gtemata.com

Cum se scrie o procedură standard de operare

O procedură standard de operare (POS) este un document care oferă informații pas cu pas despre cum să efectuați o anumită sarcină. Există POS-uri care se schimbă sau se actualizează, sau vă puteți găsi într-o situație în care va trebui să scrieți un POS de la zero. Sună înfricoșător, dar este într-adevăr foarte multe lucruri "foarte" scrupulos. Să începem de la primul pas.

paşi

Partea 1

Formați-vă POS-ul
Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 1
1
Alegeți formatul preferat. Nu există un mod corect sau greșit de a scrie un POS. Cu toate acestea, compania dvs. are cu siguranță POS, la care puteți face referire la instrucțiunile de formatare, urmând caracteristicile preferate de companie. Dacă este cazul, utilizați POS ca model. În caz contrar, puteți alege dintre următoarele opțiuni:
  • Un format simplu în ordine. Este un model pentru operațiunile de rutină, scurt și cu puține rezultate posibile, care se termină rapid. Dincolo de documentația și instrucțiunile de siguranță necesare, este într-adevăr doar o listă de propoziții simple care le spun cititorului ce trebuie să facă.
  • Un format ierarhic. Acesta este utilizat, de obicei, pentru proceduri mai lungi, care constau în mai mult de zece etape, care includ puține decizii de făcut, clarificări și terminologii. Este, de obicei, o listă de pași principali cu paragrafe într-o ordine foarte specială.
  • Un format de diagramă. Dacă procedura este în mare parte o hartă cu o serie infinită de rezultate posibile, o diagramă poate fi cea mai bună soluție. Este formatul de pariat când rezultatele nu sunt întotdeauna previzibile.
  • Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 2
    2
    Luați în considerare publicul. Există trei factori principali de luat în considerare înainte de a scrie POS:
  • Cunoștințe de bază ale publicului. Sunteți familiarizați cu organizația dvs. și cu procedurile sale? Știu terminologia? Limba dvs. trebuie să fie un compromis între cunoaștere și considerația cititorului.
  • Abilitățile lingvistice ale publicului. Există posibilitatea ca cineva care nu vă poate vorbi limba poate "citit" POS-ul tău? Dacă este o eventualitate, este o idee bună să includeți multe fotografii și diagrame comentate.
  • Vasta publicitate. Dacă mulți utilizatori vă citesc POS-ul în același timp (în roluri diferite), formatați documentul ca și cum ar fi vorba de o conversație într-un spectacol: primul utilizator finalizează o acțiune, urmează al doilea și așa mai departe. În acest fel, fiecare cititor poate simți viteza unei mașini bine unsate.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 3
    3
    Luați în considerare "dumneavoastră" cunoaștere. Ești cea mai bună alegere pentru a scrie acest document? Știți ce înseamnă procedura? Cum ar putea eșua? Cum se face în siguranță? Dacă nu știi toate acestea, poate că ar fi mai bine să treci proiectul pe altcineva. Un POS prost scris sau inexact nu numai că reduce productivitatea și conduce la eșecuri organizaționale, dar poate fi, de asemenea, nesigur și are un impact periculos asupra echipei sau asupra mediului înconjurător. Nu este un risc care merită să fie difuzat.
  • Dacă vă simțiți obligați (sau obligați) să finalizați proiectul care vă este atribuit, nu vă fie teamă să cereți ajutor zilnic celor care finalizează procedura. Efectuarea de interviuri face parte din procesul de creare a unui POS.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 4
    4
    Alegeți între o formă lungă sau scurtă de POS. Dacă scrieți sau actualizați un POS pentru un grup de persoane familiarizate cu protocolul și terminologia și aveți nevoie de un POS scurt și plin de viață, mai mult ca o listă, optați pentru formularul scurt.
  • În afară de propunerile de bază și de informațiile relevante (data, autorul, codul de identificare etc.) este într-adevăr o listă simplă de pași pe care trebuie să îi urmați. Dacă nu este nevoie de clarificări și detalii particulare, este cea mai bună opțiune.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 5
    5
    Țineți minte propunerea POS. Este evident că aveți o organizație în procedura care vă conduce să o repetați mereu. Dar există un motiv specific pentru care acest POS este util? Ar trebui să punem accentul pe siguranță? Există măsuri care trebuie respectate? Procedura este folosită pentru un loc de muncă zilnic? Iată câteva motive pentru care POS trebuie să aibă succes în echipa dvs.:
  • Asigură respectarea standardelor de reglementare.
  • Maximizați solicitările de producție.
  • Asigură faptul că procedura nu are un impact negativ asupra mediului.
  • Asigură securitatea potrivită.
  • Asigură că totul se face în conformitate cu programul.
  • Previne erorile de fabricație.
  • Este folosit ca document de exercițiu.
  • Dacă știți ce trebuie să sublinieze POS-ul, va fi mai ușor să structurați documentul în jurul acelor puncte. De asemenea, va fi mai ușor să înțelegeți cât de important este POS-ul dvs.

    • Partea 2

    Scrieți POS-ul
    Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 6
    1
    Aveți grijă de materialul necesar. În general, un POS tehnic constă din patru elemente, în afară de procedura în sine:
    • Pagina de copertă. Aceasta include: 1) titlul procedurii, 2) numărul de identificare al POS, 3) data publicării sau reviziei, 4) denumirea agenției, diviziei, sectorului la care se aplică POS; ) semnăturile celor care au pregătit și aprobat POS-ul. Acesta poate fi formatat după cum doriți, atât timp cât informațiile rămân limitate.
    • Cuprinsul. Este necesar doar dacă POS-ul este suficient de lung, pentru a ajunge ușor la referințe. O descriere simplă standard este ceea ce veți găsi aici.
    • Asigurarea și controlul calității. O procedură nu este bună dacă nu poate fi controlată. Furnizați materialele și detaliile necesare pentru ca cititorul să poată fi sigur de obținerea rezultatelor dorite. Puteți include alte documente, ca exemple de evaluare a performanțelor.
    • referințe. Asigurați-vă că adăugați orice referință citată sau semnificativă. Dacă există referințe externe la POS, asigurați-vă că ați citat toate informațiile necesare în anexă.
    • Organizația dvs. poate avea protocoale diferite de cele pe care trebuie să le utilizați. Dacă există POS-uri deja existente, vă puteți referi, lăsați-vă structura și urmați șabloanele standard.
  • Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 7
    2
    Pentru procedura în sine, asigurați-vă că ați acoperit următoarele lucruri:
  • Scopul și aplicabilitatea. Cu alte cuvinte, descrieți propunerea de procedură, limitele sale și cum ar trebui să fie utilizate. Include standarde, cerințe de reglementare, roluri și responsabilități, contribuții și produse.
  • Metodologia și procedurile. Este nucleul documentului. Prezentați o listă cu toți pașii care trebuie urmați, cu detaliile necesare, inclusiv instrumentele necesare. De asemenea, includ procedurile secvențiale și factorii de decizie. Îmbunătățiți riscurile legate de eventualitatea unui eveniment, posibile interferențe și considerente de siguranță.
  • Clarificări și terminologie. Identificați acronimele, abrevierile și toate propozițiile în limbaj neobișnuit.
  • Avertismente privind sănătatea și siguranța. Listează-le într-o secțiune specială "și" în timpul descrierii pașilor de urmat când sunt importanți. "Nu zburați peste această secțiune".
  • Instrumente și consumabile. Completați lista prin listarea lucrurilor necesare, cum și unde să cumpărați instrumentele, ce standarde să urmați la cumpărare etc.
  • Avertizări și interferențe. Practic, este secțiunea de depanare. Includeți tot ce nu poate funcționa, ce să aveți grijă și ce poate interfera cu produsul final ideal.
  • Dați fiecăruia dintre aceste subiecte o secțiune proprie (marcată cu numere sau litere) pentru a preveni ca POS-ul dvs. să fie ludic și confuz și să permită o consultare simplă.
  • Aceasta nu este o listă exhaustivă - este doar vârful aisbergului procedural. Organizația dvs. poate specifica alte aspecte care necesită atenție.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 8
    3


    Asigurați-vă scrisul concis și ușor de citit. Este posibil ca publicul dvs. să nu aleagă această lectură pentru a se distra. Faceți-o scurtă și clară, altfel atenția cititorului se va pierde și documentul va fi considerat dificil și greu de înțeles. În general, păstrați-vă frazele cât mai scurte posibil.
  • Aici este a "rău" exemplu. Asigurați-vă că puteți curăța tot praful de la prizele de aer înainte de a începe să le folosiți.
  • Aici, însă, a "bun" exemplu. Îndepărtați praful de la prizele de aer înainte de a le folosi.
  • În general, nu utilizați subiectul: trebuie înțeleasă. Vorbiți cu un ton activ și începeți fiecare propoziție cu un verb imperativ.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 9
    4
    Dacă este necesar, interviu persoanele implicate în procedură pentru a le întreba cum să îndeplinească anumite sarcini. Ultimul lucru pe care trebuie să-l faceți este să scrieți un POS necorespunzător: puteți compromite securitatea echipei. eficacitatea acestuia, timpul de lucru. Mai mult, ați scrie o procedură completă fără să consultați pe nimeni. Unii dintre colegii de serviciu ar putea fi ofensați. Dacă aveți nevoie, nu ezitați să întrebați! Este important să scrieți corect.
  • Firește, dacă este necesar, întrebați diferite surse, acoperind fiecare rol și responsabilitate. Un membru al echipei nu poate urma POS, în timp ce altul poate fi implicat doar în parte.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 10
    5
    Împărțiți părți extinse ale textului cu ajutorul unor diagrame și scheme. Dacă există pași deosebit de ostili, explicați-i cititorilor o diagramă. Acest lucru va face citirea mai ușoară și va oferi minții un spațiu pentru a încerca să dea un sens general documentului. Procedura va apărea mai completă și va fi scrisă mai bine.
  • Nu includeți aceste lucruri doar pentru a prelungi POSPAD-ul dacă este necesar sau dacă doriți să completați un martor lingvistic.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 11
    6
    Asigurați-vă că fiecare pagină conține note pentru verificarea documentului. POS-ul dvs. va fi unul dintre multe, deoarece probabil organizația dvs. va avea o arhivă vastă cu toate procedurile și un sistem de referințe. POS-ul dvs. va face parte din sistem și va avea nevoie de un cod pentru a fi găsit. Acesta este motivul pentru care notele devin importante.
  • Fiecare pagină trebuie să aibă un titlu scurt sau un cod de identificare, un număr de revizie, o dată și "pagina # din #" în colțul din dreapta sus (pentru majoritatea formatelor). În funcție de preferințele organizației dvs., puteți introduce aceste informații în note de subsol sau nu.

    • Partea 3

    Asigură succesul și precizia
    Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 12
    1
    Efectuați un test al procedurii. Dacă nu doriți să testați procedura, atunci probabil că nu ați scris bine. Găsiți pe cineva cu unul "cunoștințe limitate" din proiect (sau o persoană care reprezintă un cititor normal) folosind POS ca ghid. La ce probleme ați întâlnit? Dacă le-ați găsit, rezolvați-le și implementați îmbunătățirile necesare.
    • Ar fi mai bine să avem câțiva oameni care să încerce POS-ul. Mai multe persoane vor putea detecta diferite probleme, permițându-vă să primiți o mare varietate de răspunsuri.
    • Asigurați-vă că ați testa procedura pe cineva care nu a mai făcut-o niciodată înainte. Oricine are cunoștințe anterioare va tinda să coreleze procedeul cu cunoștințele lor, nereușind, în acest fel, să vă ajute cu adevărat.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 13
    2
    Revizuiți POS-ul pentru cineva care trebuie să urmeze procedura. În cele din urmă, nu contează atât de mult ceea ce credeți dvs. șef POS, dar ceea ce el crede cine va folosi cu adevărat. Deci, înainte de a prezenta lucrarea superiorii, propuneți-i celor care trebuie să facă (sau deja fac) acea lucrare precisă. Ce cred ei "lor"?
  • Faceți-i să se simtă implicați în procedură, astfel încât să accepte mai ușor POS-ul pe care l-ați lucrat. Și vor avea cu siguranță idei excelente!
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 14
    3
    Revizuiți POS-ul de la difuzoarele dvs. și echipa de control al calității. Odată ce aveți opinia pozitivă a echipei, trimiteți-le vorbitorilor. Probabil că vor avea câteva idei inovatoare care să vă prezinte, dar vă vor spune dacă procedura îndeplinește cerințele de formatare, dacă lipsește ceva, care este protocolul oficial de punere în aplicare și introducere în sistem.
  • Inițiați POS spre aprobare utilizând sistemul de gestionare a documentelor pentru a asigura aprobarea mecanismului definitiv de control. Acest lucru variază de la o organizație la alta. Practic, este esențial să respectați toate directivele și regulamentele.
  • Semnăturile sunt necesare. Multe organizații de astăzi nu au probleme de acceptare a semnăturilor electronice.
  • Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 15
    4
    Odată aprobat, începeți să vă asigurați eficiența POS. Aceasta va implica o perioadă de probă formală pentru persoanele implicate (un test pentru colegi, unul pentru utilizarea calculatorului etc.) sau că documentul dvs. pur și simplu se află în baie. Nu contează cum va fi organizată scena. Puneți-vă munca în practică! Ai lucrat pentru asta! Timpul de recunoaștere!
  • Asigurați-vă că POS-ul dvs. rămâne la curent. Dacă devine datată, actualizați-o. Faceți actualizări aprobate și documentate și redistribuiți procedura, dacă este necesar. Siguranța, productivitatea și succesul echipei depind de aceasta.

    • Sfaturi

    • Căutați mereu claritate. Asigurați-vă că nu există interpretări multiple. Arătați procedura persoanei care nu o cunoaște și întrebați ce credeți că înseamnă documentul - s-ar putea să fiți surprins.
    • Amintiți-vă să implicați părțile interesate atunci când este posibil, astfel încât procedura documentată să devină procedura reală.
    • Utilizați diagramele și reprezentările fotografice, astfel încât procedura să apară mai clară pentru cititor.
    • Cereți-i oamenilor să revadă documentul înainte de aprobare.
    • Utilizați un simplu italian pentru a descrie pașii următori.
    • Asigurați-vă că istoricul documentului este bine documentat, pentru fiecare versiune nouă.
    • Verificați dacă există o versiune mai veche a POS înainte de a scrie propria dvs. S-ar putea să trebuiască să faceți mici modificări. Documentate, cu toate acestea, înainte de a le realiza!
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit