gtemata.com

Cum să răspundeți unui e-mail necinstit pentru a lucra

Ați recitit e-mailul de trei ori și tot pare că mesajul nu a fost altceva decât nepoliticos. Dar ar trebui să-i sunați și să clarificați dacă intenția expeditorului a fost nepoliticoasă sau nu?

Eticheta de pe rețea și la locul de muncă este foarte importantă. Permițând educația să eșueze doar pentru că mijloacele folosite pentru comunicare dă oamenilor curajul de a fi mai direct decât într-o conversație față în față nu este acceptabilă. De asemenea, este important să fii realist și obiectiv cu privire la e-mailurile pe care le crezi că sunt nepoliticoase, dar nu pot fi de fapt. Data viitoare când șeful sau colegul dvs. vă trimite ceea ce credeți că este un e-mail nepoliticos, iată ce ați putea face.

paşi

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 1
1
Încercați să aflați cum să recunoașteți un e-mail nepoliticos. Este ușor să înțelegeți greșit intenția, tonul și cuvintele unui e-mail. Desigur, aceste mesaje nu au expresii faciale, tonul vocii și limbajul corpului, așa că dacă te simți copleșit de muncă, de zahăr din sânge și doriți doar să meargă acasă, acesta poate fi ușor să se gândească în mod eronat că un e-mail are conotații negativ chiar și atunci când nu le are. Căutați aceste semne pentru a identifica unul potențial adresa de e-mail:
  • Limba utilizată este evident necorespunzătoare și deranjantă. (Dacă primiți un e-mail plin de înjurături, este, probabil, o încălcare a regulilor de afacerea dvs. și ceva foarte neprofesionist. S-ar putea fi chiar un motiv de acțiune în justiție, în funcție de gravitatea conținutului, mai ales dacă te simți amenințați, hărțuiți sau jignit.)
  • E-mailul este scris în majuscule (strigate) sau anumite părți care exprimă cereri sau patronaj sunt toate scrise cu majuscule. (Țineți cont de faptul că unii lideri și colegi nu și-au dat încă seama cum să folosească cheia Caps Lock, deci pur și simplu trebuie să iertați-le pentru lenea lor sau pentru lipsa de practică.)
  • E-mailul este în principiu o cerere, fără salutări, mulțumiri sau semnături. Nu scrie numele tău și nu semneze nu este gravă în cazul email-uri repetate, dar dacă acest lucru este primul e-mail la un subiect, care este trimis să facă anchete sau să dea instrucțiuni, este nepoliticos să treacă cu vederea aceste amabilități mici la locul de muncă.
  • E-mailul te referă într-o manieră necugetată și te mută la acuzații, sugerând că faci ceva sau plătești consecințele.
  • Un email necinstit poate conține multe semne de întrebare sau semne de exclamare. Utilizări repetate ale "!!!!!" și "?????" acestea sunt adesea văzute ca rudeness sau condescending expresii. Dar aceste simboluri pot fi folosite și pentru a acorda mai multă atenție textului, astfel încât să nu folosiți singur acest semn ca dovadă.
  • Expeditorul a inserat capul ambelor ca metodă pentru destinatari "forțați" să facă ceva.
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 2
    2
    Citiți cu atenție e-mailul înainte de a obține o idee despre semnificația sa. Dacă ați decis că a fost nepoliticos după o primă lectură rapidă, este foarte important să o citiți mai atent. Chiar dacă o citiți cu atenție la prima lectură, recitiți-o din nou, pentru a vă asigura că nu ați lăsat nimic sau nu ați interpretat greșit pașii. Este o idee bună să vă întrebați ce sa întâmplat cu mesajul. Acesta poate fi un alt indiciu cu privire la ceea ce ar trebui să vă facă să înțelegeți conținutul - de exemplu, dacă aveți deja o certăreală cu un coleg sau cu șeful dvs. și e-mailul vine ca o concluzie la o discuție aprinsă, este probabil să o citiți un accident. Dimpotrivă, dacă nu există semne că colegul tău sau șeful tău este deranjat de tine, este posibil să nu interpretezi bine mesajul.
  • Care este motivul din spatele cuvintelor?
  • Este persoana care v-a scris cunoscut pentru dificultățile de comunicare sau este cineva care este în mod obișnuit politicos? Chiar și oamenii care sunt de obicei politicoși pot avea probleme în a-și transmite mesajul în mod eficace prin e-mail.
  • Poate că această persoană face doar o pauză, încercând să se uite mai decisivă prin e-mail decât are curajul să facă în mod deschis? În acest caz, ar putea fi un fel de bluff în speranța că faci ceva că persoana este prea frică să întrebe față în față.
  • Există elemente ale mesajului pe care pur și simplu nu le înțelegeți? În acest caz, este mai bine să nu sari la concluzii înainte de a înțelege mai multe. Oamenii care scriu repede adesea lipsesc cuvintele, iar unii oameni nu cred că punctuația corectă sau ortografia sunt necesare în e-mailuri. În plus, există o tendință crescătoare de a folosi limba mesajelor text în e-mailuri, ceea ce poate face dificilă interpretarea lor, mai ales dacă nu o cunoașteți.
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 3
    3
    Evitați prezumția de a cunoaște starea emoțională a expeditorului. Abilitățile slabe de comunicare, ironia malefică și o simplă scriere leneșă sau proastă pot determina un cititor să creadă că mesajul este nepoliticos când, în realitate, este doar o neînțelegere. Amintiți-vă că puțini oameni sunt capabili să scrie bine într-un timp scurt și că majoritatea oamenilor scriu repede pentru a scăpa de mesaj, pentru a trece la altceva.
  • Există excepții la această regulă, desigur. Dacă aveți deja probleme la nivel personal cu expeditorul, este posibil ca persoana să-și lase starea emoțională să apară în comunicările sale. Dar nu uitați să evaluați mesajul în funcție de context și nu de prejudecățile dumneavoastră.
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 4
    4
    Evitați să răspundeți, utilizând o tehnică de apel "recitesc, nu reacționează". Până când aveți impresia de a înțelege obiectiv mesajul și nu veți fi sigur că ați calmat, este important să nu răspundeți. Dacă ați făcut-o repede, ați putea fi tentați să folosiți același ton nepoliticos, ceea ce face ca situația să se înrăutățească. Chiar și mai rău ar fi să răspunzi la rușine atunci când intenția inițială a expeditorului nu a fost să te ofenseze! Deci, ia o pauză. Închideți e-mailul și faceți o plimbare. Beți o ceașcă de cafea, întindeți-vă și distrageți mintea pentru o vreme. În acest fel, când vă întoarceți puțin mai calm, puteți să citiți din nou e-mailul și să decideți dacă vă deranjează modul în care îl citiți prima oară.
  • Nu răspundeți niciodată dacă sunteți supărat și lăsați întotdeauna o noapte înainte de a trimite un răspuns furios. Pot exista consecințe pe termen lung pentru cuvinte furioase scrise în alb-negru.
  • Cu cât te implici mai emoțional, cu cât emailul te deranjează, cu atât mai important este să lași o noapte înainte să răspunzi.
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 5
    5
    Căutați o explicație. Dacă puteți, cea mai bună alegere este să vă prezentați expeditorului și să întrebați ce a vrut să spună prin e-mailul său. Comunicarea directă este cea mai bună modalitate de clarificare. Cu toate acestea, adesea nu este posibil. Încercați să utilizați telefonul ca oa doua opțiune. Vorbind la telefon, vă veți permite să clarificați situația mult mai rapid decât un schimb de e-mailuri. Iar dacă nu aveți altă opțiune, sau pare mai potrivit să răspundeți prin e-mail, scrieți un răspuns politicos și profesional. De exemplu:
  • "Dragă Gianni, Vă mulțumim pentru mesajul dumneavoastră. Nu sunt sigur că am înțeles cu ce ai vrut să spui "Credeți că puteți găsi puterea de a sta departe de mașina de cafea și de a începe să lucrați la cazul Carta? Mă întreb dacă nu trebuie să-ți reconsidem rolul aici." Trebuie să spun că părea un ton destul de abrupt și o lipsă de recunoaștere a profesionalismului meu. Sunt conștient de faptul că există un termen limită și sunt la timp să-l respectăm - tocmai am luat o mică pauză pentru a vă împrospăta înainte de a reveni pentru a încheia relația. Dacă sunteți îngrijorat de progresul meu, voi fi fericit să vină la biroul dvs. sau să vă sun și să vă explic starea muncii mele. Cu plăcere, Marco."
  • Sau poate doriți să utilizați o abordare mai ironică (va trebui să lucrați într-un mediu care vă permite să faceți acest lucru!): " Dragă Gianni, Vă mulțumim pentru e-mailul dvs. perspicace. Înțeleg că rămânerea lângă aparatul de cafea poate fi percepută ca o pierdere de timp. Dar veți fi încântați să știe că, ca urmare a pauza mea micro exact 2 minute și 23 de secunde, am descoperit că Franco a lucrat deja cu numere similare cu cele ale relației noastre și ceea ce înseamnă că pot să-l termin în seara asta în loc de mâine dimineață. Voi fi fericit să transmite raportul final înainte de a vă întoarce acasă în seara asta. Apropo, îmi plac multe pantofii noi - i-am observat în spatele cabinei când beau cafea. Marco.
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 6


    6
    Examinați răspunsul dvs. după ce l-ați scris. Revedeți-l cel puțin de trei ori pentru a vă asigura că nu ați răspuns într-un mod ofensiv sau prea emoțional. Mențineți un ton profesionist și politicos și eliminați tot ceea ce nu este necesar sau se referă la starea de spirit a celeilalte persoane. Scrie e-mailuri simple, directe fără declarații provocatoare. După cum sugerează eticheta de e-mail, scrie altora ceea ce v-ați fi scris.
  • Amintiți-vă că dați un exemplu de educație prin faptul că nu recurgeți la rudeness sau insinuations. O fermitate profesională este potrivită, dar nu sunt implicate insulte, infracțiuni, acuzații și abuzuri - și nici nu folosiți un format care să le facă apărea e-mail agresiv (abuz de puncte de exclamare etc.).
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 7
    7
    Rețineți că, în unele cazuri, alegerea corectă nu este de a răspunde. Poate că expeditorul nu știa toate faptele, el a trezit o stare proastă în acea zi sau nu avea idei clare din vreun motiv. Dacă credeți că ar fi mai bine să renunțați și nu este nevoie să confirmați ceea ce a fost scris sau nu trebuie să răspundeți la o întrebare, luați în considerare dacă să lăsați mesajul să rămână fără răspuns. Fiți ca și cum nu ați primit-o niciodată și continuați să vă faceți munca în mod normal.
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 8
    8
    Discutați cu șeful sau cu biroul dvs. de resurse umane dacă vi se pare că e-mailurile ofensatoare sunt recurente. Nu trebuie să vă supuneți rudenței, hărțuirii sau amenințărilor la locul de muncă. Hărțuirea și amenințările pot fi urmărite penal și rujul este ceva ce nu ar trebui plasat într-un mediu de lucru bine gestionat. Păstrați e-mailuri despre dvs. ca dovadă a ceea ce ați făcut, astfel încât să puteți susține ceea ce spuneți.
  • Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul Rude la serviciu Pasul 9
    9
    Dați un exemplu bun. Dacă nu sunteți sigur dacă să trimită un e-mail scris când te simți anxios, supărat sau iritat, și crezi că sentimentele se poate scurge prea mult de la cuvintele tale, riscul de a suna nepoliticos, salvați mesajul ca schiță sau șterge. Nu-l trimiteți până nu aveți suficient timp să vă gândiți. Fiți primul care scrie întotdeauna e-mailuri educate și profesionale.

    • Sfaturi

    • Sugerați câteva lecții de etichete pentru a vă menține la locul de muncă. Dacă nimeni nu știe să dea acest seminar, căutați un profesionist din afară care știe cum să o facă - acesta ar putea fi un semn că aceste lecții sunt necesare!
    • Dacă doriți să vă aerisiți furia în scris, faceți-o într-un e-mail sau într-un document Word gol. În acest fel, puteți șterge mesajul fără a îl trimite din greșeală.
    • Scrierea unui e-mail este dificilă chiar și pentru profesioniști - exprimarea corectă a emoțiilor și a intențiilor nu este întotdeauna posibilă printr-un mesaj scris. Chiar dacă ar fi, destinatarul ar putea să nu înțeleagă.
    • Amintiți-vă că nu trebuie să vă confruntați cu un joc rău atunci când cineva eliberează o zi proastă despre dvs. Toți avem, dar este important să nu ne comportăm nepoliticos față de ceilalți.
    • O metodă de abordare a unui coleg care vă trimite mereu mesaje nepoliticoase este să vă poziționați capul în destinatari pentru cunoștințe de fiecare dată când răspundeți. Utilizați un ton politicos și ne-amenințător și lăsați cuvintele colegului dvs. să vorbească de la sine.
    • Dacă expeditorul este cineva care a scris adesea e-mailuri ofensatoare, ia în considerare acest lucru atunci când citește e-mailul.

    Avertismente

    • Unii oameni sunt bombe cu timp și se vor replica cu mult mai multă mânie dacă răspundeți neclintit. Scrieți într-o manieră educată și profesională și dacă aveți îngrijorări sau vă temeți, discutați cu șeful sau biroul de resurse umane pentru a rezolva problema.
    • Evitați obișnuința de a trimite e-mailuri colegilor și șefului dvs. pentru fiecare lucru mic, când aveți nevoie de câțiva pași pentru a le vorbi personal. Un mediu de lucru în care toată lumea scrie e-mailuri și nu comunică prin voce în ciuda proximității, riscă să devină monotonă și nu amuzantă, iar calitatea comunicării va fi afectată.
    • Orice ofensiv, defăimător, hărțuitor, defăimător sau rasist conținut într-un e-mail poate face obiectul unui proces. E-mailurile pot fi folosite ca probe în majoritatea jurisdicțiilor, iar cei care le trimit pot fi supuși unor sancțiuni sau chiar concedieri. Dacă credeți că un e-mail ar putea conține ceva nepotrivit, vorbesc cu seful tau sau departamentul de resurse umane pentru a primi sfaturi, sau cu avocatul dumneavoastră, dacă nu vrei să vorbești despre asta la locul de muncă.

    Lucruri de care ai nevoie

    • E-mail
    • Locul de odihnă
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit