gtemata.com

Cum se grupează datele în Excel

Excel are caracteristici excelente pentru cei care le pot căuta. Printre cele mai ușor de utilizat sunt grupurile, care vă vor permite să minimalizați cantități mari de date, astfel încât foile de lucru complexe să fie mai ușor de văzut. Pentru a grupa datele în versiunile noi și vechi ale programului Excel, urmați acești pași.

paşi

Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 1
1
Deschideți fișierul pe care doriți să lucrați. Gruparea este extrem de utilă pentru a face foi mari mai ușor de gestionat ca dimensiuni și aspect, dar din motive de simplitate, această demonstrație va utiliza o foaie de calcul mic.
  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 2
    2
    Continuă "date". În noua versiune de Excel, este o subsecțiune a casetei. Dacă aveți o versiune mai veche a Excel care are o bara de instrumente în loc de o panglică, faceți clic pe meniul drop-down "date".

    • Metoda 1

    Distingeți automat
    Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 3
    1
    Continuă "date" > "grup" > "Structura automată". Pentru versiunile anterioare ale programului Excel mergeți la "date" > "Grup și separat" > "Structura automată".
    • Când grupați, Excel caută date între două marcaje logice (adică titlurile de la început și rezultatele unei formulări la final), le pune în evidență și vă oferă opțiunea de a le minimiza. Dacă Excel vă spune că nu poate crea o structură automată, aceasta se datorează faptului că foaia dvs. de calcul nu conține formule. Va trebui să vă grupați datele manual (treceți mai întâi la Manual de date pentru grupuri).
  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 4
    2
    Vedeți automat foaia dvs. structurată. În funcție de complexitatea și organizarea foii de calcul, veți observa că secțiunile din datele dvs. au fost grupate împreună și sunt acum marcate cu bare în partea de sus și în stânga celulelor. Foaia de probă este foarte simplă și a existat o singură grupare.
  • În structura de exemplu, datele dintre prima linie (titlul) și cele două linii finale (care conțin ambele formule) au fost grupate automat. De exemplu, celula B7 conține o formulă SUM.



  • Faceți clic pe butonul [-] pentru a minimiza un grup de date.



  • Observați datele rămase. Acesta va fi adesea cea mai importantă informație și cine va vedea foaia va avea ocazia de a analiza detaliile în detaliu sau de a vizualiza o formă mai compactă.



  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 5
    3
    Înlăturați structura automată dacă doriți. Dacă Excel a interpretat greșit datele și nu sunteți mulțumit de rezultate, puteți să eliminați structura automată accesând "date" > "distinct" (sau "Grup și separat") și selectarea "Structura clară"- de aici, puteți continua grupând manual datele. Dacă structura automată a respectat în mare măsură datele dvs., schimbați-o ușor pentru a economisi timp.

    • Metoda 2

    Grupați datele manual
    Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 6
    1
    Selectați celulele pe care doriți să le minimalizați. În acest exemplu, dorim să afișăm numai celula titlului și a totalului atunci când datele au fost reduse la minimum, deci selectăm tot ce este între ele.
  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 7
    2
    Continuă "date" > "grup" > "grup". Pentru versiunile mai vechi ale programului Excel, mergeți la "date" > "Grup și separat" > "grup".


  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 8
    3
    Când vi se solicită, selectați "rânduri" sau "coloane". În acest exemplu, dorim să aplatizăm datele pe verticală, deci alegem "rânduri".
  • Imaginea intitulată Datele grupului și detaliilor din Excel Pasul 9
    4
    Rețineți secțiunea de date care a fost grupată. Acum este conturată de o bară din partea stângă sau de sus a celulelor.
  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 10
    5
    Faceți clic pe butonul [-] pentru a minimiza.
  • Imaginea intitulată Excel și grupul de date Outline Pasul 11
    6
    Selectați și grupați alte zone, dacă doriți. Extindeți selecția curentă, dacă este necesar (apăsând [+]), apoi repetați pașii 1-4 pentru a crea grupuri noi. În acest exemplu, dorim să creăm un subgrup din primul grup care exclude subtotalurile, deci selectăm toate celulele dintre titlu și subtotaluri.
  • Rețineți noile secțiuni de date care au fost grupate.



  • Minimizați noul grup și observați diferențele de aspect.

  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Step 12
    7
    Pentru a separa o secțiune, selectați-o din nou și mergeți la "date" > "distinct" > "distinct" În versiunile mai vechi ale programului Excel mergeți la "date" > "Grup și separat" > "distinct".
  • Imaginea intitulată Grup și Outline Excel Data Pasul 13
    8
    Pentru a separa toate secțiunile, continuați "date" > "distinct" (sau "Grup și separat") > "Structura clară".

    • Sfaturi

    • Deseori, funcția automată nu va funcționa așa cum doriți. Gruparea manuală poate fi cea mai bună soluție în multe cazuri.
    • Nu puteți utiliza această funcție pe o foaie partajată.

    Avertismente

    • nu utilizați gruparea dacă intenționați să salvați fișierul excel ca pagină HTML.
    • nu utilizați gruparea dacă intenționați să vă protejați foaia de lucru - nu veți putea extinde și micșora secțiunile.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit