de scrisori pe zi, deci este vital să ajungeți rapid la acest punct, astfel încât să știe cu ce au de-a face cu cât vor începe să citească. Dacă scrisoarea dvs. este prea lungă sau prea detaliată, cititorul va fi înclinat să își lase conținutul și să obțină o idee clară despre problema exactă sau rezoluția dorită.
  • Evitați orice detaliu inutil, precum și donații lungi și dizertații.
  • Încercați să păstrați scrisoarea pe o singură pagină sau sub aproximativ 200 de cuvinte.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 9
    3
    Încearcă să fii autoritar. Cu autoritatea scrisorii dvs. veți crea tonul potrivit și vă veți asigura că societatea știe că plângerea trebuie luată în serios. Acest lucru este valabil mai ales pentru cele mai grave probleme, care pot avea implicații financiare semnificative.
  • A fi autoritar include multe lucruri: calitatea limbii folosite, cunoașterea drepturilor și responsabilității companiei, precum și prezentarea profesională a scrisorii.
  • Toate aceste lucruri vă vor da acea credibilitate care ar trebui să influențeze pozitiv răspunsul la scrisoarea dvs.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 10
    4
    Formați-vă scrisoarea în mod corect și corect. După cum sa menționat mai sus, formarea profesională a acesteia poate influența pozitiv felul în care reclamația este primită. Includeți numele, adresa și data din partea stângă sus, urmată de numele și titlul persoanei în care scrieți, împreună cu adresa firmei, în partea dreaptă, chiar deasupra cadrului scrisorii. Rețineți că în lumea anglo-saxonă poziția expeditorului și a destinatarului sunt inversate în comparație cu abordarea comercială standard.
  • Întotdeauna scrieți scrisoarea pe un computer: va fi mai ușor de citit și mult mai curat pentru a vedea. Dacă trebuie să scrieți scrisoarea cu mâna, asigurați-vă că scrisul dvs. este clar și lizibil, fără cuvinte șterse sau pete de cerneală.
  • Pentru a vă scrie semnătura, lăsați un spațiu gol mai jos În credință sau Cu respect pentru a putea să vă scrieți manual semnătura. Sub acest spațiu trebuie să adăugați numele imprimat pentru a facilita citirea.
  • Mențineți scrisoarea ordonată și bine distanțată, cu paragrafe de dimensiune aproximativ egală.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 11
    5
    Verificați ortografia și gramatica. Dacă acestea ar fi incorecte, ar putea afecta negativ evoluția cererii. Asigurați-vă că ați verificat computerul înainte de a imprima scrisoarea sau l-ați citit pe altcineva înainte de al trimite.

    • Metoda 3

    Acordați o urmărire
    Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 12
    1
    Așteptați până la limita de timp prevăzută. Fiți răbdători și nu continuați să continuați până când termenul din scrisoarea dvs. inițială a trecut. Dacă această dată a trecut și nu ați auzit încă nimic, puteți continua cu un apel telefonic sau cu un e-mail pentru a verifica dacă scrisoarea a fost primită. Este întotdeauna mai bine să oferiți companiei avantajul îndoielii.
    • Dacă nu ați primit încă informații cu privire la scrisoarea dvs. sau dacă situația nu a fost gestionată în mod satisfăcător, puteți continua să transmiteți plângerea cuiva mai sus în lanțul de comandă.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de reclama la o companie Pasul 13
    2
    Mergeți de-a lungul lanțului de comandă. Dacă relația cu managerul de servicii pentru clienți este nereușită, încercați să aflați cine este următoarea persoană din lanțul de comandă și ajungeți la ea. De fiecare dată când vă deplasați pe scara celor responsabili, oricine este, atașați corespondența pe care ați avut-o la nivelul anterior. Acest lucru va actualiza următorul și cel mai influent manager al companiei și cel mai probabil întrebarea va fi rezolvată fără a trebui să lupți.
  • Cel mai bine este să începi cu clientul de apel înainte să te îndrepți direct. Acest lucru se datorează faptului că departamentul de servicii este mai obișnuit să se ocupe de aceste tipuri de reclamații, iar scrisorile adresate directorului general ar fi probabil adresate acestui departament oricum.
  • În acest caz, asistenții de servicii vă pot trata automat într-un mod neprietenos, pe măsură ce ați încercat să le înlocuiți.
  • Rețineți că, dacă scrieți o scrisoare unui director general sau unui director general, aceasta ar trebui să fie foarte clară, concisă și bine scrisă, deoarece managerul nu va avea cunoștințe anterioare despre incident.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 14
    3
    Dacă doriți să continuați acțiunea în mod legal, consultați un avocat. El sau ea va ști cum să procedeze. Rețineți că o acțiune în justiție ar trebui să fie ultima soluție: alegeți-o numai dacă plângerea are un răspuns negativ și nu obțineți compensația financiară solicitată și datorată.

    • Sfaturi

    • Înainte de a scrie, luați ceva timp să reflectați asupra a ceea ce sa întâmplat. Când v-ați gândit și știți exact ce doriți și cum puteți obține, veți fi pregătiți să vă scrieți scrisoarea.
    • Asigurați-vă că ați inclus numele, adresa, adresa de e-mail și numărul de telefon în scrisoarea dvs. (acasă, birou și telefon mobil, dacă este posibil). De asemenea, asigurați-vă că cereți și informații despre cine vă citește, astfel încât să fiți amândoi actualizați cu privire la orice progres în ceea ce privește plângerea dvs.
    • Citiți bine și asigurați-vă că totul este fiabil, adevărat și verificabil.
    • Nu jurați. Amintiți-vă că doriți să obțineți o compensație sau cel puțin să găsiți o soluție - abuzarea destinatarului nu vă va ajuta. Dacă doriți să utilizați un limbaj mai puternic, evitați propozițiile pasive și folosiți cuvinte mai imediate și mai directe. Mai degrabă, el pretinde că este "șocat" sau chiar "dezgustat", cuvinte mai puternice decât "dezamăgite".
    • Trimiterea reclamației prin scrierea unei scrisori are un efect mai mare decât un e-mail, un fax sau un comentariu pe blogul site-ului.
    • Nu trimiteți scrisori de martori jurați. De fapt, dacă ajungeți în instanță pentru acest lucru, puteți dori să retrageți atât numele, cât și declarațiile martorilor. Rețineți, de altfel, că încheierea în instanță este o procedură foarte costisitoare. În cele mai multe cazuri, este mai bine să se găsească un acord informal sau, cel puțin, o mediere.
    • Dacă scrieți o plângere despre o anumită persoană, limitați scrisoarea la eșecurile dvs. și nu discreditați întreaga companie. Dacă scrieți pentru a vă plânge de o politică a companiei, nu insultați pe cei care vă citesc sau pe întreaga politică. Vorbește doar despre problema dvs. și despre modul în care doriți să o rezolvați.
    • Există site-uri pentru consumatori care își exprimă plângerile: consultați-le pentru a vedea dacă alții s-au aflat în aceeași situație cu aceeași companie.
    • Păstrați o copie a întregii corespondențe și urmăriți datele pe care le-ați trimis scrisorile.

    Avertismente

    • Este ilegal să scrii o scrisoare care amenință violența fizică, daune materiale sau atacuri asupra sănătății sau siguranței. O amenințare poate fi interpretată ca hărțuire și motiv suficient pentru a se acționa în instanță - este, prin urmare, supusă unor sancțiuni juridice, de la amendă la închisoare. Faceți o plăcere și lăsați amenințările singure! Mai bine să nu le scrieți, să nu le mai trimiteți!
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit