Cum să răspundeți la un e-mail

E-mailurile reprezintă o parte importantă a vieții personale și profesionale - totuși, uneori oamenii ignoră regulile de etichetă atunci când folosesc dispozitive electronice. Puteți afla cum să scrieți un e-mail de feedback succint și profesional, care vă va ajuta să comunicați mai bine cu clienții, colegii și prietenii.

paşi

Metoda 1

2

Evaluați tonul unui e-mail. Dacă are un ton formal, ar trebui să răspundeți într-un mod la fel de formal.

3

Luați notă de data și ora la care a fost trimis e-mailul. Încercați să răspundeți la toate e-mailurile importante în 24 de ore.

4

Citiți e-mailul a doua oară înainte de a răspunde. Pentru e-mailuri mai confuze, citiți-le de 3 sau 4 ori.

Metoda 2

2

Fiți atent cu toate e-mailurile profesionale. Dacă nu sunteți familiarizați cu destinatarul sau dacă scrieți despre probleme personale care nu sunt legate de muncă, trebuie să utilizați o formulă de rămas bun, un salut și o semnătură.

3

Nu răspundeți tuturor dacă informațiile nu se referă la alte persoane. De exemplu, dacă șeful dvs. trimite un e-mail tuturor angajaților, dar aveți o întrebare specifică, răspundeți-vă șefului.

Metoda 3

2

Eliminați toate formatele. Oamenii citesc e-mailuri pe tablete, smartphone-uri și alte dispozitive care nu iau întotdeauna în considerare specificațiile de formatare. Îndepărtați cursivele, boldul și nu scrieți niciodată cu majuscule.

3

Porniți-vă e-mailul cu un salut. Acest lucru poate fi formal, cum ar fi "Dragă domnule Rossi" sau mai puțin formale, cum ar fi "Bună, Gigi".

4

Mulțumim persoanei pentru e-mail, dacă este utilă, creativă sau în timp util. Un pic de lingușire poate fi utilă. Fii foarte scurt.

5

Trebuie să răspundeți mai întâi la întrebările relevante. Tot ceea ce este inclus în primul paragraf va avea un accent mai mare.

6

Aflați cum să răspundeți la e-mailurile care prezintă mai multe întrebări. Dacă există mai mult de 3 întrebări, copiați și inserați întrebările în e-mail și răspundeți mai jos.

7

Adăugați salutul la sfârșit. Ca și cu cele mai bune urări, folosiți o felicitare oficială "Cu respect" sau mai puțin formale "Vom vorbi în curând."

8

Adăugați o semnătură sub închiderea literelor. Multe programe de poștă electronică vă permit să introduceți automat semnături, dar altele necesită introducere manuală.

Metoda 4

2

Îndepărtați informațiile înșelătoare. E-mailul este o formă scurtă de comunicare și trebuie să cuprindă doar câteva paragrafe, cu excepția cazului în care trimiteți un raport.

3

Examinați și verificați e-mailul înainte de al trimite. Vedeți-o ca o declarație profesională care va fi păstrată, nu ca un document de unică folosință. Majoritatea e-mailurilor personale și de afaceri sunt păstrate pe o perioadă nedeterminată.

Metoda 5

2

Abțineți de la a critica conținutul e-mailului. Pentru a rezolva problemele personale cu cineva, utilizați telefonul sau o întâlnire personală.

3

Evitați trimiterea de e-mailuri personale utilizând un cont de e-mail corporativ. Acestea sunt de obicei examinate și pot reprezenta motive pentru concedierea de la locul de muncă.