gtemata.com

Cum să arhivați documente

Arhivarea este păstrarea informațiilor. Organizațiile convertesc documentele de hârtie în digital în fiecare zi pentru a spori durata de viață a documentelor. Acest lucru, împreună cu cantitatea imensă de date generate de computerele de astăzi, înseamnă că arhivarea documentelor trebuie să crească în importanță. Dacă știți cum să arhivați documente, puteți elibera spațiu pentru ca computerul dvs. să poată manipula mai eficient documentele.

paşi

1
Arhivați documentele într-un fișier zip. Este deosebit de util pentru fișiere importante, dar rareori deschise, un fișier zip reduce dimensiunea documentelor.
  • Selectați fișierul pe care doriți să îl comprimați.
  • Faceți clic dreapta cu mouse-ul și alegeți "Trimiteți la".
  • Trimiteți la "Dosar comprimat".
  • Verificați dacă documentele sunt prezente în fișierul zip creat prin deschiderea acestuia. Dacă da, puteți șterge originalele.
  • 2
    Mutați documentele pe un mediu de stocare separat. Alegerile populare pentru stocarea digitală sunt benzi externe, discuri hard disk externe sau pendrive.
  • 3
    Faceți copii de siguranță ale documentelor pe un CD sau DVD dacă aveți un dispozitiv de scriere pentru CD sau DVD. Backupurile sunt un alt mod de arhivare, deși probabil știți deja această metodă cu alt nume - arderea unui disc. De exemplu, Windows utilizează un sistem Live File și un format Mastered (mai bine compatibil cu alte dispozitive) pentru copierea fișierelor pe un CD sau DVD.
  • Introduceți un CD sau DVD care poate fi scris în fișierul de scriere CD sau DVD al sistemului Live File System.
  • Când se afișează caseta de dialog, faceți clic pe "Arhivați fișierele de date cu date".
  • Denumiți discul, apoi faceți clic pe "următor".
  • Așteptați până când apare un dosar gol pentru disc. Aceasta înseamnă că discul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.
  • Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și trageți fișierele în folderul gol.
  • Pentru formatul Mastered, introduceți un DVD sau un CD scriit în fișierul de scriere CD sau DVD al computerului.
  • Când apare dialogul, faceți clic pe "Arhivați fișierele de date cu date".
  • Denumiți discul și faceți clic pe "Vizualizați opțiunile de formatare."
  • alege "mastered" și faceți clic pe "următor".
  • Așteptați până când apare un dosar gol pentru disc. Aceasta înseamnă că discul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.
  • Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și le glisați în dosarul gol.
  • 4
    Trimiteți documente în spațiul de stocare extern.
  • Pe lângă faptul că funcționează ca o cale către fișierele arhivate, căile de stocare externe sunt sigure și protejează datele de dezastre, cum ar fi incendiile și defectele de hard disk.
  • Cu atât de multe companii care oferă acest serviciu, trebuie să contactați direct compania pentru a ști cum funcționează și ce garanții sunt incluse în stocarea documentelor offsite.


  • 5
    Utilizați software digital de arhivare.
  • Una dintre cele mai cunoscute moduri de păstrare a aspectului unui document este transformarea acestuia într-un fișier PDF. Oferită de Adobe, acest software - cunoscut sub numele de Adobe Acrobat - facilitează conversia documentelor PDF din diverse programe. Există, de asemenea, mai multe programe gratuite care vă permit să creați aceste fișiere.
  • Faptul că specificațiile sunt publice înseamnă că viitoarele versiuni ale software-ului Adobe vor putea citi versiunile anterioare ale documentelor.
  • În plus, cititoarele PDF sunt disponibile gratuit ca descărcare gratuită de pe site-ul Adobe.
  • 6
    Fiți la curent cu tehnologia de stocare a documentelor. Cu avansarea rapidă a tehnologiei, ceea ce este astăzi actual poate fi depășit mâine. Aceasta poate fi o problemă atunci când este necesară migrarea fișierelor arhivate într-un sistem nou.

    • Sfaturi

    • Fișierul arhivat de catalog, astfel încât dvs. sau alte persoane să puteți găsi fișierele de care aveți nevoie în timp. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca denumirea fișierelor sau a dosarelor cu numele conținutului și datele care cuprind fișierele. De exemplu, dacă stocați documente de afaceri, puteți numi un dosar "Fișiere de lucru pentru primul trimestru al anului 1997". În instalațiile mai mari, arhivele utilizează, cel mai probabil, metadate pentru scopuri de catalogare.
    • Un alt motiv pentru depunerea dosarelor este că uneori există cerințe legale care necesită salvarea informațiilor.

    Avertismente

    • Un pericol este riscul de corupție a dosarului. Asigurați-vă că utilizați un sistem bine testat pentru a crea copii de siguranță ale datelor.
    • Datele multimedia sunt adesea legate de hardware sau software specifice și nu pot fi accesate în afara sistemelor proprietare.
    • A nu avea un sistem localizat pentru arhivarea documentelor poate duce la pierderea neintenționată a fișierelor, mai ales dacă sunt șterse din greșeală.

    Lucruri de care ai nevoie

    • Un sistem separat de stocare, dacă doriți să stocați documente pe un alt dispozitiv.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit