gtemata.com

Modul de utilizare a procedurii de imprimare a Uniunii

Mail Merge este o caracteristică foarte frecventă găsită în toate programele de birou. Vă permite să trimiteți același document unor destinatari diferiți, personalizându-l cu datele fiecăruia. Puteți configura și efectua această procedură pentru a produce orice tip de document: plicuri, etichete, litere, e-mailuri, faxuri și așa mai departe. Citiți pașii următori pentru a afla cum să profitați de această funcționalitate a computerului.

paşi

Metoda 1
preparare

Imaginea intitulată Efectuați o combinație de e-mail Pasul 1
1
Creați un fișier care conține datele care trebuie inserate. Aceasta poate fi o foaie de calcul, o bază de date sau chiar un document text cu o anumită formatare. De obicei, folosim o foaie de calcul și acest ghid presupune că utilizați un fișier de acest tip.
  • Acest fișier trebuie să conțină toate informațiile care trebuie să treacă de la copiere la copiere. De exemplu, dacă pregătiți o scrisoare, originea datelor va conține numele și, eventual, adresele tuturor celor cărora intenționați să le trimiteți.
  • Fiecare tip de informație (nume, prenume, adresă etc.) se numește câmp. Puneți toate denumirile câmpurilor de mai jos, câte unul pe celulă, în primul rând al foii de calcul. Fiecare coloană va conține apoi informații de același tip, de exemplu toate adresele destinatarilor dvs.
  • Dați câmpurile de nume semnificative. Procesul de îmbinare a corespondenței presupune că prima celulă din fiecare coloană conține numele general al informațiilor conținute în aceasta, deci trebuie să utilizați identificatori clari și lipsiți de ambiguități.
  • Începeți cu o coloană, de exemplu, tastând "Codul fiscal" în prima celulă și introduceți toate codurile fiscale ale destinatarilor în cele de mai jos. Când vi se va cere câmpul pe care doriți să îl inserați într-un anumit punct al scrisorii dvs., printre opțiunile pe care le veți vedea scrise "Codul fiscal" și vă veți aminti conținutul acelei coloane specifice.
  • Utilizatorii Microsoft Office care utilizează Outlook pentru e-mail pot folosi agenda de adrese a programului ca sursă de date, dacă doresc.
  • Imaginea intitulată Faceți o combinație de e-mail Pasul 2
    2
    Salvați sursa de date unde puteți să o recuperați cu ușurință, oferindu-i un nume potrivit pentru acest scop.
  • Imaginea intitulată Efectuați o combinație de e-mail Pasul 3
    3
    Scrieți documentul principal. Aici veți introduce informațiile. De exemplu, dacă scrieți o literă, tipul de document principal este "litera". Orice elemente pe care le va completa fuzza de corespondență (de exemplu, nume, prenume, adrese) nu ar trebui să fie introduse în acest moment.

    • Metoda 2
    Imprimați Uniunea cu MS Office

    Imaginea intitulă Efectuați o combinație de e-mail Pasul 4
    1
    Deschideți panoul de activități Print Union. Din documentul principal, faceți clic pe casetă pentru al deschide. Dacă nu îl vedeți, accesați meniul Instrumente și selectați din lista "Print Union".
  • Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 5
    2
    Răspunde la întrebările din MS Office. Procesul de îmbinare a corespondenței este complet ghidat, pentru a vă ușura viața.
  • Începeți prin selectarea tipului de document pe care doriți să-l scrieți. Apoi faceți clic pe Următorul.
  • Selectați documentul, numit primar, pe care doriți să îl utilizați. Dacă ați urmat acești pași și fișierul este deschis pentru că este exact ceea ce lucrați, selectați "Utilizați acest document". Faceți clic pe Următorul.
  • Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 6
    3
    Alegeți fișierul de fuzionat. Aceasta este sursa de date creată mai sus. Selectați butonul corespunzător și faceți clic pe Următorul pentru a căuta fișierul și pentru al conecta la documentul principal.
  • Dacă preferați să utilizați agenda de adrese Outlook, faceți clic pe această opțiune.
  • Imaginea intitulă Efectuați o combinație de e-mail Pasul 7
    4


    Alegeți ce date să utilizați. Office vă permite să selectați sau să deselectați liniile de informații după cum doriți. Fiecare rând de informații în ordine - un nume legat de ultimul nume conectat în schimb la acea adresă particulară a acelui oraș și așa mai departe - se numește înregistrare. Cu alte cuvinte, puteți alege pentru cine și câte persoane doriți să vă creați documentul personalizat. Când sunteți mulțumit, faceți clic pe Următorul.
  • Datele pot fi sortate în ordine alfabetică făcând clic pe anteturile coloanelor.
  • Imaginea intitulată Efectuați un pas de corespondență în etapa 8
    5
    Introduceți câmpurile. În pagina următoare a panoului de activități, vi se cere să scrieți șablonul pentru documente, dacă nu ați făcut-o deja: vor apărea mai multe opțiuni pentru introducerea câmpurilor, deoarece acestea trebuie incluse și ele.
  • Introduceți un câmp plasând cursorul în cazul în care ar trebui să apară tipul de informație, apoi faceți clic pe butonul corespunzător pentru al insera la acel punct precis.
  • Puteți șterge câmpurile de date duplicat sau introduse incorect prin apăsarea tastei DELETE, ca în cazul în care ștergeți un caracter alfanumeric normal.
  • Opțiunile prestabilite se modifică ușor în funcție de tipul de document. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de afaceri, Office poate sugera opțiunea de a insera un bloc de adrese organizat pe câteva rânduri, cu numele complet și adresa completă a fiecărui destinatar.
  • Unele dintre opțiunile prestabilite vor deschide ferestre suplimentare, toate mai mult sau mai puțin simple și ușor de înțeles, pentru a introduce informațiile corespunzătoare.
  • Dacă opțiunile implicite nu vă oferă numele câmpurilor corespunzătoare nevoilor dvs., faceți clic pe "Comparați câmpurile" pentru a se potrivi etichetelor de categorii standard de programe cu câmpurile dvs. De exemplu, puteți seta programul să utilizeze categoria dvs. "provincie" în loc de categoria implicită "oraș".
  • Pentru a utiliza câmpurile, faceți clic pe "Alte opțiuni": puteți să vedeți numele pe care le-ați atribuit fiecărei coloane și să alegeți câmpurile de care aveți nevoie selectând-le din ecranul respectiv.
  • Imaginea intitulată Efectuați o combinație de e-mail Pasul 9
    6
    Verificați literele finale. Office oferă o funcție de previzualizare care vă permite să verificați dacă informațiile sunt afișate exact acolo unde ați plasat câmpurile relevante în document. Utilizați această funcție de mai multe ori până când vă simțiți mulțumiți de rezultatul obținut.
  • Imaginea intitulată Efectuarea unui pas de corespondență în etapa 10
    7
    Finalizați uniunea. Ecranul final al panoului de activități Print Union vă informează că totul este bine: puteți începe să imprimați documente. Informațiile vor fi introduse diferit în fiecare document tipărit: fiecare va conține un alt grup de informații, care corespund unei înregistrări date.
  • Dacă doriți să faceți modificări individuale la anumite litere, puteți de asemenea să acționați din ecranul Panoul de activități făcând clic pe "Editați literele individuale".

    • Metoda 3
    Imprimați Uniunea cu OpenOffice.org

    Imaginea intitulă Efectuați o etapă de combinare a corespondenței 11
    1
    Creați o bază de date. În OpenOffice.org, o bază de date este întotdeauna necesară pentru îmbinarea corespondenței, dar, oricum, dacă este creată mai devreme, puteți folosi întotdeauna o foaie de calcul.
    • Din documentul principal, deschideți meniul Fișier și alegeți să creați o bază de date nouă.
    • În fereastra care apare, selectați opțiunea "Conectarea la o bază de date existentă". Din meniul derulant, selectați "Foaie de calcul" apoi faceți clic pe Următorul.
    • În ecranul următor, selectați fișierul pe care doriți să-l utilizați ca depozit de date. Puteți alege opțional o parolă pentru a proteja baza de date prin bifarea casetei de sub calea fișierului. Faceți clic pe Următorul când sunteți gata.
    • Din acest ecran, puteți salva baza de date pe care lucrați sau puteți deschide o bază existentă pentru ao edita. Faceți clic pe Finalizare pentru a salva baza de date.
    • Asigurați-vă că dați bazei de date un nume pe care îl puteți aminti cu ușurință.
  • Imaginea intitulă Efectuați un pas de fuzionare a corespondenței 12
    2
    Introduceți câmpurile.
  • Din meniul Inserare, selectați "Câmpuri" și apoi "mai mult" din submeniu. Alternativ, puteți apăsa Ctrl + F2.
  • În fereastra care apare, faceți clic pe fila "Baza de date".
  • Faceți clic pe butonul de răsfoire din partea dreaptă jos a ferestrei și căutați baza de date nou creată.
  • Odată ce ați selectat baza de date, aceasta va apărea în listă "Selectarea bazei de date", situat în partea dreaptă a ferestrei.
  • din "tip" în partea stângă a ferestrei, selectați "Câmpurile de presă ale Uniunii".
  • Faceți clic pe semnul + de lângă baza dvs. de date: un fișier trebuie să apară mai jos. Faceți clic pe semnul + de lângă acesta și veți vedea numele câmpurilor pe care le-ați selectat atunci când le compilați.
  • Selectați câmpul pe care doriți să îl inserați în documentul principal și faceți clic pe Inserare.
  • Amintiți-vă să poziționați cursorul în locul în care doriți să apară câmpul înainte de inserare, altfel va trebui să-l tăiați și să-l lipiți în poziția corectă.
  • În ceea ce privește Office, în documentul principal, câmpurile sunt tratate ca caractere alfanumerice și apoi le puteți muta cu bara de spațiu și le ștergeți cu tasta DELETE.
  • Imaginea intitulată Efectuați o etapă de combinare a corespondenței 13
    3
    Finalizați uniunea. Verificați din nou că toate câmpurile sunt aranjate corect. Când sunteți gata, imprimați documentul principal. Veți obține la fel de multe copii ca și înregistrările introduse în baza de date.

    • Sfaturi

    • Programele de procesare a textelor oferă deseori șabloane care trebuie utilizate pentru crearea documentelor primare.
    • Asigurați-vă că ați împărțit categoriile în cel mai mare număr de câmpuri posibile. De exemplu, o categorie la fel de mare ca cea a adresei poate fi împărțită în patru câmpuri: "Adresa", "Codul poștal", "Orașul" și "Provincia". Prin urmare, trebuie utilizate patru coloane. Această subdiviziune vă permite să filtrați înregistrările care vor fi imprimate în detaliu. De exemplu, puteți selecta toți destinatarii orașului Milano prin câmpul "Orașul" sau cei cu codul poștal 16100 din câmpul "CAP".
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit