Cum se scrie o scrisoare comercială

Trebuie să scrieți o scrisoare profesională impecabilă? Majoritatea acestor documente respectă un format foarte precis, dar intuitiv, adaptabil la orice tip de conținut. O scrisoare de afaceri trebuie să conțină întotdeauna data, datele de contact ale expeditorului și destinatarului și câteva paragrafe centrale. Urmați acești pași și modificați-i, dacă este necesar, pentru a le adapta la nevoile afacerii dvs.

paşi

Partea 1

2

Alegeți cardul potrivit. Scrisoarea trebuie tipărită în format 22x28 cm (clasic pentru litere) sau pe hârtie A4. Unele contracte lungi pot fi tipărite în format 22x35 cm (tipic corespondenței legale).

3

Includeți informații despre compania dvs. Indică numele companiei și adresa. Specificați o linie pentru fiecare parte a adresei. Dacă aveți o companie independentă sau lucrați independent, scrieți-vă numele în locul companiei sau mai sus.

4

Includeți data. Scrierea datei complete este cea mai profesionala alegere vreodata. De exemplu, scrieți "1 aprilie 2012". Ar trebui să apară justificat în stânga, cu câteva linii mai mici decât adresa expeditorului.

5

Indică datele destinatarului. Scrieți numele complet, însoțit de titlul (dacă este cazul), numele companiei și adresa destinatarului, în această ordine. Dedicați o linie tuturor informațiilor. Dacă este necesar, includeți un număr de referință. Datele destinatarului trebuie să fie justificate în partea stângă, cu câteva linii mai mici decât data.

6

Alegeți un salut. Este un semn important de respect. Alegerea depinde de diverși factori: dacă cunoașteți destinatarul, cât îl cunoașteți și care este nivelul de formalitate al relației. Luați în considerare următoarele opțiuni:

Partea 2

2

Utilizați pronume personale. Puteți folosi cu siguranță "eu". "ne". "tu" și "tu" într-o scrisoare comercială. Vorbește despre tine în prima persoană singulară și adresează-i destinatarului "tu". "tu" sau "tu".

3

Scrieți clar și concis. Cititorul trebuie să înțeleagă exact ce vrei să spui. Va răspunde rapid numai dacă ceea ce ați scris are sens. În special, dacă doriți ca după primirea scrisorii să ajungeți la un anumit rezultat sau să faceți o anumită acțiune, spuneți-o. Explicați-vă poziția cât mai scurtă posibil.

4

Utilizați forma activă. Când descrieți o situație sau faceți o cerere, asigurați-vă că alegeți formularul activ, evitați pasivul. Acesta din urmă face scrisul ambiguu sau impersonal. În plus, forma activă este mai dinamică și merge direct în acest punct. Exemple:

5

Fă conversație atunci când este necesar. Scrisorile sunt scrise de oameni pentru alte persoane. Dacă este posibil, evitați utilizarea șabloanelor predefinite. Este imposibil să cultivați o relație cu o corespondență impersonală și masivă. Totuși, țineți departe de o limbă foarte informală și de slang. Tonul trebuie să fie formal, dar în același timp prietenos și prietenos.

6

Fii politicos. Puteți fi frumos chiar și atunci când scrieți pentru a exprima o plângere sau o problemă. Luați în considerare locația destinatarului și oferiți-i ceea ce puteți, în limite rezonabile, pentru a vă ajuta și pentru a vă ajuta.

7

Dacă litera are mai mult de o pagină, utilizați un antet adecvat. Majoritatea scrisorilor de afaceri ar trebui să fie suficient de concise pentru a ocupa o singură pagină. Cu toate acestea, dacă aveți un document mai lung, cum ar fi un contract sau un verdict legal, îl puteți folosi mai mult. Utilizați antetul corespunzător din a doua pagină, care de obicei are o scurtă adresă și este compus din același tip de card ca primul.

8

Sintetizează. În ultimul paragraf, rezumați punctele acoperite și rezumați în mod clar planul de acțiune planificat sau ce vă așteptați de la destinatar. Vă reamintim că vă poate contacta dacă aveți întrebări sau probleme. Mulțumim pentru atenția acordată scrisorii și întrebării.

Partea 3

2

Semnează scrisoarea. Lăsați aproximativ patru linii goale pentru semnătură. Înregistrați-o după imprimare. Dacă îl trimiteți prin e-mail, scanați o imagine a semnăturii dvs. și atașați-o la această parte a scrisorii. Albastru sau negru este de preferat.

3

Introduceți numele și datele de contact. Sub semnătură, introduceți numele, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail și orice alte informații utile pe computer. Specificați o linie pentru fiecare dată.

4

Adăugați inițialele persoanei care a introdus scrisoarea. Dacă ați fost apăsat pe computer de altcineva decât autorul, trebuie să indicați inițialele în spațiul de semnătură. Uneori sunt incluse și inițialele autorului scrisorii. În acest fel, este clar cine a lucrat acolo.

5

Indică prezența atașamentelor. Dacă ați atașat alte documente care trebuie examinate de către destinatar, indicați câteva rânduri sub informațiile dvs. de contact. Specificați numărul și tipul de documente. De exemplu, scrieți "Atasamente (2): curriculum, broșură" .

6

Dacă este necesar, adăugați numele celorlalți destinatari. Dacă trimiteți o copie a scrisorii către diverse persoane, ar trebui să le indicați. Puteți face acest lucru tastând "cc:" sub rândul atașamentelor, care reprezintă "copie de cunoștințe". Imediat după aceea, listați numele și titlurile celorlalți destinatari ("cc" a însemnat de asemenea "carbon copy", deoarece, de fapt, copia pe hârtie a fost făcută cu ajutorul hârtiei carbon).

Partea 4

2

Nu atingeți litera. Dacă aveți mai multe pagini, această metodă ar trebui, în general, să fie evitată. Pentru a vă asigura că foile sunt în ordine, atașați-le cu o clemă de hârtie din partea stângă sus.

3

Pregătiți scrisoarea pentru expediere. Dacă îl trimiteți prin poștă, utilizați un plic adecvat. Dacă este posibil, utilizați unul cu imprimarea siglei companiei. Notați adresa de retur și adresa destinatarului. Împingeți litera în trei părți, astfel încât destinatarul să deschidă în primul rând pliul superior, apoi pliul inferior. Asigurați-vă că lipiți suficient timbre și trimiteți-l.