gtemata.com

Cum să gestionați e-mail utilizând regulile Microsoft Outlook


Se pare simplu. Dar este într-adevăr? Urmezi pașii potriviți? Există o modalitate de a gestiona e-mailurile utilizând fișierele de mesaje Microsoft Outlook, dar nu este întotdeauna clar cum să o faceți în mod eficient.

paşi

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 1
1
Identificați persoanele sau grupurile de persoane de la care primiți în mod obișnuit mesaje>
  • Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 2
    2
    Identificați persoanele sau grupurile de persoane cărora le trimiteți în mod regulat mesaje.
  • Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 3
    3
    Deschideți Mesaje > acţiuni > Reguli și Avertizări și să creați reguli noi pentru fiecare grup sau persoană de la care primiți în mod regulat e-mailuri care le mută automat într-un anumit dosar din Inbox.
  • Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 4
    4
    Determinați dacă doriți ca A) să fie notificat atunci când primiți un mesaj special de la acești oameni sau grupuri și sau B) marcați mesajele citite imediat. Evaluați dacă alte acțiuni disponibile vă pot ajuta.
  • Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 5
    5
    Creați noi reguli pentru fiecare grup sau persoană cărora le trimiteți în mod regulat e-mailuri care copiază automat aceste mesaje într-un anumit dosar din dosarul Articole expediate.


  • Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 6
    6
    În funcție de prioritate, decideți când și în ce ordine doriți să opriți executarea unei reguli. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați cu reguli care gestionează e-mailurile depuneri - dacă nu, veți salva mai multe copii ale aceluiași mesaj.
  • Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 7
    7
    Creați o regulă de trimitere la sfârșitul tuturor celorlalte pe care le jucați "Opriți execuția". Această regulă va avea grijă de toate e-mailurile care nu au fost incluse în subfolderele specifice.
  • Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 8
    8
    Pe o bază periodică, evaluează e-mailurile trimise care nu sunt copiate într-un subfolder, dar rămân în dosarul Sent Items. Numărul de mesaje din acest dosar vă poate spune când este timpul să creați o nouă regulă.
  • Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 9
    9
    Pe o bază periodică, analizează mesajele primite care nu sunt mutate într-un alt subfolder. Numărul de mesaje din acest dosar poate fi o indicație pentru a crea o nouă regulă.

    • Sfaturi

    • Pentru dosarele pe care le-ați creat pentru mesaje trimis, va trebui să ajustați vizualizarea (faceți clic dreapta pe folderul Vizualizare / Sortare al dosarului, Personalizați vizualizarea curentă, câmpurile ...) pentru a elimina câmpurile din și primit și adăugați-le A și Postat.
    • Ca regulă generală, puteți citi și șterge anunțuri și puteți păstra mai mult timp încasările și notificările băncii.
    • Secretul organizării mesajelor de poștă electronică cu Microsoft Office este să înveți cum să creezi categorii de mesaje și să le dai o prioritate potrivită - gândește-te că trebuie să ai grijă și să-ți prindă grădina mesajelor - să te bucuri de informațiile pe care le ai la dispoziție.
    • Când ați creat categorii pentru e-mailuri trimite și primit, veți putea înțelege mai bine unde sunt concentrate mai multe mesaje și unde trebuie să vă concentrați eforturile organizaționale.
    • Poate doriți să adăugați alte câmpuri utile pentru vizualizarea dosarelor. Câmpul dimensiune vă permite să vizualizați și să sortați mesajele după mărime. Puteți decide să eliberați folderele de e-mailuri mai mari și să le gestionați din Outlook (de exemplu salvând atașamente sau e-mailuri întregi în alte părți ale computerului).
    • Luați în considerare modificarea proprietăților folderelor pentru a afișa Numărul total de mesaje mai degrabă decât numărul total de mesaje necitite, mai ales dacă primiți deja alerte atunci când primiți e-mailuri importante.
    • Aveți nevoie de ajutor pentru verificarea mesajelor spam în Outlook? spambayes oferă o soluție rapidă, simplă și gratuită.

    Avertismente

    • Când numărul de mesaje dintr-un dosar se apropie de un anumit număr (50, 100 sau 200), este timpul să vă gândiți dacă să organizați în continuare acel dosar.
    • Ar trebui să utilizați copia de Outlook pe care o aveți pe computerul de acasă pentru a încerca să creați reguli înainte de a le folosi chiar și pe computerul pe care îl utilizați la locul de muncă.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit