gtemata.com

Cum se convertesc fișierul Word în Excel

Dacă trebuie să mutați o listă sau o tabelă de date din Word în Excel, nu trebuie să copiați și să lipiți toate informațiile individuale în celulele unei foi de calcul. Dacă ați format inițial documentul Word, puteți importa cu ușurință întregul document în Excel cu doar câteva clicuri.

paşi

Metoda 1

Conversia unei liste
1
Mai întâi trebuie să înțelegeți modul în care documentul va fi convertit. Atunci când importați un document în Excel, unele caractere sunt folosite pentru a determina care date intră în fiecare celulă din foaia de calcul. Dacă efectuați câțiva pași de formatare înainte de a importa, veți putea verifica aspectul final al foii dvs. și puteți minimiza formatul manual pe care trebuie să-l faceți. Acest lucru este util mai ales dacă importați o listă mare dintr-un document Word în Excel.
  • Această metodă este utilă atunci când aveți o listă cu mai multe intrări, toate formate în același mod (lista de adrese, numere de telefon, adrese de e-mail etc.).
  • 2
    Scanați documentul pentru erori de formatare. Înainte de a începe procesul de conversie, va trebui să vă asigurați că fiecare intrare este formatată în același mod. Aceasta înseamnă corectarea tuturor erorilor de punctuație sau a elementelor de rearanjare care nu sunt identice cu celelalte. Acest lucru vă va garanta un transfer corect de date.
  • 3
    Vizualizați caracterele de formatare din documentul Word. Efectuarea vizibilității caracterelor de formatare, care de obicei sunt ascunse, vă va ajuta să determinați cea mai bună modalitate de a împărți vocile. Puteți face acest lucru dând clic pe buton "Afișați / Ascundeți simbolurile de formatare" în fila Acasă sau apăsând pe → Ctrl + Shift + *.
  • Majoritatea listelor vor avea un marcaj de paragraf la sfârșitul fiecărei linii sau unul la sfârșitul liniei și unul în linia goală dintre intrări. Veți folosi semnele pentru a insera caracterele folosite de Excel pentru a distinge între celule.
  • 4
    Înlocuiți semnele de paragrafe dintre fiecare element pentru a elimina spațiul suplimentar. Excel va folosi spațiul dintre intrări pentru a determina liniile, dar va trebui să scăpați de ele pentru a facilita procesul de formatare. Nu vă faceți griji, veți reintra în curând. Urmați acest sfat dacă aveți un marcaj de paragraf la sfârșitul fiecărei intrări și unul în spațiul dintre intrări (două consecutive).
  • Apăsați ^ Ctrl + H pentru a deschide fereastra Găsire și înlocuire.
  • Introduceți ^ p ^ p în câmpul Căutare. Acesta este codul pentru două semne consecutive. Dacă fiecare intrare este o singură linie și nu există linii goale între ele, utilizați în schimb un singur ^ p.
  • Introduceți un caracter delimitator în câmpul Înlocuire. Asigurați-vă că este un caracter care nu apare nicăieri în document, ca ~.
  • Faceți clic pe Înlocuire toate. Veți observa că vocile se pot alătura, dar nu trebuie să vă faceți griji dacă caracterele de delimitare au fost plasate în locurile potrivite (între fiecare intrare).
  • 5
    Separați fiecare intrare într-un singur câmp. Acum, că ați separat intrările astfel încât acestea să apară în liniile următoare, va trebui să definiți datele care vor apărea în fiecare câmp. De exemplu, dacă fiecare intrare are un nume în prima linie, o adresă în cea de-a doua, CAP și țara, în a treia linie, puteți:
  • Apăsați ^ Ctrl + H pentru a deschide fereastra Găsire și înlocuire.
  • Eliminați unul din marcajul ^ p în câmpul Căutare.
  • Schimbați caracterul în Înlocuire cu un câmp de virgulă.
  • Faceți clic pe Înlocuire toate. Veți înlocui marcajele paragrafelor rămase cu o virgulă de separare care va împărți fiecare linie într-un câmp.
  • 6
    Înlocuiți caracterul de delimitare pentru a încheia procesul de formatare. După ce ați făcut cele două etape anterioare de substituire, lista nu va mai arăta ca o listă. Fiecare intrare va fi pe aceeași linie, cu virgule între fiecare element de date. Acest ultim pas de substituire va returna datele într-o listă, fără a pierde virgulele care definesc câmpurile.
  • Apăsați ^ Ctrl + H pentru a deschide fereastra Găsire și înlocuire.
  • Introduceți ~ (sau caracterul pe care l-ați ales inițial) în câmpul Căutare.
  • Introduceți ^ p în câmpul Înlocuire.
  • Faceți clic pe Înlocuire toate. Veți împărți intrările în grupurile individuale, dar vor fi separate prin virgule.
  • 7
    Salvați fișierul ca fișier text. După ce ați terminat formatarea, puteți salva documentul ca fișier text. Acest lucru va permite Excel să citească și să proceseze datele pentru a le introduce în celulele drepte.
  • Faceți clic pe Fișier și selectați Salvare ca.
  • Faceți clic pe meniul derulant "Salvați ca" și selectați "Numai textul".
  • Dați numele dvs. preferat fișierului și faceți clic pe Salvați.
  • În fereastra de conversie a fișierelor care apare, faceți clic pe OK.
  • 8


    Deschideți fișierul în Excel. Acum că ați salvat fișierul numai ca text, îl puteți deschide cu Excel.
  • Faceți clic pe fila Fișier și selectați Deschidere.
  • Faceți clic pe meniul derulant "Toate fișierele Excel" și selectați "Fișier text".
  • Faceți clic pe Următorul > în fereastra de import expert text.
  • selecta "virgulă" în lista Delimiter. Puteți vedea modul în care elementele vor fi separate în previzualizarea de mai jos. Faceți clic pe Următorul>.
  • Selectați formatul de date pentru fiecare coloană și faceți clic pe Finalizare.

    • Metoda 2

    Conversia unei mese
    1
    Creați un tabel în Word cu datele dvs. Dacă aveți o listă de date în Word, puteți să o convertiți în format Word și apoi să copiați repede acea tabelă în Excel. Dacă datele sunt deja formatate într-un tabel, treceți la pasul următor.
    • Selectați tot textul pe care doriți să îl convertiți în tabel.
    • Faceți clic pe fila Inserare și apoi faceți clic pe butonul Tabel.
    • selecta "Conversia textului în tabel".
    • Introduceți numărul de coloane pe intrare în câmp "Numărul de coloane". Dacă există un rând gol între fiecare element, adăugați unul la total.
    • Faceți clic pe OK.
  • 2
    Verificați formatarea tabelului. Word va genera un tabel bazat pe setările dvs. Verificați-l de două ori pentru a vă asigura că totul este acolo unde ar trebui să fie.
  • 3
    Faceți clic pe butonul mic "+" care apare în colțul din stânga sus al tabelului. Acesta va apărea când treceți mouse-ul peste masă. Dacă faceți clic pe acest buton, veți selecta toate datele din tabel.
  • 4
    Premii.^ Ctrl + C pentru a copia datele. Puteți, de asemenea, să faceți clic pe buton "copie" în fila Acasă.
  • 5
    Deschide Excel. Odată ce ați copiat datele, puteți deschide Excel. Dacă doriți să inserați date într-o foaie existentă, deschideți-o. Puneți cursorul în celula pe care doriți să o potriviți cu celula din partea stângă sus a tabelului.
  • 6
    Premii.^ Ctrl + V pentru a lipi date. Celulele individuale ale tabelului Word vor fi copiate în celule separate din foaia Excel.
  • 7
    Împărțiți coloanele rămase. În funcție de tipul de date pe care îl importați, poate fi necesar să formatați în continuare tabelul. De exemplu, dacă importați adrese, orașul, provincia și codul poștal ar putea fi toate în aceeași celulă. Puteți diviza automat aceste date în Excel.
  • Faceți clic pe titlul coloanei care trebuie împărțită pentru a selecta totul.
  • Selectați cardul "date" și faceți clic pe butonul "Text în coloane".
  • Faceți clic pe Următorul > apoi selectați "virgulă" în câmpul Delimiters. Dacă utilizați exemplul anterior, acest lucru va separa orașul de provincie și CAP.
  • Dați clic pe Terminare pentru a salva modificările.
  • Selectați coloana care trebuie împărțită și repetați operația, selectând "spațiu" în loc de "virgulă" ca delimitator. Separați provincia de PAC.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit