gtemata.com

Cum să organizați și să gestionați un eveniment

Fie că este vorba de o convenție, de un festival sau de un târg, de a conduce un stand este o modalitate foarte bună de a promova una produs

, o asociație sau o cauză. Planificarea și pregătirea sunt două aspecte cheie pentru a obține un aspect profesional și a atrage atenția pe care o meritați.

paşi

Metoda 1

Înainte de eveniment
1
Căutațieveniment potrivite pentru standul dvs. Dacă puteți merge la un eveniment similar celui pentru care intenționați să participați, nu ezitați. Observați cum au fost organizate celelalte standuri. Aduceți un notepad sau foi de hârtie împreună cu dvs. hârtie pentru ia note pe ceea ce vă lovește și ce, în opinia dvs., ar putea fi îmbunătățit, având în vedere efectul pe care îl are asupra publicului. Activitățile, jocurile și cadouri pentru adulți sunt foarte diferite de cele destinate altor generații și grupuri de persoane.
  • 2
    Înscrieți-vă la timp. Obțineți informații actualizate cu privire la cerințele valabile pentru configurarea standului pentru evenimentul pe care doriți să-l participați. Faceți cererea și plătiți, de asemenea, taxa de participare înainte de timp.
  • Dacă aveți o cerere specială, contactați organizatorii evenimentului. Dacă aveți nevoie de iluminat sau electricitate, de exemplu, cereți-l în avans. Dacă, în plus față de spațiul desemnat, aveți nevoie de a sistem audio, frigidere, acces auto sau orice altceva, solicitați prompt!
  • Dacă puteți alege locul unde să configurați standul, optați pentru punctul în care trece majoritatea oamenilor. În caz contrar, încercați să stați aproape de alte tarabe pentru a profita de traficul de persoane care vor fi create.
  • 3
    Urmăriți toate costurile aferente, inclusiv locația de închiriere, de călătorie, hotel, cadouri, alimente, taxa de participare, etc În cele din urmă, va fi oportună compararea cheltuielilor și a rezultatelor cu alte evenimente pe care le-ați luat sau pe care le veți lua parte, pentru a decide dacă este oportun să reveniți.
  • 4
    Faceți rezervări. Dacă trebuie să călătorești pentru a participa la acest eveniment, rezervă cazarea, i zboruri și inchiriaza o masina. Atunci când se desfășoară un eveniment mare, este foarte probabil că structurile vecine se vor umple, deci asigurați-vă că opriți camera imediat ce sunteți sigur că veți participa.
  • 5
    Colectați sau faceți o ofertă de produse. Produsele vor depinde de natura exactă a evenimentului și de ceea ce veți promova, însă ia în considerare următoarele:
  • Arătați în mod clar cine sunteți. Panouri și panouri. Încercați să aveți cel puțin un banner mare care indică în mod clar cine sau ce promovați. Panourile de bord pot contribui, de asemenea, la informarea publicului. Nu vă așteptați ca oamenii să citească texte destul de lungi în timp ce se uită în jur. Mai degrabă, folosește grafică excelentă și captivantă și rezervă detalii despre pliante. Dacă mențineți o anumită consistență între toate materialele publicitare, standul va fi complet și original.
  • Aplicații colorate. Gadgeturi. Cea mai clasică modalitate de a atrage oamenii la stand este să ofere ceva. Idealul ar fi un obiect gadget relevant pentru mesajul pe care doriți să îl transmiteți. Obiecte de uz comun (pixuri, tricouri, pungi) cu numele și logo-ul suprapuse ar putea fi o modalitate bună de a nu fi uitate în curând și de a face publicitate. De asemenea, merită să investești în dulciuri sau gustări pentru a convinge oamenii să se apropie.
  • Materiale publicitare. Dacă doriți ca oamenii să vă contacteze și să vă rețină după eveniment, încercați să distribuiți cărți de vizită, pliante, broșuri sau alte materiale legate de ceea ce intenționați să comunicați. Aduceți mai mult decât credeți că aveți nevoie.
  • Demonstrațiile. Dacă se poate aranja o demonstrație de ceva legat de afacerea dvs. (de exemplu, un produs sau serviciu), sau în cazul în care vă puteți prezenta rezultatele unui proiect care a atins un oarecare succes, nu ezita sa prezinte cele mai importante aspecte. Mai bine, dați vizitatorilor ocazia de a participa, probabil încercând ceea ce promovați.
  • Următoarea întoarcere depinde de dvs. Activități. Utilizați-le pentru a atrage oamenii la stand. Organizând o extracție cu un premiu frumos pentru a apuca, puteți obține o cantitate imensă de informații de contact. Chiar dacă este lansarea la distanță de pungi de fasole într-o gaură, sau juca mini golf, veți avea posibilitatea de a opri oamenii și țineți-le suficient de mult timp pentru a vorbi cu ei și să explice motivul pentru prezența dumneavoastră.
  • Spațiu protejat de ploaie. Dacă evenimentul este în aer liber, este esențial să obțineți un capac portabil, unul cort sau un foișor pentru a te proteja de soare (sau de ploaie). De asemenea, va contribui la crearea unui aspect mai formal și profesional. Dacă puteți să potriviți culorile afacerii dvs. sau să vă poziționați culoarea, veți face prezența mult mai evidentă. Asigurați-vă cât spațiu va permite evenimentul să vă ocupați.
  • Masă și scaune. Din nou, verificați dacă organizatorii evenimentului le pot oferi. Dacă nu sunteți sigur, întrebați.
  • Echipamente pentru timp. Dacă suportul este în aer liber, ar putea fi necesar să aveți niște cleme de hârtie pentru a păstra materialul, cleștii sau clemele pentru a împiedica zborurile și fețele de masă și alte materiale utile în acest scop. Bineînțeles, îmbrăcați-vă și în funcție de vreme.
  • Pregătiri. Echipamente și unelte. Dacă știți că trebuie să montați standuri, mese sau panouri, asigurați-vă că aduceți echipamentul necesar pentru asamblare. Șurubelnițe, clești și cheie ar putea fi utile. de asemenea foarfece, banda de ambalare, știfturile de siguranță și frânghia sunt o idee bună. Dacă nu sunteți sigur ce aveți nevoie pentru a monta standul, faceți un test acasă sau în birou. Notă: Din cauza regulilor aeroportului, asigurați-vă că puneți instrumentele de asamblare în bagajele pe care urmează să le îmbarcați, nu cea din mână, astfel încât să nu aveți probleme. Nimic nu este mai rău decît să fie folosiți în cele din urmă util la târg datorită regulilor de siguranță.
  • Roata a fost inventată dintr-un motiv. Cisternă sau platformă mobilă. Nu presupuneți că veți putea parca lângă postul dvs., mai ales dacă participați la un eveniment major. Un cărucior împins sau o platformă mobilă va ajuta la scurtarea distanței.
  • Lumini. Dacă aveți nevoie de lumini, încercați să obțineți o sursă de energie electrică pentru a le acționa.
  • apă. Va trebui să vorbiți foarte mult și poate fi costisitor sau incomod să profitați de serviciile de catering oferite de eveniment.
  • Du-te acolo. Vei avea nevoie de un vehicul suficient de mare pentru a transporta tot ce ai nevoie. Dacă trebuie să angajeze o camionetă sau un camion, procedați în prealabil.
  • 6
    Obțineți ajutor. Dacă cabina funcționează bine, va trebui să vorbiți cu mulți oameni în timpul evenimentului. Nu face totul singur. Cineva vă poate ajuta să păstrați controlul și să vă protejați vocea. Dacă standul este destul de ocupat, este recomandabil să aveți un ajutor pentru a vă asigura că toată lumea implicată are pe cineva cu care să vorbească fără a trebui să așteptați în linie. Dacă puteți, organizați orare astfel încât oamenii să aibă schimbări de lucru mai scurte. Este obositor să te ridici de mult timp și să spui aceleași lucruri mereu.
  • 7
    Pregătiți asistenta. Informați-l despre ceea ce are de oferit publicului, despre poporul care se îndreaptă spre drumul în care se află, despre diferitele structuri din apropiere și despre orare. El va lua rolul expertului când va trebui să-ți promoveze afacerea, deci chiar dacă este voluntar, odată ce este educat, va arăta mai profesionist.
  • 8
    Îmbrăcăminte eficient! Încearcă să angajezi personal interesant, îmbrăcat în mod corespunzător, dar atrăgând atenția. În acest fel, afacerea dvs. și standul dvs. vor face parte din eveniment, dar vor ieși din celelalte.
  • Dacă afacerea dvs. include un uniform sau chiar un tricou, purtați-l și încurajați colegii să facă același lucru. Nu este foarte costisitoare imprimarea cămășilor personalizate, chiar și în cantități mici.
  • Asigurați-vă că toată lumea este îmbrăcată în mod similar. Chiar și o pereche de blugi și o cămașă de culoare care caracterizează afacerea dvs. vă vor transmite intenția de a participa la eveniment.
  • Profesional îmbrăcat. Un costum de afacere va arăta angajamentul dvs. și va da mesajul dvs. mai multă greutate.
  • Purtați haine de costum sau temă. Dacă există o atmosferă de petrecere sau grupul dvs. se află în teatru, puteți atrage mai multă atenție prin purtarea de costume de clovn, rochii de bal sau pălării mari și amuzante.
  • Utilizați modele profesionale dacă este necesar. Cei fermecători care știu "muncă" în public pot fi o atracție puternică, determinând oamenii să se oprească la standul dvs. Încercați să utilizați profesioniști care știu cum să se comporte corect.

    • Metoda 2

    În timpul evenimentului
    1


    Vine curând. Găsiți timpul să configurați standul și să studiați serviciile puse la dispoziție de eveniment înainte ca acesta să fie umplut cu oameni. Dacă aveți totul pregătit înainte de a deschide ușile, nu veți fi forțați să pierdeți timpul în trecerea cu panourile și cutiile, în loc să vă promovați afacerea.
  • 2
    Observați poziția dvs. din exterior. Odată ce totul este setat, treceți pentru a vedea standul din punctul de vedere al vizitatorilor. Panourile și semnele sunt vizibile în mod clar din direcții diferite, unde vor sosi oamenii? Este o invitație? Există ceva care ar putea distrage atenția oamenilor?
  • 3
    Luați în considerare direcția în care vă îndreptați către oameni. Vrei să stai în spatele unei mese cu audiența din fața ta sau preferi masa să fie în urmă, ca să poți aborda și invita oameni?
  • 4
    Fii prietenos. Discutați cu clienții dvs. Când se apropie de stand, dă-i câteva secunde, apoi salută. Cel mai probabil vă vor răspunde. Atunci zâmbiți și vorbiți despre afacerea dvs. Uneori, dacă începe să vorbești despre altceva, poate frumoasa zi sau cât de drăguț copil care le-au cu ei, să le păstrați mai mult timp, chiar și în cazul în care distrage atenția de la serviciile sau produsele pe care le oferă clienților. Când începeți o conversație, puteți vorbi despre aceste lucruri. Amintiți-vă să zâmbiți și să spuneți "Mulțumesc, vino și ne vizitează din nou!". De asemenea, dați o carte de vizită, dacă o aveți cu dvs. și informați-i despre următorul eveniment pe care îl veți participa.
  • 5
    Aruncați mesajul. Indiferent de persoanele care se opresc, încercați să oferiți câteva informații de bază despre standul dvs. și motivul prezenței dvs.
  • 6
    Întreabă-i pe oameni despre interesele lor. În acest fel, îi veți implica în conversație și veți ști ce ton să utilizați, informativ, comercial sau un mediu de mijloc.
  • 7
    Distribuiți fluturași, broșuri și pliante. Odată ce fervoarea evenimentului se estompează, materialul publicitar va aminti oamenilor despre afacerea dvs., informațiile dvs. de contact și mesajul dvs.
  • 8
    Schimbă informațiile de contact. Specificați cine este interesat de modul în care puteți rămâne în contact. Deci, asigurați-vă că o persoană de la personalul dvs. îl urmărește prompt. Monitorizați achiziția unor astfel de informații, astfel încât să puteți compara utilitatea unui eveniment cu altul.
  • 9
    Păstrați-vă locul curat. Puneți-vă în picioare personalului care lucrează pentru un eveniment important sau pentru o expoziție importantă de pe piață. Apoi, la sfârșitul evenimentului, demontați standul și asigurați-vă că ați aruncat toate coșurile în coșul de gunoi. Acesta va fi un gest de bună educație care va lăsa organizatorilor și personalului o impresie foarte bună despre tine pentru data viitoare.
  • 10
    Scrieți experiența dvs. Dacă aveți ocazia de a stabili un stand la alt eveniment, luați câteva note despre experiența dvs. Scrie ceea ce ai adus, ce ar trebui să-ți faci tu data viitoare, ce ai fi putut face fără. Notați ce a fost util și ce nu a făcut și tot ce ați învățat în această situație. Data viitoare veți avea notele disponibile pentru a vă îmbunătăți prezența. Dacă altcineva trebuie să gestioneze un stand, îi puteți da un sfat de la ceea ce ați învățat.

    • Sfaturi

    • Îmbunătățiți prezentarea dvs. de afaceri. Întrucât probabil veți repeta aceleași lucruri la mai mulți oameni, luați ocazia să ajustați și să îmbunătățiți informațiile pe care le oferiți.
    • Utilizați o cârpă întunecată pentru a acoperi suprafețele de fiecare dată când părăsiți standul nesupravegheat, mai ales la sfârșitul zilei. În acest fel, dacă ajungeți cu întârziere, va fi mai puțin probabil ca bunurile să fie furate. În plus, persoanele care doresc să vorbească cu dvs. vor înțelege că sunteți temporar absent, fără a vă irita, încercând să aflați unde vă aflați.
    • Purtați cele mai confortabile pantofi de care aveți nevoie pentru a putea trece fără probleme de la o parte la alta. Cele mai multe dintre facilitățile de conferințe au pardoseli din beton, acoperite cu un strat subțire de covor industrial, fără nici o acoperire care se eliberează sub presiunea treptelor. La sfârșitul evenimentului, dacă alegeți încălțămintea greșită, după una sau trei zile când trebuie să vă ridicați și să mergeți, puteți avea un picior dureros.
    • Încercați să aveți așteptări rezonabile. Nu vă gândiți să deveniți cea mai faimoasă și mai importantă prezență a unui eveniment. Cei cu o anumită experiență în acest domeniu știu că o rată a investiției de 3-5% este un rezultat bun, ceea ce înseamnă că va trebui să câștigi în jur de 5%, în timp ce plătiți încă cheltuielile (adică taxă pentru spațiu sau stand, cheltuielile generale și de călătorie). Dacă vindeți un serviciu, acel aparent mizerabil 5% ar trebui să vă aducă un profit pe viitoarele vânzări.
    • Dacă distribuiți informații de contact pentru afacerea dvs., organizați pentru a răspunde solicitărilor de informații care apar în săptămânile care urmează. Fiți rapid pentru a răspunde, astfel încât cei mai exigenți oameni pot stabili o relație continuă cu afacerea dvs.
    • Atunci când este posibil, să transportați echipamente de rezervă, cum ar fi monitoare, proiectoare, calculatoare, sisteme de rețea sau echipamente audio-vizuale. Le-ați putea angaja la sediul convenției, dar de obicei prețurile sunt scandaloase, poate cu 50% mai mult decât prețul normal pentru un eveniment de trei zile.
    • Păstrați lucrurile în spatele mesei, ceea ce ar putea distruge aspectul standului (jacheta, cutiile rezervelor de rezervă etc.), astfel încât să nu fie vizibile.
    • Luați-vă rolul în cadrul evenimentului. Păstrați o atitudine profesională, zâmbiți atunci când îi întâmpinați pe oameni la stand și încercați să participați la eveniment pe o durată.
    • Încearcă abordări diferite pentru a vedea care funcționează cel mai bine și generează un interes mai mare. De asemenea, adaptați ceea ce spuneți conform interlocutorilor. Dacă cineva este nou sau deja cunoaște afacerea dvs., ajustați circumstanțele.
    • Obțineți o poziție "pliere", deoarece unele evenimente organizate în oraș pot refuza permisiunea de a folosi șurubelnițe, percepând o taxă pentru utilizare.
    • Utilizați materialul în jurul meselor, asigurându-l cu bandă, pini sau cleme, astfel încât să aveți un spațiu ascuns în care să stocați materialul.
    • Distrează-te. Plăcerea de a vorbi cu oamenii va fi evidentă și, arătând-o, veți fi mai accesibili.
    • Colaborează cu organizatorii evenimentului, cu personalul care gestionează spațiile care găzduiesc evenimentul, cu personalul de securitate și cu standurile din apropiere. Veți dovedi a fi o persoană politicos și politicos și puteți stabili relații avantajoase!
    • Luați în considerare aducerea de mâncare. Prețurile alimentelor și a apei vor fi mai scumpe la târg și, în plus, vor risca să mănânce alimente prajite în cantitate mare de ulei. O cutie frigorifică mică este ideală pentru menținerea băuturilor rece și poate fi ascunsă sub masă. Aduceți monetări și o oglindă pentru a vă verifica dinții! Va trebui să vorbiți mult!
    • Etichetați-vă echipamentul într-un mod vizibil și de neșters. Nu lăsați stația de lucru și echipamentul nesupravegheat. În astfel de evenimente, furturile sunt frecvente, în special în timpul confuziei create atunci când vă așezați și dezasamblați. Asigură obiecte de valoare și, la sfârșitul zilei, îndepărtează, în special, cei mai afectați de furt, cum ar fi laptopurile.
    • În cazul în care trebuie să alergi la un magazin, să mergi la baie și așa mai departe, ar fi o idee bună să întrebi un prieten sau o persoană în care ai încredere să participe la tine la eveniment!
    • Citiți regulile evenimentului. Marile manifestări sunt mai bune atunci când toată lumea își face partea.
    • Potriviți activitățile și obiectele gadget la publicul pe care îl vizați. Încercați să atrageți copii, profesioniști sau o audiență mai largă? Flyers și giveaways sunt potrivite pentru acest scop?
    • Aduceți, dacă este posibil, cutiile care conțin materialul - verificați dacă este necesar. Distribuiți copii ale CD-urilor sau DVD-urilor de prezentare diferiților membri ai echipei, în cazul în care o copie este pierdută sau cineva din personalul dvs. intră cu întârziere. Ați putea solicita o expediere de urgență a altor materiale trimise noaptea de la biroul dvs., dar riscați să pierdeți o zi la spectacol și nu este sigur că livrarea ajunge direct la standul dvs. Dacă trebuie să primiți ceva, asigurați-vă că este livrat la hotelul unde vă cazați, nu la sediul convenției, unde va trebui să treacă prin biroul de livrare și poștă. În caz contrar, este posibil ca expedierea dvs. să fie tratată ca șurubelnița menționată mai sus și, prin urmare, parcela pe care o așteptați nu va fi livrată înainte de închiderea evenimentului.
    • Verificați-vă obsesia cu elementele care pot fi furate. În timpul fervoarei evenimentului, pot rezulta multe obiecte "atractiv", cum ar fi mouse pad-ul, gadget-ul sau orice altceva care aduce logo-ul companiei, cum ar fi gulerele din plastic si monedele de staniu, chiar daca odata ce ajungi acasa termini sa le arunci departe. Evitați să le aduceți înapoi și în timpul săptămânii.

    Avertismente

    • Nu presupuneți că lucrurile dvs. vor fi în siguranță pe suport. Luați ceva de valoare cu dvs. atunci când plecați. Dacă puteți, evitați să lăsați standul nesupravegheat în timp ce cineva este prezent. Înainte de a pleca, acoperiți întotdeauna mesele cu o cârpă întunecată.
    • În mod inevitabil, vor fi oameni care vor să vorbească cu tine și să-ți spună povești insuportabile, care te deranjează. Puteți lua concediu de la dvs., să le ascultați politicos pentru o vreme și să spuneți ceva pentru a încheia conversația, cum ar fi "Ei bine, ce să spun! O zi buna!". Apoi, concentrați-vă pe altcineva sau sistemați-vă materialul. Opriți-l dacă este necesar. Lipsa de atenție față de ei aproape întotdeauna conduce oamenii să plece. Tratează pe cei care sunt într-adevăr nepotriviți cu un zâmbet bun, spunând: "Doamne, vă mulțumesc pentru cunoștințele voastre, dar trebuie să vă părăsesc acum". Ultimul pas ar fi: "Înțeleg că aceste evenimente oferă paznicilor de securitate", destul de tare pentru a atrage atenția. Stai vecinii aproape întotdeauna ajuta colegii în cazul în care situația devine din mână. Dacă standul din apropiere se află în această situație, trimiteți-i pe cineva să sune la securitate.
    • Nu vă supărați dacă oamenii nu sunt interesați sau au putine căi urbane. Acceptați orice scuză trivială pentru ceea ce este și îndreptați-vă atenția către altcineva.
    • Clopotele și fluierele pot atrage oameni, dar asigurați-vă că nu deranjează mesajul pe care doriți să-l comunicați cu prezența voastră.
    "Ești sigur că vei citi broșurile?"Nu toți trecătorii vor avea interes pentru afacerea dvs. În loc să risipiți timp pentru a trage oamenii dezinteresați în cabina dvs., lăsați-i să treacă și căutați o abordare cu cine ar dori să viziteze.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit