Cum să gestionați e-mailurile

Nu credeți că rămâneți anonim. Dacă trimiteți mesaje indecente, poate crezi că nimeni nu poate afla de unde a venit poșta. La urma urmei, ați configurat o adresă web falsă. Gândește-te bine. E-mailurile conțin informații invizibile despre expeditor. Această informație poate fi găsită în antet. Toate programele majore de gestionare a e-mail-urilor pot afișa informații antet. Iată cum:

Evitați trimiterea mesajelor e-mail persoanei greșite. Programele moderne vizează facilitarea trimiterii de e-mailuri. Când începeți să introduceți adresa unui destinatar la care ați trimis anterior un e-mail, câmpul "Pentru:" ar putea fi completat automat. Fiți atenți. Verificați întotdeauna că destinatarul este cel potrivit. În plus, dacă scrieți ceva negativ despre Joe Smith, veți avea în vedere numele lui Joe. Nu îi trimiteți mesajul.

Nu utilizați aceeași adresă de e-mail pentru tot. Utilizați diferite adrese de e-mail: pentru uz privat, pentru uz public, pentru liste de distribuție online și pentru achiziții online. Majoritatea furnizorilor vă vor oferi conturi diferite. De asemenea, puteți utiliza adrese web pentru conturile personale. Gmail și Yahoo! amândoi merg bine. Puteți accesa aceste adrese de oriunde, atâta timp cât aveți acces la web.

Nu uitați să verificați toate conturile de e-mail. Controlul tuturor acestor conturi poate fi dificil, mai ales din casă. Pentru a economisi timp, puteți utiliza ePrompter (eprompter.com) care poate controla 16 conturi diferite protejate prin parolă. mai mult, ePrompter este gratuit. Există alte programe cu aceeași funcție și gratuite, cum ar fi Active Email Monitor (emailmon.com).

Nu faceți clic pe "prezenta" în grabă. Revedeți e-mailurile înainte de a le trimite! Chiar dacă nu căutați un loc de muncă, trebuie să fiți atent. Oamenii te vor judeca inconstient pentru greselile tale. Nimeni nu este perfect. Dar puteți găsi 99% din aceste erori prin recircularea textului. Nu vă bazați prea mult pe un verificator de ortografie. El va identifica unele erori, dar va ignora pe alții. Și este, de asemenea, foarte dificil să observați câteva cuvinte lipsă pe care nu le-ați inclus în mod inadvertent într-o propoziție. Deci, ia cinci minute și reciti textul. Nu face figura celor ignoranți.

Setați un cronometru. Puteți să o faceți în Outlook adăugând o setare care întârzie expedierea de la 1 la 5 minute, păstrând e-mailul în căsuța de ieșire, cu posibilitatea ștergerii acestuia. În acest fel, veți evita apăsarea unui buton greșit și trimiterea din greșeală a unui mesaj neterminat. În plus, veți avea timp suficient pentru a șterge toate insultele pe care le-ați adresat șefului dvs. într-un moment de furie.

Nu uitați atașamentele. Întrucât se întâmplă tuturor, nu ar trebui să fie o problemă serioasă. Dacă totuși faceți acest lucru, oamenii ar putea crede că dați numerele. De asemenea, ei pot avea îndoieli cu privire la a face afaceri cu dvs. în viitor. Când sunteți gata să trimiteți mesajul e-mail, întrebați: "Am uitat ceva?"

Utilizați numele dvs. de domeniu. Oferiți companiei dvs. o notă profesională. Dacă utilizați un cont Web sau un nume ISP pentru compania dvs., nu veți obține o impresie bună.