Cum să vă îmbunătățiți manierele atunci când scrieți un e-mail

Evitați să acordați prioritate mesajului. Este iritant și presumptuos să credeți că mesajul dvs. este mai important decât alții și necesită atenție în fața altora, în special la locul de muncă. Trebuie să fii suficient de politicos pentru a lăsa să fie la discreția interlocutorului tău. Eliberați-vă de obiceiul de a marca fiecare mesaj ca fiind "Urgent!" sau "Prioritate!", în caz contrar riscați ca e-mailurile dvs. să fie ignorate.

Aveți grijă atunci când solicitați o confirmare de citire. În unele cazuri, confirmarea de citire servește pentru a urmări momentul citirii mesajului sau pentru a arăta că acesta a fost primit, dar în cele mai multe cazuri cauzează plictiseală și obligă destinatarul să facă unele acțiuni suplimentare. Dacă un mesaj este cu adevărat urgent sau dacă trebuie să fiți sigur că a fost citit, utilizați telefonul.

Salută-i pe interlocutorul tău. Literele încep cu formularea obișnuită "Dragă ...". Pe de altă parte, e-mailurile sunt, în general, mai puțin formale și de obicei este suficient să scrieți "Bună ziua ...". În cazul unui mesaj formal sau al unui răspuns la o postare de locuri de muncă, trebuie să păstrați forma cea mai clasică de salut. Amabilitatea nu este niciodată prea mare.

Scrieți gramatical corect și fără erori de ortografie. Un mesaj Sufar erori sau fraze rupte, semne de punctuație, sau cu o masă la întâmplare, sau chiar inexistentă, este mult mai greu de citit, și arată destinatarul că timpul său pentru tine are o valoare mai mică decât a ta. Utilizați limba corectă, citiți textul și utilizați un verificator automat de ortografie, așa cum ați scrie alte texte.

Planificați când să răspundeți. Spre deosebire de poșta tradițională, e-mailurile sosesc instantaneu, după cum știm cu toții. Fiecare dintre noi așteaptă un răspuns rapid și este corect să încercăm să satisfacem această așteptare, dar uneori este necesar să se decidă când să-și petreacă timpul citind și să răspundă la mesaje, pentru a gestiona mai bine timpul. Lăsați colegii dvs. să știe că lucrurile urgente trebuie comunicate la telefon sau în timpul unei întâlniri și că mesajele primite vor primi un răspuns la un moment dat. Colegii se vor adapta rapid la metoda dvs.

Alege cine să răspundă. Mesajele pe care le primiți de la un partid necesită, de obicei, un răspuns la persoana care a scris pentru tine, ci pentru mesajele cu mai mulți destinatari trebuie să răspundă prin alegerea opțiunii "Răspunde tuturor". Utilizați această opțiune cu prudență, deoarece există riscul ușor de a trimite lanțuri lungi de mesaje destinate a fi uitate în cutiile multor persoane. Imaginați-vă dacă primiți un mesaj și răspuns pentru toți, poate douăzeci de oameni vor primi acest răspuns, și ei vor simți obligați să răspundă la toate, la rândul său: vă va genera în curând mii de mesaje inutile doar pentru că nimeni nu știe cine trebuie să acționeze și toată lumea se simte obligația de ai informa pe ceilalți.

Revedeți dacă este adecvat să trimiteți un mesaj numai pentru mulțumiri. Pentru unii utilizatori, un e-mail de simple mulțumiri este inutil, este nevoie de timp doar pentru ao citi și a le șterge. Recent, abrevierea engleză "NTN" - "No Thanks Needed" sa răspândit "nu trebuie să-i mulțumesc".

Aveți grijă să raportați textul original al mesajului din răspunsul dvs. În general, dacă nu este vorba de mesaje de lucru, răspunsul făcând corecții sau comentarii la mesajul original ar trebui făcut cu prudență, nu toți vă așteaptă să comenteze textul, într-adevăr acest lucru poate fi ofensator dacă nu este făcut cu atenție.

Aveți grijă să scrieți toate informațiile solicitate. Multe persoane și birouri răspund la o cantitate mare de mesaje în fiecare zi, evitând astfel mesajele neînțelese ca cele simple "da". Întoarceți întrebarea inițială împreună cu răspunsul dvs.

Termină-ți mesajul cu amabilitate. Închideți mesajul cu o expresie standard " Mult noroc", o "Cu plăcere", sau "Vă mulțumim în avans pentru ajutor" poate ajuta la atenuarea chiar și a tonurilor unui mesaj aspru și la stimularea unui răspuns mai favorabil.

Semnează mesajul. Semnarea este un semn de respect și de curtoazie. Scrieți numele dvs. la sfârșitul mesajului sau creați o semnătură standard în setările de e-mail, inclusiv numele, titlul și contactele.

Limitați atașamentele. Nu atașați fișiere dacă nu este necesar. Asigurați-vă că atașamentele sunt cât se poate de ușoare. Majoritatea conturilor pot trimite și primi atașamente de până la 1MB, dar atașamentele mai grele pot fi respinse, în timp ce fișierele mai ușoare pot fi dificil de deschis dacă conexiunea destinatarului este lentă. Dacă aveți nevoie să trimiteți fișiere atașate mari, restrângeți-le sau încărcați-le pe un site dedicat. În sfârșit, utilizați hârtie și poștă obișnuită (sau fax) pentru texte foarte lungi sau cu multe corecții.

Nu trimiteți atașamente pe zip dacă nu este necesar. Dacă un atașament nu este prea voluminos, evitați crearea unui dosar zip sau riscați să pierdeți timpul receptorului, precum și riscând accesul la atașament, de exemplu dacă utilizați un dispozitiv mobil care nu este capabil să decomprimați fișierul zip. De multe ori este inutilă și pentru că cele mai comune formate precum .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word și Powerpoint) sunt deja comprimate.

Nu ignora mailurile valide. Dacă cineva vă pune o întrebare corectă, răspundeți-i, chiar dacă răspunsul nu este complet sau perfect în temă. Dacă problema trebuie abordată de altcineva, puneți o copie a mesajului care a trimis inițial mesajul când îl transmiteți persoanei responsabile, astfel încât toată lumea să știe cum se întâmplă. A fi ignorat este frustrant. Dacă persoana este în fața dvs. sau chiar la telefon, vă va fi dificil să o ignorați, așa că nu o faceți chiar prin e-mail.

Fiți atenți la cine copiați în răspunsurile voastre. Dacă răspundeți la un mesaj și copiați o persoană care nu a primit comunicarea inițială, trebuie să fiți sigur că acest lucru este bun pentru cei care v-au scris și considerați că poate dorea ca informațiile să fie destinate numai dvs. Acest lucru este valabil mai ales pentru mesajele primite de la superiorii la locul de muncă. De asemenea, acordați atenție modului în care utilizați câmpul de trimitere "bcc", un destinatar nu poate să-și dea seama că a primit o copie ascunsă și a răspuns deschis tuturor.

Gândiți-vă la mintea lucidă înainte de a scrie. Nu trimiteți mesaje dacă sunteți agitat. Scrieți o schiță și salvați-o, dar adăugați adresa și trimiteți-o numai după ce ați regândit ceea ce ați scris: puteți revizui unele pași și puteți preveni problemele. Mai bine dacă luați telefonul și discutați direct cu destinatarul mesajului sau vizitați-l. Tonul unui mesaj poate fi ușor înțeles greșit, în timp ce vocea sau fața sunt mai ușor de descifrat.

Nu scrieți toate capacele. Capitolul precedent indică faptul că strigați și puteți deranja destinatarul, făcându-l să răspundă în natură.