Modul de utilizare a procedurii de imprimare a Uniunii
Mail Merge este o caracteristică foarte frecventă găsită în toate programele de birou. Vă permite să trimiteți același document unor destinatari diferiți, personalizându-l cu datele fiecăruia. Puteți configura și efectua această procedură pentru a produce orice tip de document: plicuri, etichete, litere, e-mailuri, faxuri și așa mai departe. Citiți pașii următori pentru a afla cum să profitați de această funcționalitate a computerului.
conținut
paşi
Metoda 1
preparare

1
Creați un fișier care conține datele care trebuie inserate. Aceasta poate fi o foaie de calcul, o bază de date sau chiar un document text cu o anumită formatare. De obicei, folosim o foaie de calcul și acest ghid presupune că utilizați un fișier de acest tip.Dați câmpurile de nume semnificative. Procesul de îmbinare a corespondenței presupune că prima celulă din fiecare coloană conține numele general al informațiilor conținute în aceasta, deci trebuie să utilizați identificatori clari și lipsiți de ambiguități. Începeți cu o coloană, de exemplu, tastând "Codul fiscal" în prima celulă și introduceți toate codurile fiscale ale destinatarilor în cele de mai jos. Când vi se va cere câmpul pe care doriți să îl inserați într-un anumit punct al scrisorii dvs., printre opțiunile pe care le veți vedea scrise "Codul fiscal" și vă veți aminti conținutul acelei coloane specifice. Utilizatorii Microsoft Office care utilizează Outlook pentru e-mail pot folosi agenda de adrese a programului ca sursă de date, dacă doresc.
- Acest fișier trebuie să conțină toate informațiile care trebuie să treacă de la copiere la copiere. De exemplu, dacă pregătiți o scrisoare, originea datelor va conține numele și, eventual, adresele tuturor celor cărora intenționați să le trimiteți.
- Fiecare tip de informație (nume, prenume, adresă etc.) se numește câmp. Puneți toate denumirile câmpurilor de mai jos, câte unul pe celulă, în primul rând al foii de calcul. Fiecare coloană va conține apoi informații de același tip, de exemplu toate adresele destinatarilor dvs.

2
Salvați sursa de date unde puteți să o recuperați cu ușurință, oferindu-i un nume potrivit pentru acest scop.

3
Scrieți documentul principal. Aici veți introduce informațiile. De exemplu, dacă scrieți o literă, tipul de document principal este "litera". Orice elemente pe care le va completa fuzza de corespondență (de exemplu, nume, prenume, adrese) nu ar trebui să fie introduse în acest moment.
Metoda 2
Imprimați Uniunea cu MS Office

1
Deschideți panoul de activități Print Union. Din documentul principal, faceți clic pe casetă pentru al deschide. Dacă nu îl vedeți, accesați meniul Instrumente și selectați din lista "Print Union".

2
Răspunde la întrebările din MS Office. Procesul de îmbinare a corespondenței este complet ghidat, pentru a vă ușura viața.

3
Alegeți fișierul de fuzionat. Aceasta este sursa de date creată mai sus. Selectați butonul corespunzător și faceți clic pe Următorul pentru a căuta fișierul și pentru al conecta la documentul principal.

4
Alegeți ce date să utilizați. Office vă permite să selectați sau să deselectați liniile de informații după cum doriți. Fiecare rând de informații în ordine - un nume legat de ultimul nume conectat în schimb la acea adresă particulară a acelui oraș și așa mai departe - se numește înregistrare. Cu alte cuvinte, puteți alege pentru cine și câte persoane doriți să vă creați documentul personalizat. Când sunteți mulțumit, faceți clic pe Următorul.

5
Introduceți câmpurile. În pagina următoare a panoului de activități, vi se cere să scrieți șablonul pentru documente, dacă nu ați făcut-o deja: vor apărea mai multe opțiuni pentru introducerea câmpurilor, deoarece acestea trebuie incluse și ele.

6
Verificați literele finale. Office oferă o funcție de previzualizare care vă permite să verificați dacă informațiile sunt afișate exact acolo unde ați plasat câmpurile relevante în document. Utilizați această funcție de mai multe ori până când vă simțiți mulțumiți de rezultatul obținut.

7
Finalizați uniunea. Ecranul final al panoului de activități Print Union vă informează că totul este bine: puteți începe să imprimați documente. Informațiile vor fi introduse diferit în fiecare document tipărit: fiecare va conține un alt grup de informații, care corespund unei înregistrări date.
Metoda 3
Imprimați Uniunea cu OpenOffice.org

1
Creați o bază de date. În OpenOffice.org, o bază de date este întotdeauna necesară pentru îmbinarea corespondenței, dar, oricum, dacă este creată mai devreme, puteți folosi întotdeauna o foaie de calcul.
- Din documentul principal, deschideți meniul Fișier și alegeți să creați o bază de date nouă.
- În fereastra care apare, selectați opțiunea "Conectarea la o bază de date existentă". Din meniul derulant, selectați "Foaie de calcul" apoi faceți clic pe Următorul.
- În ecranul următor, selectați fișierul pe care doriți să-l utilizați ca depozit de date. Puteți alege opțional o parolă pentru a proteja baza de date prin bifarea casetei de sub calea fișierului. Faceți clic pe Următorul când sunteți gata.
- Din acest ecran, puteți salva baza de date pe care lucrați sau puteți deschide o bază existentă pentru ao edita. Faceți clic pe Finalizare pentru a salva baza de date.
- Asigurați-vă că dați bazei de date un nume pe care îl puteți aminti cu ușurință.

2
Introduceți câmpurile.

3
Finalizați uniunea. Verificați din nou că toate câmpurile sunt aranjate corect. Când sunteți gata, imprimați documentul principal. Veți obține la fel de multe copii ca și înregistrările introduse în baza de date.
Sfaturi
- Programele de procesare a textelor oferă deseori șabloane care trebuie utilizate pentru crearea documentelor primare.
- Asigurați-vă că ați împărțit categoriile în cel mai mare număr de câmpuri posibile. De exemplu, o categorie la fel de mare ca cea a adresei poate fi împărțită în patru câmpuri: "Adresa", "Codul poștal", "Orașul" și "Provincia". Prin urmare, trebuie utilizate patru coloane. Această subdiviziune vă permite să filtrați înregistrările care vor fi imprimate în detaliu. De exemplu, puteți selecta toți destinatarii orașului Milano prin câmpul "Orașul" sau cei cu codul poștal 16100 din câmpul "CAP".
Distribuiți pe rețelele sociale:
înrudit
Cum se adaugă o legătură în Excel
Cum se adaugă noi contacte în Gmail utilizând un fișier CSV
Cum se deschide un fișier CSV
Cum se convertește un document WordPerfect într-un document Microsoft Word
Cum se convertește un fișier Excel în PDF
Cum se convertește un fișier Excel în Word
Cum se convertește un fișier RTF într-un document MS Word
Cum se creează documente în OpenOffice.org compatibile cu alte programe
Cum se creează etichete utilizând Microsoft Word 2007
Cum se creează etichete în Microsoft Word
Cum se creează o bază de date dintr-o foaie de calcul Excel
Cum se creează un fișier CSV
Cum se creează o fișă Excel și o trimiteți în Google Docs
Cum se creează o foaie de calcul în Excel dintr-un document PDF
Cum se creează un formular cu o foaie de calcul
Cum se convertește un document scanat la un document Microsoft Word
Cum se creează o imagine dintr-o foaie Excel
Cum se introduce un hyperlink în Microsoft Excel
Cum se introduce un document Word într-un e-mail Outlook
Cum se imprimă etichete de adrese utilizând OpenOffice
Cum se imprimă o anumită zonă a unei foi Excel