Cum să gestionați eficient e-mailurile din Outlook

Filtrați rapid mesajele. Outlook 2010 are o nouă opțiune care vă ajută să sortați mesajele după dată și să le organizați în conversații.

• Când utilizați această opțiune, mesajele care au aceeași temă va apărea ca timp de vorbire și utilizatorii le pot vedea, le extinde sau a le reduce, făcând clic pe pictograma din stânga a obiectului. Mesajele din cadrul fiecărei conversații sunt clasificate, cu cel mai recent mesaj din partea de sus. Când se primește un mesaj nou, întreaga conversație va fi afișată în partea de sus a listei de e-mailuri, ajutându-vă să urmăriți cu ușurință diferitele mesaje.
• Pentru a activa conversația, în fila "vedere" a conversației, bifați opțiunea "Afișați ca o conversație". Puteți reduce dimensiunea grupului de conversație cu opțiunea "Conversație curățare". Acest instrument vă va ajuta să ștergeți mesajele duplicate din conversație.
• În fila Acasă a grupului "șterge", faceți clic pe "curățenie" și apoi pe "Conversație curățare". În toate versiunile Outlook, utilizatorii pot găsi mai rapid mesaje în căsuța poștală prin modificarea modului în care sunt clasificate în dosarul de e-mail. De exemplu, puteți sorta e-mailurile după dată, expeditor, dimensiunea fișierului sau importanța.

Grupați aceleași mesaje în dosare. Prin crearea unui nou folder de e-mail, utilizatorii pot grupa împreună mesajele conectate. De exemplu, puteți grupa mesaje pe subiecte, proiecte, comunicări sau alte categorii legate de munca sau hobby-urile voastre. Utilizatorii pot crea, de asemenea, un dosar pentru toate mesajele trimise de șeful lor sau de cineva important, inclusiv informațiile principale care trebuie salvate. Pentru a crea un nou folder în Outlook 2010, în fila "dosar", în "nou", faceți clic pe "Folder nou". Pentru a crea un nou folder în Outlook 2007 sau Outlook 2003, în bara de meniu, faceți clic pe "fișier", alege "nou" și apoi "dosar".

Creați un dosar de căutare pentru a găsi mesaje. Dosarul de căutare este o modalitate convenabilă și rapidă de a găsi mesajele dvs. de e-mail. Nu salvează niciun mesaj, dar oferă dosare virtuale care afișează toate mesajele din căsuța de e-mail, pe baza criteriilor pe care le-ați introdus. Folderul Căutare Outlook oferă opțiuni implicite, cum ar fi e-mailuri necitite, dar puteți seta și criteriile dvs. de căutare. De exemplu, puteți utiliza dosarul de căutare pentru a găsi toate informațiile referitoare la un anumit proiect, la un client important sau la o întâlnire viitoare.

• Pentru a crea un folder de căutare în Outlook 2010, în "cutie poștală" faceți clic pe fila "dosar", pe "nou" și apoi pe "Dosar de căutare nou".
• Pentru a crea un folder de căutare în Outlook 2007 sau Outlook 2003, în "cutie poștală" din meniu "fișier", mergeți în sus "nou" apoi faceți clic pe "Dosarul de cercetare".

Reduceți e-mailurile nedorite cu ajutorul filtrelor de e-mail. Împiedicați terminarea mesajelor e-mail inutile în căsuța dvs. poștală prin filtrul de junk mail. Acest filtru va pune e-mailurile marcate ca junk mail într-un dosar separat în căsuța de e-mail. Utilizatorii pot vizualiza conținutul acestui dosar pentru a vă asigura că din greșeală nu au fost plasate mesaje nedorite. Dacă s-ar întâmpla acest lucru, ar trebui să reparați filtrul pentru a preveni din nou apariția unor astfel de erori.

Alocați o categorie de culori. Atribuiți o culoare grupurilor de mesaje independente și altor categorii Outlook, cum ar fi note, contacte și întâlniri. În acest fel, utilizatorii pot identifica și împărți cu ușurință ele. De exemplu, puteți să urmăriți cu ușurință toate mesajele, întâlnirile și persoanele de contact pentru proiectul de vânzări prin crearea unei categorii de apeluri "Vanzari de calculatoare" și să îi alocați mesaje.

Marcați mesajele pentru finalizare. Utilizatorii pot folosi opțiunea "Marcați pentru finalizare" pentru a marca mesajele și operațiile de poștă electronică pentru a le ajuta să le distrugă sau să le evidențieze. Semnele vă vor spune să urmați o problemă, să raportați o cerere de la o persoană sau să comandați un mesaj și un contact indicat. Ele servesc, de asemenea, pentru a sorta cu ușurință folderul dvs., pentru că veți ști exact ce să faceți și când. Rețineți că atunci când creați o activitate și setați data de expirare, aceasta va fi marcată automat, astfel încât să nu uitați data de expirare a acțiunii și să o completați.