gtemata.com

Cum se activează sau se dezactivează asistentul în afara biroului Microsoft Outlook

Dacă trebuie să fiți departe de biroul dvs. pentru o perioadă sau dacă vă planificați o vacanță, vă recomandăm să vă asigurați că cei care vă scriu știu că nu sunteți prezenți. Dacă aveți un cont Exchange, Outlook oferă această caracteristică. Dacă nu aveți această opțiune, puteți răspunde în mod automat la e-mailuri prin crearea unor reguli. Urmați acest ghid pentru a configura răspunsurile automate, indiferent dacă aveți un cont Exchange sau nu.

paşi

Metoda 1

Outlook 2010/2013
1
Activați răspunsurile automate. Selectați un folder Exchange. Selectați dosarul mesajelor. Va trebui să selectați una pentru a afișa opțiunea Răspunsuri automate. Deschideți meniul Răspunsuri automate (în afara biroului). Puteți să o găsiți făcând clic pe fila Fișier și apoi selectând fila Informații.
  • 2
    Configurați-vă răspunsurile. În meniul Răspunsuri automate, bifați caseta Trimiteți răspunsuri automate. Puteți ajusta timpul în care asistentul va fi activ, bifând caseta și setând data și intervalul de timp.
  • 3
    Scrieți răspunsurile. Pentru e-mailurile trimise de pe serverul Exchange, utilizați fila Inside My Organization. Pentru răspunsurile primite de la oricine altcineva, utilizați fila Out of My Organization. Când sunteți mulțumit de răspunsurile dvs., apăsați OK.
  • 4
    Dezactivați răspunsurile automate. Dacă ați ales un interval pentru răspunsurile automate, asistentul se va opri automat după expirarea intervalului. Dacă nu ați setat un interval, acesta va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați "Nu trimiteți răspunsuri automate".

    • Metoda 2

    Outlook 2007
    1
    Activați Asistentul de birou. Faceți clic pe fila Instrumente. În meniul Instrumente, selectați Asistentul afară din birou. Bifați caseta "Trimiteți răspunsurile automate din birou". Puteți seta timpul de funcționare al asistentului bifând caseta și selectând intervalul de date și intervalul de timp.
  • 2
    Scrieți răspunsurile. Pentru e-mailurile trimise de pe serverul Exchange, utilizați fila Inside My Organization. Pentru răspunsurile primite de la oricine altcineva, utilizați fila Out of My Organization. Când sunteți mulțumit de răspunsurile dvs., apăsați OK.
  • 3
    Dezactivați asistentul în afara biroului. Dacă ați ales un interval pentru răspunsurile automate, asistentul se va opri automat după expirarea intervalului. Dacă nu ați setat un interval, acesta va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați "Nu trimiteți răspunsuri automate".

    • Metoda 3

    Outlook 2003
    1
    Activați Asistentul de birou. În meniul Instrumente, selectați Asistentul afară din birou. Verificați câmpul "În momentul în care am ieșit din birou".
  • 2


    Scrieți răspunsurile. În teren "Răspundeți automat o singură dată la fiecare mesaj cu următorul text:", introduceți răspunsul pe care doriți să-l trimiteți.
  • 3
    Adăugați reguli. Puteți adăuga reguli asistenței dvs., cum ar fi redirecționarea mesajelor de la unii utilizatori către alți destinatari. Faceți clic pe Adăugați regula ... pentru a configura o regulă personalizată. De exemplu, puteți crea o regulă care trimite un e-mail de la un anumit client unui membru al dvs., astfel încât cele mai importante e-mailuri să nu fie ignorate atunci când sunteți plecat.
  • 4
    Dezactivați asistentul în afara biroului. Asistentul aflat în afara biroului va continua să funcționeze până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați "Nu trimiteți răspunsuri automate în afara biroului".

    • Metoda 4

    Trimiteți un răspuns automat fără un cont Exchange
    1
    Creați modelul. Fără un cont Exchange, opțiunile de răspuns automat nu sunt disponibile. Puteți seta în continuare un răspuns automat utilizând un șablon și unele reguli. Începeți prin a crea un nou e-mail. Acesta va fi modelul pentru răspunsul dvs. automat.
    • Alegeți un obiect care explică pe scurt situația. De exemplu "Departe de birou până la ". Ați putea chiar să scrieți cuvinte "Răspuns automat" în Obiectul pentru a lăsa destinatarul să știe imediat că răspunsul este trimis de un computer.
    • Scrieți un mesaj scurt. În corpul e-mailului, scrieți un mesaj generic care poate contacta pe oricine care îl primește. Lăsați destinatarul să știe cum să vă contacteze sau pe cine altcineva să contacteze.
  • 2
    Salvați modelul. Când sunteți mulțumit (ă), faceți clic pe Salvați ca. În meniul derulant "Salvați ca", alegeți Șablon Outlook. În acest fel, veți crea un șablon care poate fi încărcat în Outlook.
  • 3
    Creați regulile. Pentru ca răspunsul automat să funcționeze corect, va trebui să definiți câteva reguli pentru a face procesul automat. În Office 2003/2007, faceți clic pe meniul Instrumente și selectați Reguli și Alerte. În Office 2010/2013, faceți clic pe fila Fișier, selectați Informații, apoi Reguli și Notificări. Aceasta va deschide meniul Reguli e-mail.
  • Faceți clic pe butonul Noua regulă. Vi se va cere să selectați un model. Din secțiunea "Începeți cu o regulă goală", selectați "Verificați mesajele când sosesc". Faceți clic pe Următorul.
  • Stabiliți la ce mesaje să răspundeți. Dacă doriți să răspundeți tuturor mesagerilor care vin, bifați caseta "când numele meu este în câmpul destinatarului". Puteți restrânge câmpul prin desemnarea anumitor expeditori sau prin e-mail cu cuvinte definite în subiect sau în corp. Dați clic pe Următorul după ce ați făcut alegerile.
  • Încărcați modelul. Bifați caseta "răspunde cu ajutorul unui model specific" în fereastra următoare pentru a încărca mesajul pe care l-ați creat mai devreme. Faceți clic pe linkul din descrierea câmpului pentru a "model specific". Se va deschide un dialog care vă va cere să căutați unde să căutați modele. selecta "Modele utilizator". Deschideți mesajul pe care l-ați creat anterior.
  • Setați excepțiile. Odată ce șablonul este încărcat, puteți defini situațiile în care nu doriți ca un răspuns trimis, de exemplu, în cazul unui expeditor specific sau anumite tipuri de mesaje. Dați clic pe Următorul după ce ați făcut alegerile.
  • Dă-i o regulă un nume. Înainte de a termina, va trebui să alegeți un nume pentru regula dvs. Utilizați ceva ușor de reținut, astfel încât să puteți dezactiva rapid regula în viitor. Bifați caseta "Activați această regulă" pentru ao activa, faceți clic pe Finalizare.
  • 4
    Opriți regula. Când vă întoarceți în birou, puteți dezactiva regula prin deschiderea din nou a meniului Reguli și Avertizări. Selectați regula Out of Office pe care ați creat-o din lista de reguli active, apoi faceți clic pe butonul Ștergere.

    • Sfaturi

    • Organizația este deseori menționată ca firma dvs. și include persoane care au un cont Exchange Server în sistemul dvs. de e-mail.
    • Veți găsi meniul Instrumente în fereastra principală Outlook. Fereastra principală este cea care apare atunci când porniți programul și include meniurile Fișier, Editare, Vizualizare, Deplasare, Instrumente, Acțiuni și Ajutor. Nu veți găsi meniul Instrumente în ferestre pentru a crea sau vizualiza e-mailuri, contacte sau angajamente.
    • Când selectați caseta Răspuns automat la persoane din afara organizației mele, fila Afară din afara organizației mele afișează (Activată) lângă numele cardului.
    • Contactul trebuie să existe în folderul Exchange Server Contacts. Dacă contactul există doar într-un folder care face parte dintr-un fișier Folder personal (.pst), mesajul de răspuns automat nu va fi trimis.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit