gtemata.com

Cum se automatizează rapoartele Excel

Una dintre cele mai importante caracteristici ale programului Microsoft Excel este capacitatea de a automatiza rapoartele. Puteți crea foi de calcul interactive pentru a facilita introducerea datelor în tabele și puteți chiar automatiza raportarea. Ambele caracteristici necesită cunoștințe de bază Visual Basic. Continuați să citiți pentru a afla cum să faceți ambele.

paşi

Metoda 1

Creați o foaie interactivă de calcul
1
Decideți la aspectul foii de calcul. Foaia de calcul ar trebui să fie structurată astfel încât oricine să introducă date în cadrul acesteia poate găsi cu ușurință și utiliza câmpurile necesare.
  • Puteți orienta foaia de calcul orizontal sau vertical. Cei mai mulți utilizatori preferă să lucreze cu o foaie orientată vertical, mai ales dacă au nevoie să-l imprime.
  • 2
    Creați etichete. Veți avea nevoie de o etichetă pe fiecare coloană și o etichetă în celulele din stânga fiecărei celule din coloana în care trebuie să plasați câmpurile pentru venituri.
  • 3
    Apăsați simultan pe Alt și pe F11. În acest fel, editorul Microsoft Visual Basic se va deschide.
  • 4
    Faceți dublu clic pe "Această carte de lucru" din panoul "Proiect - Proiect VBA" din partea stângă sus. O fereastră se va deschide în secțiunea principală a editorului, unde putem introduce codul nostru.
  • 5
    Selectați "Procedură" din meniul Inserare. În acest fel, fereastra Add Procedure va fi afișată.
  • 6
    În câmpul Nume, introduceți un nume al procedurii. Alegeți un nume potrivit, cum ar fi "SumSales", dacă foaia dvs. de calcul va fi utilizată ca raport de cheltuieli. Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra.
  • Numele procedurii nu poate include spații, dar puteți utiliza subliniere (_) în loc de caracterul spațiu.
  • Odată ce fereastra Add Procedure este închisă, veți vedea o linie numită "Public Sub", urmată de numele procedurii. Sub linia va fi un spațiu și cuvintele "End Sub".
  • 7
    Introduceți codul pentru fiecare câmp de introducere în foaia de calcul. Va trebui să scrieți două rânduri de cod pentru fiecare intrare.
  • Prima linie de cod va fi "Range (" nomename "). Selectați", unde "nomename" reprezintă celula în care vom introduce datele. Aceasta ar trebui să fie celula situată imediat în partea dreaptă a etichetei - dacă aveți o etichetă pe celula A2, în celula B2 veți introduce (Intervalul ("B2"); Selectați). Includeți ghilimelele în jurul "namename", dar nu cele care cuprind codul în exemplu.
  • A doua linie de cod trebuie să fie scrisă după cum urmează: "ActiveCell.Value = InputBox ("InputPrompt")", unde "InputPrompt" reprezintă textul care va apărea pentru a solicita utilizatorului ce fel de date să fie introduse în celula de intrare. De exemplu, dacă celula de intrare este dedicată introducerii cheltuielilor de masă, veți înlocui "InputPrompt" cu "Introduceți mesele totale, inclusiv sfaturile". (Includeți ghilimele în jurul textului, dar nu cele care cuprind codul.)
  • 8
    Introduceți codul pentru fiecare câmp de calcul. Din nou, folosind aceeași linie cu două așa cum este descris mai sus, dar de data aceasta intra calcul ActiveCell.Value, numeric sau o funcție, cum ar fi SUM, în locul funcției InputCasuta utilizat pentru afișarea unei cereri de intrare.
  • 9
    Adăugați o linie de cod pentru a salva foaia de calcul interactivă. Tastați codul după cum urmează: "ActiveWorkbook.SaveAs Numele fișierului: ="numefișier.xls"." unde "Filename" reprezintă numele fișierului foii de calcul interactiv (includeți ghilimele în jurul "Filename.xls", dar nu cele care cuprind întregul cod).
  • În Excel 2007 sau mai târziu, puteți înlocui sufixul ".xlsx" cu ".xls," dar, dacă unele dintre utilizatorii din foaia de calcul interactiv folosind Excel 2003 sau mai vechi, acestea nu vor putea folosi foi interactive, fără un program suplimentar necesar pentru a vizualiza acest tip de format pe versiunile mai vechi de Excel.
  • 10
    Apăsați simultan tastele Alt și Q. Aceasta va închide fereastra editorului Visual Basic.
  • 11


    Apăsați simultan tastele Alt și F8. Aceasta va deschide fereastra Macro.
  • 12
    Faceți clic pe numele procedurii din lista Macro. Dacă dvs. este singura procedură din listă, aceasta va fi selectată automat.
  • 13
    Faceți clic pe butonul Opțiuni. Vi se va solicita să introduceți un caracter care să fie utilizat ca o comandă rapidă de la tastatură împreună cu tasta Ctrl. Alegeți o literă corespunzătoare care nu a fost deja utilizată pentru alte comenzi rapide, cum ar fi "e", pentru "intrare".
  • 14
    Faceți clic pe "OK" pentru a închide fereastra de opțiuni Macro. Acum puteți distribui foaia de calcul interactivă altor utilizatori. Odată ce l-ați deschis, vor putea utiliza comanda rapidă de la tastatură pentru a activa veniturile și urmați instrucțiunile pe care le-ați creat și completați câmpurile obligatorii

    • Metoda 2

    Automatizați generarea de rapoarte
    1
    Transformați raportul într-o tabelă Pivot. Pivot Tables sunt concepute pentru a rezuma datele astfel încât acestea să poată fi comparate și să identifice și să analizeze tendințele. Tabelele pivot ar trebui să conecteze datele în foaia de calcul sau să fie importate dintr-o bază de date.
  • 2
    Scrieți un script Visual Basic pentru a deschide și a închide raportul. Scriptul dvs. va trebui să efectueze funcțiile de mai jos. Fiecare funcție va fi descrisă și urmată în paranteze de codul care urmează să fie implementat. Când scrieți codul, scrieți-l într-un singur bloc, înlocuind numele de exemplu cu numele dvs. și fără a include parantezele care cuprind codul în exemple.
  • Deschideți foaia de calcul în modul numai pentru citire. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel.App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open excelloc nomefile.xls, 3,]
  • Actualizați datele și salvați raportul, în acest exemplu un fișier PDF cu o ștampilă de dată. [Truexlapp.activeworkbook.RefreshAllxlapp.activeworkbook.ExportAsFixedFormat xlTypePDF, pdfloc reportname_ & DatePart ("aaaa, acum ()) & "-" & dreapta ("0" & DatePart ("m"Acum ()), 2) & "-" dreapta ("0" & DatePart ("d"Acum ()), 2) & ".pdf"] Dacă doriți ca documentul să fie salvat într-un format diferit, înlocuiți extensia cu formatul dorit.
  • Închideți foaia de calcul fără să o salvați și apoi închideți Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
  • Utilizați "xlsx" în loc de "xls" în extensia foaie de calcul dacă pagina dvs. de calcul a fost salvată în Excel 2007 și în formate XML ulterioare.
  • 3
    Scrieți un script batch pentru a porni scriptul de bază vizual. Acest lucru este necesar pentru ca scriptul Visual Basic să pornească automat. Fără script-ul batch, scriptul Visual Basic trebuie să fie pornit manual.
  • Scriptul dvs. va fi în acest format, înlocuind calea fișierului cu calea reală și omitând parantezele: [cscript / rologue fileloc script.vbs]
  • 4
    Scrieți un script batch pentru a verifica dacă fișierul outpout a fost creat. Scriptul trebuie să îndeplinească funcțiile de mai jos. Fiecare funcție va fi descrisă și urmată în paranteze de codul care urmează să fie implementat. Când scrieți codul, scrieți-l într-un singur bloc, înlocuind numele exemplu cu numele dvs. și fără a include parantezele care cuprind codul în exemple.
  • Verificați dacă fișierul de ieșire a fost creat. [Pentru / f "jetoane = 2-4 delims = / " %% o în ( `date / t`) = do rreport nomerapporto septembrie _ %% c - %% a - %% b.pdf)] în cazul în care dimensiunea fișierului ouput nu este PDF, PDF înlocuiți cu formatul corect.
  • Dacă fișierul de ieșire / raport a fost creat, trimiteți-l utilizatorilor prin e-mail. [Dacă există pdfloc % rreport% (sendemail -f -t [email protected] [email protected] -u -m Rapoarte programate raportul Rapoarte de %%% este atașat. -a pdfloc % rreport% -s yourserver: port -xu username -xp parola)]
  • Dacă fișierul de ieșire / raport nu există pe calea specificată a fișierului, efectuați o procedură pentru a trimite un mesaj care nu este de livrare. [Else (Raport sendemail [email protected] -f -t -u [email protected] nu a alerga -m% rreport% nu există în pdfloc -s yourserver: Port -xu parola numele de utilizator -xp) ]
  • 5
    Verificați dacă dosarul Desktop există pe computer. Este necesar să se verifice existența dosarului Desktop pentru ambele sisteme pe 32 de biți și pe 64 de biți, altfel foaia de calcul Excel trebuie să fie deschisă manual.
  • Cale de fișiere pe 32 de biți: c: windows system32 config systemprofile
  • Cale de fișiere pe 64 de biți: c: windows syswow64 config systemprofile
  • 6
    Creează o sarcină programată pentru a porni scripturi după cum este necesar. Scripturile în serie trebuie executate secvențial și continuu, indiferent de starea de utilizare a computerului. În plus, utilizatorul care execută scripturile ar trebui să aibă cele mai înalte privilegii posibile.

    • Sfaturi

    • Operațiile programate sunt mai eficiente atunci când sunt efectuate pe servere, de obicei dintr-un cont de sistem cu privilegii administrative. Singurul dezavantaj ca redarea sarcinilor programate de servere este că nu se poate utiliza interfata de utilizator, oricum, sarcinile programate se execută de obicei în fundal, fără ca utilizatorul să observe.
    Afișați mai multe ... (1)
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit