Cum să răspundeți la telefon Kindly

S-ar putea să vă găsiți răspunzând la telefon și să discutați frecvent cu persoane. În aceste cazuri, trebuie să învățați să răspundeți corect pentru a evita pornirea unei conversații pe un picior greșit. Dacă vă aflați într-un mediu de lucru, încercați să vă exprimați în mod clar politicos, concentrându-vă asupra apelului telefonic și menținându-vă profesionalismul.

paşi

Partea 1

2

Tu spui "gata" cu un ton plăcut de voce. Spune-ți numele atunci când ridici telefonul. Dacă nu știți numărul sau cine sună, puteți adăuga "Sunt Carlo".

3

Nu răspundeți la telefon în timp ce mestecați o gumă sau dacă gura este plină. În aceste cazuri, luați timp pentru a răspunde pentru a scuipa gingia sau pentru a înghiți musculatura. Trebuie să aveți o gură liberă pentru a discuta amiabil la telefon.

4

Exprimați-vă clar folosind tonul obișnuit de voce. Nu vă fie frică să strigați la microfon sau să fiți prea detaliată. Mai degrabă vorbiți într-un mod calm și ușor de înțeles. Gândiți-vă la comunicarea corectă a gândurilor.

5

Evitați utilizarea expresiilor dialectale și încercați să demonstrați proprietăți bune ale limbajului. Dacă cunoașteți bine interlocutorul dvs., puteți vorbi mai încrezător. În caz contrar, nu utilizați dialectul, nu jurați și nu jurați, pentru că niciodată nu știți cum puteți reacționa cine este pe cealaltă parte a telefonului!

Partea 2

2

Să presupunem expresii faciale care vă permit să transmiteți cadrul potrivit al minții. Indiferent dacă credeți sau nu, tonul vocii se schimbă dacă zâmbiți, vă încruntați sau sunteți plictisit și această diferență nu trece neobservată de cei de la celălalt capăt al liniei. Deci, obișnuiți să răspundeți la zâmbetul telefonului, astfel încât să pari mai vesel și prietenos.

3

Răspundeți într-un mediu pașnic. Dacă sunteți înconjurat de agitație, mutați-vă într-o cameră mai silențioasă sau reduceți volumul stereo sau televizorului înainte de a răspunde la telefon. Trebuie să vă aflați într-un loc liniștit pentru a asculta interlocutorul dvs. și asigurați-vă că și el vă poate auzi răspunsurile. În acest fel, veți putea, de asemenea, să vă adresați atenția.

4

Întreabă-l pe apelant dacă nu știi. Dacă nu aveți un identificator de apel, nu ați recunoscut numărul sau nu ați auzit ce a spus cealaltă persoană, cereți-i să repeta întrebând: "Îmi puteți spune cine sun?". Nu numai că își va reitera numele, dar va explica și motivul chemării sale.

5

Află de ce a sunat. Dacă nu știți cine este la celălalt capăt al liniei, întrebați-vă: "Cum te pot ajuta?" sau "Ce pot face pentru tine?". Dacă știți, puteți spune pur și simplu: "Deci, ce sa întâmplat?".

6

Obțineți informații dacă persoana pe care încercați să o contactați nu este disponibilă. Dacă trebuie să contactați pe cineva care nu este acasă sau nu este disponibil, răspundeți: "Îmi pare rău, doamnă Rossi, domnul Franco nu este disponibil acum. Doriți să lăsați un mesaj?". Asigurați-vă că notați numele, numărul de telefon și motivul apelului pe un notepad clar și lizibil.

7

Nu vorbiți cu alte persoane în timp ce sunteți la telefon. Pentru durata apelului, ignorați distragerile externe și acordați o atenție maximă interlocutorului dvs. Nu vorbiți și nu glumiți cu alții și evitați să comunicați cu gesturi în timp ce vorbiți la telefon.

Partea 3

2

Utilizați un ton cordial. Când răspundeți la telefon într-un context de afaceri, încercați să fiți politicoși și amabili. Cu toate acestea, nu dați sentimentul de a lua prea multă încredere sau de a fi prea direct, altfel atitudinea dvs. poate fi neplăcută.

3

Prezentați-vă prin denumirea companiei dvs. În mediul de afaceri, este mai potrivit să răspundeți la telefon, spunându-vă numele și numele firmei pentru care lucrați. De exemplu, puteți spune: "Bine ați venit la XYZ. Sunt Sandra, cum te pot ajuta?".

4

Contactați interlocutorul folosind titlul care îi este datorat. Sunați-l repetând calificările pe care vi le oferă. Dacă vă prezentați după nume și prenume și vreți să deveniți mai profesionist, folosiți numele de familie.