gtemata.com

Cum să răspundeți la telefon

Salutările cordiale când răspundeți la telefon fac apelul mult mai ușor, chiar dacă trebuie să treci telefonul la altcineva. Efectuați apeluri pentru dvs. și pentru ceilalți mai plăcuți, învățând să răspundeți corect la telefon sau la telefon.

paşi

Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 1
1
Dacă ați răspuns la telefonul bun, gândiți-vă la reacția celor care vă aud. În primul rând, nu știți cine ar putea fi la celălalt capăt - ar putea fi un viitor șef sau partener și prima impresie ar fi putut să vă lase nedumerit de educația telefonului! Amintiți-vă că un început bun asigură un rezultat bun. Dacă sunteți intimidat de telefon în cel mai bun caz, îmbunătățirea tehnicii de răspuns vă va ajuta să fiți mai siguri, deoarece trebuie doar să treceți la modul cordial și să urmați practica pentru a vă topi nervii. Cu puțină practică, va fi ca și cum ai bea un pahar de apă și vei fi impecabil.
  • 2
    Fii constient de tonul vocii tale. Fără a vă vedea, oamenii vor trage concluzii cu privire la încrederea în tine, la încredere și la onestitate de la cum sună. Dacă răspundeți pentru afaceri, ar putea fi singura șansă de a face o impresie bună asupra unui potențial client sau partener. Tonul vocii tale este determinat de elemente cum ar fi claritatea cuvintelor, starea ta de spirit și entuziasmul pe care îl ai în a răspunde. S-ar putea să credeți că vocea voastră este mare sau suficient de clară pentru a fi ascultată de alții, dar nu este în mod necesar în acest fel. Pe de altă parte, strigătul este negativ atunci când șoaptă și vă va deranja interlocutorul. Încercați să practici, acordând atenție tonului vocii dvs., cu un prieten conștient de eforturile dvs. Adresați-vă prietenului dvs. sfaturi despre cum puteți îmbunătăți vocea telefonului.
  • Puneți-vă o voce clară, suficient de mare pentru a fi auzită, dar fără a striga.
    Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 2Bullet1
  • Înclinați-vă și îndoiți puțin gâtul. Entuziasmul în această poziție este mai ușor de emis.
    Imaginea intitulată
  • Păstrează un ton plăcut și primit de voce. Chiar dacă alte lucruri se întâmplă în viața ta, nu te lăsa să le afecteze tonul, dacă nu e mama ta sau un prieten apropiat care știe problemele tale. Restul lumii va fi mai dispus să simtă un ton plăcut.
    Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 2Bullet3
  • Încercați să vă ridicați în timp ce sunteți la telefon. În acest fel, respirați mai bine, deoarece diafragma nu este zdrobită de poziția așezată. În picioare, veți avea mai multă energie și veți străluci prin vocea voastră.
    Imaginea intitulată
  • Zâmbiți când răspundeți la telefon. Zâmbetul va ajunge la celălalt capăt al liniei și va ajuta la păstrarea energiei pozitive.
    Imaginea intitulată Salute persoanele pe telefon Pasul 2Bullet5
  • Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 3
    3
    Nu mai beți sau mănâncă înainte de a răspunde la telefon. Aceste sunete vin la interlocutor și sunt teribile. Alte sunete corporale pentru a evita atunci când răspundeți sau vorbesc la telefon includ flatulență, burping, căscat, mormăi sau alte zgomote puternice cu gura. Dacă nu puteți evita strănutul sau tusea, scuzați-mă și acoperiți rapid microfonul.
  • Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 4
    4
    Răspunde prompt. Un telefon care continuă suna dă timp pentru apelant să întrebe de ce puneți atât de mult. Când puteți răspunde, este posibil ca acestea să fie modificate ca urmare a unei ușoare nerăbdări și se întreabă dacă le veți lua în serios. Este deosebit de important în mediul profesional, dar și acasă, cu excepția cazului în care interlocutorii dvs. nu sunt familiarizați exclusiv cu timpul de răspuns (nu că acest lucru îi face mai puțin nerăbdători).
  • Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 5
    5
    Salută apelantului spunând "Bună ziua". Dacă aveți nevoie de mai multă profesionalism, spuneți ceva de genul "Buongiorno" sau "Buonasera". Evitați "Bună" dacă nu este un cadru extrem de informal sau veți arăta ca un copil. Explicați-vă numele și, în cazul în care sunteți la locul de muncă, poziția dvs. profesională și / sau departamentul dumneavoastră.
  • Un exemplu formal: "Bună ziua, sunt Elisa Guidi de la Biroul de vânzări. Cum vă pot ajuta? ".
  • Un exemplu mai puțin formal: "Bună ziua, sunt Teo, de la Casa Studențească". Nu trebuie să-ți spui numele de familie. Cu toate acestea, dacă aveți colegii de cameră, ar putea fi util pentru cei care caută o persoană în special printre chiriașii cu nume de familie diferite.
  • Puteți spune pur și simplu: "Aici, Caio, cine vorbește?". Sau puteți da pur și simplu numărul dvs. de telefon, dacă este posibil, atâta timp cât o faceți în mod lent și clar, pentru a permite interlocutorului să înregistreze ceea ce spuneți.
  • Dacă răspundeți profesional, amintiți-vă întotdeauna să spuneți "Bună dimineața / Bună seara" ... la început, înainte de a trece la numele companiei. De exemplu: "Bună dimineața, sunt Marco. Vorbește cu Fabbrica della Porchetta, cum te pot ajuta? Este foarte probabil să-și piardă prima parte a ceea ce spui, așa că spunând numele companiei ca un mesaj de salut, cum ar fi „Fabrica de porchetta ... Bună dimineața!“, Cealaltă persoană nu poate fi sigur că ați introdus numărul corect și având de a cere , ceea ce face ca serviciul dvs. să pară neprofesionist și riscă să îi irită pe client.
  • Dacă chemați pe cineva pe care nu l-ați auzit de multă vreme, vă simțiți liber să vă bucurați de vocea voastră după atâtea lucruri. Totuși, nu-l face să se simtă vinovat că nu te-a sunat!
  • Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 6


    6
    Ascultă politicos și cu atenție cererile interlocutorului tău. În acest moment scurt, veți afla dacă doriți să discutați cu dvs., dacă puteți continua în mod oficial sau informal sau dacă trebuie să scrieți un mesaj / să transmiteți apelul altcuiva. În această etapă, rămâneți blând și nu întrerupeți. Dacă cealaltă persoană nu ți-a comunicat numele sau dacă ai îndoieli, nu uita să-ți ceri sfaturile în acest moment. Ceva ca "Scuzați-mă, dar nu mi-am luat numele, doamnă" ar trebui să funcționeze.
  • Dacă sunteți foarte ocupat și este posibil ca apelul să vă întrerupă, atunci nu trebuie să răspundeți. Răspunzând, în mod implicit, dorința de a vorbi, chiar dacă numai pentru câteva minute. Niciodată nu spui cuiva că ești prea ocupat pentru a vorbi în acel moment, lasa robotul face acest lucru pentru tine, în cazul în care, mai ales dacă vorbești cu altcineva. Gestionarea simultană a mai multor apeluri vă poate distrage atenția și poate confunda apelantul. Și lăsarea iritării din vocea voastră este nepoliticoasă și vă stânjenește cine vă cheamă.
  • Nu răspundeți niciodată la telefon ca un simplu mijloc de a vă răsfrânge ego-ul cu cineva. Răspunzând cu "Sunt într-o întâlnire foarte importantă, nu pot vorbi acum" este țăran și nu ar trebui să fi răspuns.
  • Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 7
    7
    Dacă trebuie să puneți interlocutorul în așteptare, spuneți-i cu bunăvoință. Puneți pe cineva în așteptare numai dacă nu aveți altă posibilitate. Unii oameni se vor arunca în explicarea problemei lor înainte de a putea interveni, caz în care veți fi educați și veți răspunde că luați notă de cererea, dar trebuie să transmiteți apelul persoanei responsabile. Dacă trebuie să-l rog să aștepte, spuneți ceva de genul acesta: "Pot să pun o așteptare pentru o clipă sau preferați să-l amintească?" Mai degrabă decât "un moment pe care ți-l transmit".
  • Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 8
    8
    Lăsați un mesaj clar și ușor de înțeles pe robotul telefonic. Mesajul vocal este o formă de salut la același nivel cu răspunsul telefonului live. Fii foarte atent cu mesajul secretarului. Evitați părăsirea unor părți incomprehensibile sau confuzive, ca o glumă stupidă pe care numai cei mai buni prieteni pot să le înțeleagă. Lăsați un mesaj care este discret, clar, prietenos și invită pe cei care sună să lase un mesaj, asigurându-vă că veți apela cât mai curând posibil.
  • Glasurile drăguțe, amuzante și zgomotoase pe robotul telefonic pot avea efectul opus celui dorit, pentru că numai dumneavoastră sau cei apropiați de dvs. le puteți vedea ca atare. Pentru potențialul client, angajator, formator ... mesajele similare nu fac decât să indice imaturitatea și lipsa de seriozitate.
    • Continuați și încheiați apelul

    Deși dincolo de răspuns, plăcerea apelului în următoarele minute este la fel de importantă pentru comunicarea utilă și profitabilă.

    Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 9
    1
    Odată ce apelantul și-a exprimat nevoia, folosiți-l pentru a arăta că ați ascultat și pentru a stabili o relație și repetați toate părțile pentru a le clarifica. Continuați în discuție și continuați să o numiți cu numele pentru a păstra ferm legătura umană. Continuați să ascultați cu atenție și să luați note, dacă este necesar. Puneți întrebări în caz de îndoială.
  • Imaginea intitulată Salute persoanele de pe telefon Pasul 10
    2
    Terminați apelul într-un mod plăcut, chiar dacă conversația nu a fost din vreun motiv. Spuneți ceva de genul "este întotdeauna o plăcere să vă vorbesc". Așteptați răspunsul și nu loviți telefonul în față.

    • Sfaturi

    • Anumite apeluri telefonice vor porni dintr-un loc zgomotos sau cu o recepție proastă. Fiți pregătit să spuneți că nu puteți auzi și asculta cu atenție, precum și să răspundeți în mod clar. S-ar putea să trebuiască să spui că vei apela mai târziu, în speranța că cea mai bună linie sau vei stabili o întâlnire nouă care să te superi dintr-un loc mai liniștit.
    • În cazul unui apel personal în care nu știți ce să spun, gândiți-vă la lucruri interesante care s-au întâmplat la locul de muncă, la școală sau în timpul liber. Puneți întrebări dacă nu vă puteți gândi la altceva de spus. Nu vorbi doar despre tine!
    • Dacă aveți copii, învață-i să răspundă la telefon în mod responsabil și cu încredere. Învață-i să nu dezvăluie informații personale sau să spună că nu ești acasă când răspund.
    • Țineți cont de persoana cu care vorbiți și vorbiți / acționați în consecință.
    • Apelurile telefonice profesionale necesită adesea repetarea continuă a acelorași fapte pentru fiecare interlocutor. Dacă vă ajutați, scrieți câteva modalități de a comunica aceleași informații, de a alterna conversația cu diferitele convorbiri telefonice - spunând același lucru de ore, vă va face să pari dezinteresați, ca o înregistrare înregistrată, indiferent de eforturile dvs. și dacă vă uitați dezinteresat, este foarte probabil că interlocutorul dvs. își pierde interesul pentru munca dvs. Păstrați prospețimea.
    • Dacă răspundeți la telefon din motive profesionale și trebuie să furnizați informații, cum ar fi adrese, site-uri web, adrese de e-mail ..., luați note și păstrați-le la îndemână, pentru a le putea citi rapid și fără erori, faceti scena silentioasa.
    • Telefonul trebuie așezat departe de zgomot, cum ar fi mașina de spălat, mașina de spălat vase, televizorul, imprimanta, copiatorul, colegii zgomotoși, copiii care țipă ... dacă nu este posibil, se mută într-un loc liniștit.
    • Gândiți-vă la ce să spuneți înainte de a răspunde la telefon. Puteți să vă depășiți agitația de a răspunde la telefon fără a ști cine sună prin memorarea expresiilor care trebuie să răspundă (și verificarea numelui expeditorului, dacă este posibil).

    Avertismente

    • Nu vorbi niciodată cu un client, șef sau demnitar ca și cum ar fi fost prietenul tău. Folosește cele mai bune și folosește bunele maniere și limba cea mai bună.
    • Nu puneți pe cineva în așteptare fără să-l notificați.
    • Dacă nu sunt prietenii tăi, evită limba conversațională la telefon. Poate fi prea ușor interpretat greșit.
    • Evitați să atacați prea repede. Există riscuri pentru a crede că a atacat telefonul în față.
    • Există diverse lucruri pe care trebuie să le eviți la telefon, inclusiv mormăind, râgând, mormăind, suspinând, căscându-se și fiind nepoliticos. Nu mergeți niciodată la baie în timp ce sunteți la telefon (poate că nu ați crede, ci interlocutorul putea recunoașteți zgomotele băii) și nu scrieți în timpul unui apel telefonic important, deoarece veți auzi zgomotul și vă va fi ușor să dezamorsați distragerile.

    Lucruri de care ai nevoie

    • Note pentru orice informații necesare
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit