Cum să organizați un eveniment

Organizarea unui eveniment este o experiență extraordinară, fie că este vorba despre o petrecere personală, o întâlnire corporativă, o întâlnire pentru familie și prieteni, o nuntă sau o întâlnire formală. Este o treabă mare, dar este și destul de satisfăcătoare. De fapt, poate fi o mare diferență pentru cei implicați, care vă vor aprecia bunătatea și marele angajament pe care ni l-ați pus să organizăm ziua lor de naștere, aniversarea, nunta sau alte sărbători. Următorii pași vă vor învăța cum să deveniți un mare organizator de evenimente, să vă sugerați să remediați problemele și, cu o planificare atentă, vă va ajuta să le evitați cu totul.

conținut

Paşi
Partea 1
Partea 2
Partea 3
Partea 4
Partea 5
Sfaturi

paşi

Partea 1

Pornind de la elementele de bază

Determinați scopul evenimentului și obiectivele acestuia. Se pare prea logic pentru a da sfaturi de genul asta, dar trebuie să pune mâna pe condei să ia în considerare fiecare factor: locul ideal pentru eveniment, buget, prezentari de natura, valoarea (sau tipul) de persoane, strategii care urmează să fie puse în aplicare în specificul . Care este rezultatul ideal? Ce vrei să ajungi?

După definirea evenimentului (celebrare, surse de colectare, training, vânzări, propuneri etc.), gândiți-vă la deoarece îl organizați. Conștientizarea motivelor vă poate ajuta să vă concentrați și să vă motivați.
Având câteva obiective vă poate ajuta să vă direcționați în direcția corectă. Nu poți insista dacă ai în minte un rezultat vag. De exemplu, dacă organizați o strângere de fonduri pentru a obține 5.000 de euro și acum aveți 4000, acest lucru vă poate motiva să mergeți spre sfârșitul sigur al ceea ce doriți.

Alegeți data și ora. Fără îndoială, acesta este unul dintre cele mai importante aspecte ale planificării. Este suficient să se stabilească o dată și un moment în care nimeni nu se poate prezenta în sine pentru a frustra orice preparat, indiferent cât de mare este. De asemenea, evitați să alegeți o zi prea departe în viitor sau prea aproape: în primul caz, oaspeții vor uita, în al doilea rând, vor avea alte planuri. Aici este sindromul Riccioli d`Oro aplicat la organizarea de evenimente!

În teorie, oaspeții trebuie să fie conștienți de evenimentul cu două săptămâni înainte. Momentul acesta este ideal: abia au alte angajamente, iar apoi este mai ușor să reamintim tuturor invitației o dată sau de două ori înainte de data reală. Deci, încercați să trimiteți invitațiile cu câteva săptămâni înainte, dacă puteți.

Alegeți locul. Acum, că aveți o idee despre scopul evenimentului, data și ora, puteți începe să vă gândiți la saloane. Luați legătura cu cei care vă interesează să știți dacă sunt gratuite și pot satisface nevoile dvs. În ce fel de clădire doriți să organizați evenimentul? Cum va fi gestionat spațiul? Oaspeții se vor așeza pe scaune aranjate într-un rând, bănci sau mese? Planificați să aveți un picnic în aer liber și aveți nevoie de fețe de masă? Sunt condițiile meteorologice o problemă? Aveți nevoie de spațiu pentru a dansa, așezați scena pe care vor apărea difuzoarele sau vor juca muzicienii? În acest caz, organizat pentru a nu epuiza spațiul.

Este întotdeauna bine să vizitați locul în avans și să trasați o hartă a zonei. Puteți să-l utilizați ca un "plan de luptă", pentru a schița și plasa mese, pasaje de chelneri, rute de acces și ieșire pentru persoanele cu handicap (dacă este necesar) și diverse echipamente. Ar trebui să marcheze, de asemenea, în cazul în care veți găsi generatorul de energie electrică (dacă este necesar), un echipament extern (cum ar fi un frigider, gheață-maker, gratar, aragaz, etc), prize și cabluri electrice (care pot acoperi cu un covor discret) . Împrejurimile potrivite ajută la prevenirea riscurilor de securitate.

Este obligatorie solicitarea unui permis municipal? În cele mai multe cazuri, aceste documente sunt necesare pentru un bar, dar și pentru emisii acustice potențial enervante, acces auto, parcare, construcție de copertine și alte spații interioare etc.

Calculați numărul de invitați. Având în vedere bugetul și capacitatea spectacolului, câte persoane puteți invita? În unele cazuri, numai celor care au un bilet sau o invitație pot intra. Acest fapt facilitează planificarea. Mulți, totuși, au întârzieri sau oaspeți suplimentari, cum ar fi copii, parteneri sau prieteni. Și rețineți că cu cât participă mai mulți oameni, cu atât veți avea nevoie de mai multă atenție.

Deoarece acest lucru poate genera probleme logistice uriașe, este întotdeauna mai înțelept să vă asigurați că există suficient spațiu pentru ca toată lumea să se poată deplasa cu ușurință în jurul acestui loc.

În instituțiile mai vechi, de obicei, numărul de persoane care pot fi acceptate este indicat cu expresii precum "Capacitate: 150 de persoane" - în acest caz, este posibil să primiți 150 de persoane.

Stabiliți un buget. Dacă vă puteți organiza bine, ar trebui să vă bazați pe un grup de oameni pentru a calcula suma necesară. Va trebui să plătiți un personal? Închiriați un salon și echipamente? Oferiți alimente și băuturi? Publicați pliante sau trimiteți cărți poștale? Determinați o sumă fezabilă și modificați planul de adaptare. Cu siguranță nu vrei să ajungi să plătești din buzunar atunci când nu trebuie.

Poate că aveți șansa de a obține sponsorizări sau donații, dar majoritatea dintre noi nu au noroc. Dacă nu oferiți nicio finanțare viitoare, este esențial să faceți reduceri atunci când este necesar. În loc de a alege o firma de catering, cere oaspeții să aducă mâncare sau băutură (deși Prin eliminarea din drum la supermarket, va trebui în continuare să furnizeze tabele, feluri de mâncare și frigidere). În loc să sunați la un fotograf, întoarceți-vă la eveniment și împușcați-vă. Fi creativ dacă este necesar!

Organizați o echipă. Pregătiți echipa care va avea grijă de serviciu (în ceea ce privește prietenii, rudele sau alți voluntari). Fiecare membru trebuie să administreze o anumită secțiune. Acest lucru este important chiar dacă este un mic eveniment de familie, nu o faceți din profesie. Pe scară largă, o organizare eficientă este posibilă numai dacă toți cei implicați sunt dedicați anumitor zone ale camerei, conștienți de rolul pe care îl joacă.

Personalul care vă va ajuta personal trebuie să fie invitat în același timp în care angajați alte echipe și invitați oaspeți. Atribuirea sarcinilor cât mai curând posibil, stabilirea priorităților. Și încercați să aveți un personal de rezervă: cineva s-ar putea retrage pentru o problemă.

Stabiliți perfect programul evenimentului. Nu puteți continua cu organizația dacă nu știți ce se va întâmpla în precizie. Când vor vorbi vorbitorii? Există jocuri, activități sau prezentări pentru a planifica? Cât timp trebuie să mănânce oaspeții? Desenați o cronologie destul de detaliată a activităților zilei.

Lăsați întotdeauna o mică marjă de manevră. Niciun eveniment nu va merge exact așa cum ați plănuit, nu va funcționa fără probleme. Oamenii ajung târziu, discursurile durează mai mult decât se aștepta, coada pentru bufet este dezordonată și așa mai departe. Deci, dacă pe de o parte trebuie să aveți o idee despre cum va curge evenimentul, amintiți-vă că este în scop organizatoric și nimic nu este scris în piatră.

Partea 2

Implementarea evenimentului

Trimiteți invitații, altfel cum vor ști oamenii că ați organizat un eveniment? Este primul lucru de făcut! Și tu ar trebui să o faci bine, nu-l lua ușor. Invitația este "cartea de vizită" a evenimentului. Este prima impresie pe care o fac oamenii cu privire la ce sa se astepte, este de a decide daca sa mearga acolo sau nu. Pe scurt, trebuie să fie convingător.

Luați în considerare invitațiile tipice: bilete, fluturași etc. De asemenea, puteți utiliza computerul: e-mailuri, buletine de știri, Facebook, Twitter și site-uri precum Eventbrite. Ele sunt minunate pentru trimiterea de invitații, știind cine va participa și va stabili un memento.
Pe de altă parte, evaluați amploarea evenimentului. Dacă intenționați să apelați cât mai mulți oameni, este absolut necesar să utilizați Facebook și Twitter. Dacă preferați să invitați puțini oameni și să organizați o întâlnire exclusivă, aceste platforme trebuie evitate, deoarece veți crea situații incomode.

Țineți cont de persoanele care acceptă invitația. Trebuie să aveți un număr mai mare sau mai mic pentru a afla ce veți avea nevoie și în ce cantitate. Pe scurt, acest calcul este esențial pentru o organizație concretă. Probabil că nu veți obține niciodată numărul exact de persoane care vor fi acolo, dar puteți obține o idee generală. Site-urile Web create pentru organizarea evenimentelor vă pot ajuta, dar Facebook și Excel beneficiază și de acest lucru.

Aveți grijă de tot ce aveți nevoie pentru a angaja și de a angaja persoane. Trebuie să căutați, să apelați, să rezervați, să delegeți fotografi, constructori, designeri, designeri de interior, vorbitori invitați, sponsori, animatori, trupe, preoți, parteneri pentru dans sau modele? Mai bine să le includeți în calculul cadourilor, astfel încât să le puteți oferi și mâncare și un loc. În caz contrar, riscați să nu aveți suficiente alimente, băuturi sau spațiu.

Veți oferi mâncare și băutură? În acest caz, atribuiți sarcinile fiecărui membru al echipei, astfel încât să existe oameni care gătesc, servesc și curăță. Ce fel de feluri de mâncare vă propuneți? Știți dacă există probleme alergice, vegetariene, vegane, diabetice, dieta din motive religioase (halal sau kosher) sau intoleranță la gluten? Vor fi copii, copii, bătrâni sau oameni în faza de vindecare care nu pot consuma alimente solide?

Te-ai gândit la divertisment și logistică? În acest moment, va trebui să se ocupe cu echipamente de muzică, corturi, materiale decorative, microfoane, amplificatoare, lumini, prize, proiectoare și ecrane de diapozitive, masini de fum si alte efecte scenice (cum ar fi oglinzi, bannere, logo-urile companiei, etc).

Dacă pregătiți o subcontractare pentru o companie de divertisment, clarificați imediat anumite aspecte. Pot furniza toate echipamentele și le asamblez? De asemenea, trebuie să știe unde este scenă și ce este nevoie pentru spectacol. În cele din urmă, trimiteți-i programul evenimentului. Toate acestea vă vor permite să înțelegeți în ce măsură au nevoie de ajutorul dumneavoastră.

Companiile de catering, florarii, divertisorii și alți profesioniști preferă să aibă tot timpul necesar pentru a se pregăti, deoarece este de obicei mai scumpă achiziționarea echipamentului sau angajarea urgentă a personalului. Mai mult decât atât, există un alt avantaj: dacă nu reușiți să respectați angajamentul, aveți încă timp să găsiți o alternativă.

Găsiți un dirijor. Această cifră nu organizează întotdeauna evenimentul în întregime, în special joacă rolul de prezentator. De obicei, este un participant care face discursuri sau anunță evenimente, cum ar fi cursuri, dansuri, oaspeți de onoare sau momente de divertisment. Păstrați legătura cu el și actualizați-vă. Dacă o puteți face, va fi o resursă prețioasă.

Uneori trebuie să joci acest rol. În acest caz, munca devine mult mai greu și va trebui să fii prezent până la sfârșit. Și apoi este important să formăm o echipă care este hrănită și împărțită în grupuri, la rândul ei condusă de lideri. Acest lucru vă permite să delegați majoritatea sarcinilor clasice.

Ia echipamentul. Când angajați o echipă, asigurați-vă de mai multe ori că aveți tot ce aveți nevoie. În unele cazuri, poate că vă oferă doar prezența sau produsele lor, în timp ce trebuie să vă ocupați separat de restul. În acest caz, puteți să închiriați, să cumpărați sau să împrumutați ceea ce aveți nevoie, bazându-vă pe rețeaua socială mare. Examinați lista de verificare și nu uitați nimic, serviete, boxe și extensii incluse.

Decoratiile fac parte integranta din orice eveniment. Lenjeria de masă, florile, favorurile de nuntă, lumanari, baloane, bannere, fundaluri pentru fotografii, covoare roșii și așa mai departe se găsesc cu mult înainte.

Nu lăsați nimic la întâmplare. Cei care organizează un eveniment pentru prima dată în viața lor uită adesea detalii cu privire la echipamente și aspecte atât de banale încât ajung să fie neglijate. Este totul în ordine? Grupurile sanitare, bai, parcare, rampe de acces pentru scaune cu rotile, dressing, depozitare, bucătărie, coșuri de gunoi, găleți pentru vin, piețe de desfacere pentru energie electrică și așa mai departe suficient ? Există obstacole pe care le puteți depăși numai dacă le anticipați imediat.

În plus, lărgiți orizonturile și depășiți evenimentul. Este necesar să rezervați transport și hoteluri pentru oaspeții internaționali sau care vin din afară? Aveți grijă de acest aspect în avans, astfel încât acestea să nu aibă probleme să se prezinte.

Examinați oaspeții. Înțelegerea ierarhiei sociale a evenimentului, dacă nu este în întregime a ta, este esențială pentru a ști cum să rezolvi fiecare situație. Este esențial ca clientul să vă încredințeze, deci trebuie să aflați următoarele:

Cine sunt principalii oaspeți. De obicei este evident când vine vorba de o sărbătoare. În cazul unei căsnicii, soții sunt. Clientul nu corespunde întotdeauna oaspeților de onoare: poate să facă parte din restul grupului sau să nu mai fie prezent.

Cine sunt oaspeții care se ocupă de recepție și ghidează oaspeții. Deseori, acești oameni își întâmpină mesele, tind să faciliteze socializarea și să motiveze participanții. Ele sunt indispensabile pentru a menține o atmosferă convivială și a începe conversații atunci când cad liniște. Ei îi încurajează pe oameni să danseze și să-și introducă oaspeții unul altuia pentru a crea noi prietenii. Acești oameni nu reușesc niciodată și puteți conta pe ele, dar este mai bine să știți imediat cine joacă un astfel de rol. De fapt, ei te pot informa, acționezi pentru a-ți face un discurs, conduce evenimentul în caz de urgență și conduce-o cât mai liniștit posibil pe linia frontului.

Cine sunt conciliatorii? Întotdeauna trebuie să fiți conștienți de identitatea lor, deoarece aceștia sunt participanți-cheie. De fapt, trebuie să le informați cu privire la orice problemă, să le impliceți să le gestionați și să stabiliți cine este corect și cine este greșit. În general, este un rol jucat de șeful gospodăriei, de oameni influenți sau de ofițeri de securitate profesională.

Cine ia deciziile cele mai importante. În cele mai multe cazuri, o faceți pentru că sunteți organizatorul. Cu toate acestea, atunci când vezi oaspeții și nu este nevoie să apeleze la cele de onoare (pentru că de obicei sunt oaspeții de divertisment ocupat), trebuie să ai pe cineva care te poți baza pe dealer, cât mai curând o situație de urgență. În principiu, ar trebui să fie persoana care plătește factura (dacă vă organizați pentru muncă), identificați altfel subiectul care, pentru un motiv sau altul, are dreptul să spună ultimul cuvânt.

Partea 3

Către linia finală

Cunoașteți salonul. Cu mult înainte de eveniment, este mai bine să examinăm locul în care va fi ținut să înțelegem cum să-l organizăm. Poate că trebuie să faceți alte modificări pentru ao adapta la plan și pentru a vă asigura că echipamentul (extensii, lumini etc.) funcționează corect. De asemenea, luați în considerare locația: dacă a fost dificil pentru dvs. să îl găsiți, va fi, de asemenea, pentru oaspeți.

Dacă deciziile depind de voi în toate privințele, faceți o hartă precisă. Nu există spațiu pentru un obiect? Excludeți-l. Discutați cu managerul de cameră pentru a afla dacă este dispus să ajute, ce poate face pentru a îmbunătăți organizația și dacă există regulamente municipale care trebuie respectate, în special în ceea ce privește situațiile de urgență.

Ai putea crea un kit de echipă. Personalul va lucra din greu, în acest caz nu este ploaie. Pentru a vă arăta recunoștința și a vă asigura că nu pierdeți motivația, pregătiți-vă o pungă pe care să o oferiți fiecărui membru la începutul evenimentului. Ar trebui să conțină o sticlă de apă, batoane de cereale, bomboane de ciocolată și orice alt produs util. În plus, personalul ar trebui să fie încurajat verbal să mențină un nivel ridicat al moralității.

De asemenea, puteți să pregătiți insigne sau chiar să oferiți angajaților darurile așteptate pentru oaspeți. Ei se vor simți parte din eveniment și își vor aminti. Asigurați-vă că mănâncă și hidratează. Întotdeauna amintiți-vă că echipa este o resursă care ar putea fi utilă pentru evenimente viitoare, deci trebuie protejată.

Consultați toate echipele externe și colaboratorii. Înainte de eveniment, este important să avem totul în ordine. Furnizați instrucțiuni clare personalului despre cum să ajungeți la spectacol, numărul dvs. de telefon sau, de preferință, o carte de vizită. Te pot suna într-o urgență. Toți trebuie să fie siguri de ce să facă. Întrebați dacă au întrebări.

Asigurați-vă că toți sunt mulțumiți de îndatoririle lor. Cineva nu este dispus să-și exprime nemulțumirea cu voce tare, așa că încercați să priviți dincolo de suprafață pentru a le înțelege. Ele arată calm și încrezător? În caz contrar, reasigurarea lor, revizuirea sarcinilor cu ei și întrebări de bază. Când sunteți îndoieli, le asociați cu angajați mai experimentați.

Dacă este necesar, pregătiți o listă de contacte și alte documente. Organizația dvs. personală este la fel de importantă ca cea a evenimentului. Dacă ați planificat totul cu cel mai mic detaliu, totul va fi bine, în ciuda faptului că totdeauna nu mai există control. Dacă nu ați făcut-o, iadul va fi dezlănțuit. Iată câteva metode pentru a vă pregăti:

Creați o listă de contacte cu numere de telefon și adrese. A fost cheful de patiserie convins că vei lua tortul? Nu există nici o problemă. Sunați-l pe Alice, care locuiește aproape de brutărie: poate să aibă grijă de ea înainte de a merge la eveniment.

Pregătiți o listă de verificare. Odată cu sosirea colaboratorilor, a produselor și a echipamentelor, marcați totul pentru a afla dacă lipsește ceva.

Când este necesar, pregătiți facturile. Cu cât lucrați mai mult acum, cu atât veți avea mai puține probleme mai târziu.

Evitați modificările în ultimul moment. Ar putea fi schimbări frecvente decorative? Din păcate, căsătoriile sunt cunoscute pentru acest lucru: clienții au gânduri secundare cu două zile înainte. Cum să o preveniți? Ar trebui să stabiliți un termen limită: după această dată, nimeni nu va putea interveni. De obicei, determinarea cu o săptămână înainte este deja o provocare bună, dar oferă o anumită flexibilitate clientului. De asemenea, evită schimbările din ultimul minut, imposibil de implementat din motive de confort sau de cost.

Dacă este vorba de schimbări simple, subtile sau de bază referitoare la decorațiile care au fost soluționate acum, nu este nerezonabil să acceptați aceste solicitări. Încearcă să fii cât mai plăcut, mai ales dacă este un eveniment încărcat emoțional.

Partea 4

Gestionați evenimentul real

Pregătiți totul. Trebuie să fii primul care ajunge să supravegheze pregătirile. Asigurați-vă că acestea sunt toate în blocurile de pornire. Lipseste cineva? Începeți să efectuați apeluri telefonice. Asistați angajații care au nevoie de ajutor, direcționați pe cei care nu știu ce să prindă și să scapi de momentul în care nu este nevoie de prezența ta. Și că nimeni nu este rănit!

Dacă faceți o listă de verificare, vă veți simți ușor mai calmi. Împărțiți-o în secțiuni: una pentru personalul dvs., una pentru colaboratori externi, una pentru decorațiuni și preparate de bază și una pentru echipament. Odată ce totul este în afara, puteți respira în cele din urmă un oftat de ușurare.

Delegat. Nu-ți fie frică să o faci. La organizarea unui eveniment, factorul cel mai stresant este timpul. Pentru ao salva, mai mulți oameni trebuie să intervină și să aibă grijă de ceea ce fac cel mai bine. Dacă unul nu este la fel de util cum ar fi, atribuiți o altă sarcină. Asta e treaba ta. Nu vă spunem să vă comportați într-un mod autoritar sau să ocoliți frontierele. Profesia dvs. constă tocmai în optimizarea organizației.

Fiți fermi, dar politicoși atunci când delegați. Spune: "James, poți veni aici să te ajuți cu cateringul? Vă mulțumesc. " Gestionarea personalului este una dintre sarcinile principale. Asigurați-vă că totul se face într-un mod coordonat și se comportă ca un lider când trebuie.

Fii flexibil. Acest lucru înseamnă asigurarea respectării programului, a asistenței și a planurilor de urgență atunci când este necesar. Nu vă lăsați descurajați să credeți că există o problemă, trebuie să o acceptați. Dacă începeți să stresați, vă veți pierde mintea. Și nimic bun nu va ieși din ea. Ca urmare, atunci când un vorbitor depășește limita maximă permisă și nu se oprește să vorbească, ignorând semnalele sau infarctul pe care îl prefaceți pentru a crea o deturnare, relaxați-vă. Pur și simplu trebuie să vă ajustați diferit cu aperitivul și nimeni nu va observa diferența. Misiunea realizată.

Problemele sunt prezentate la timp. Știi, ei au acest visiaccio. Nu există nicio modalitate de a prevedea totul și cu cât mai repede îl acceptați, cu atât mai bine. Un manager calm și calm poate face minuni în orice context, un organizator anxios și tensionat nu. Deci, relaxați-vă și urmăriți curentul: în curând se va termina.

Actualizați-le pe toate. Verificați că numărul de invitați a rămas neschimbat în ziua evenimentului. Revedeți nevoile acestora. În cazul unor modificări, notificați membrii echipei imediat ce aveți ocazia. Ar trebui să fii primul care observă ce este în neregulă.

Discutați cu clienții să-și cunoască emoțiile. Aceștia ar putea fi excitați, nervoși, îngrijorați, plictisiți, drenați mintal sau au o problemă cu evenimentul. În general, puteți atenua problema, manifestându-vă simpatie, folosind cuvinte amabile și ajutând concret. Este înțelept să folosim acest moment pentru a revigora entuziasmul oaspeților și al echipei, mai ales dacă acestea par tensionate.

Fa ce ai nevoie. Încrederea angajaților și respectarea acestora: dacă le-ați ales, știți că sunt capabili să-și facă treaba. Deoarece ați dat toate instrucțiunile corecte, nu ar trebui să existe probleme. Oferiți asistență la momentul potrivit, dar ar trebui să fie suficient de expert să nu aibă nevoie de ea. Iată câțiva factori care trebuie reținuți:

La început, când trebuie să salutați oaspeții care sosesc, să fie portarul sau recepționerul (dacă este cazul). Treceți-vă la conducătorul evenimentului. Rolul managerului este mult mai activ decât orice altceva: el trebuie să rezolve problemele și să se asigure că în spatele scenei funcționează toate mecanismele (alimente, servicii și așa mai departe).

Urmăriți oaspeții și păstrați legătura cu gazda. Dacă doriți să schimbați planurile (sau este necesar), discutați cu ele discret.

Rămâneți respectuos la distanță de oaspeții principali. La urma urmei, evenimentul este dedicat acestora. Pe de altă parte, arătați-vă ușor accesibil pentru a vă apropia de momentul potrivit și întrebați ce gândesc ei, dacă există probleme, solicitări sau sugestii.

În ceea ce privește evenimentele de marketing, oferi un cadou. Vrei ca oaspeții să-și amintească frumoasa seară petrecută. De fapt, probabil, de asemenea, doriți mai mult. Doriți ca ei să viziteze un site web, să doneze, să vorbească despre afacerea dvs. și așa mai departe. Pentru a vă asigura că evenimentul este transformat în legenda pe care merită să o deveniți, pregătiți cadouri. Indiferent dacă este vorba despre o fotografie, un cupon sau un stilou, oaspeții trebuie să re-gândească pozitiv la această experiență și să vă țină cont.

La finalul evenimentului, vă felicităm. Cele mai multe evenimente au tendința să se desfășoare pe cont propriu odată ce au început, dar nimeni nu vede toate pregătirile pe care le-a lăsat o seară. Deci, dă-te un pic pe spate: meritați-l! Acum, însă, să ne întoarcem la noi. Lucrarea nu a fost terminată încă!

După eveniment, organizat pentru a vă întâlni și a mulțumi clientului. Este întotdeauna recomandabil să-i dai un dar potrivit și grijuliu să-i reamintească momentului petrecut împreună. Acestea sunt detaliile mici care îmbogățesc această experiență și încurajează clienții să vă recomande serviciile în viitor. Dacă ați trimis deja un pachet prin alegerea unui cadou din lista de cadouri, apoi doar un gând puțin, ca un buchet de flori, o fotografie încadrată de timpul tau preferat al evenimentului (de exemplu, panglica a fost tăiată, punctul culminant al spectacolului, ceremonia ceremonia de premiere, primul sărut schimbat de soți, momentul în care lumanările au fost aruncate pe un tort etc.) sau un alt cadou de acest gen.

Curăță și pleacă. Ascultați una dintre frazele tipice ale mamei voastre: "Lăsați încăperea în aceeași stare pe care ați găsit-o". Valabil și în acest caz. Totul trebuie să fie în aceeași stare de plecare. În acest sector, este întotdeauna greșit să ardeți poduri. Ca rezultat, cereți angajaților să ajungă la serviciu și să nu permită nimănui să plece până când totul este așa cum a fost înainte. Ajutați-vă să vă curățați!

Pe lângă faptul că este un gest civil, curățarea împiedică orice încărcare neașteptată. Multe saloane au toate ocaziile de a percepe tarife sărate. Deci, face ca sala să strălucească ca o oglindă pentru a evita costurile ascunse.

Aveți grijă de echipamentele care trebuie returnate, plățile și mulțumirile. Trebuie să vă organizați pentru a vă întoarce ceea ce ați închiriat sau împrumutat. Apoi, faceți o întâlnire cu clienții pentru a afla ce au crezut despre această experiență. În măsura în care ați organizat acest eveniment fără să doriți nimic în schimb, vă mulțumim pentru că v-ați oferit ocazia de a face această experiență minunată și de a colabora cu ei. Cereți o carte de vizită.

Vă mulțumim, de asemenea, personalului dvs. Asigurați-vă că plătiți toți angajații în conformitate cu ceea ce este convenit, livrați facturile și nu neglija pe nimeni. Ar trebui să fii ultima care iesi din ușă și să te asiguri că o blochezi.

Partea 5

Rezolvarea problemelor

Învățați să vă ocupați de oaspeți târziu sau să provocați probleme. De foarte multe ori se întâmplă, deci e mai bine să vă pregătiți pentru cel mai rău lucru. În general, întârzierile sunt dificil de evitat (și același lucru se întâmplă și în cazul îmbutelierii) și sunt iertate de oaspeții punctuali. Acestea fiind spuse, există câteva trucuri pe care să le punem în aplicare. Faceți tot posibilul pentru a preveni anumite dificultăți:

Asigurați-vă că invitațiile sunt clare, în special în ceea ce privește data, ora și obligația de a vă confirma prezența. Intră în contact (utilizând lista pregătită înainte de a) cu gazda evenimentului, invitații principali (adesea liderii grupurilor care vor participa), animatorii și personalul de la bucătărie, de îndată ce vei deveni conștient de o problemă greu de rezolvat. În cazul în care întârzieții au fost oaspeții de onoare (precum soții), soluțiile clasice sunt următoarele:
Contactați invitații tîrguiți direct pentru a afla când cred că vin. Imediat notificați bucătăria despre toate evoluțiile, astfel încât acestea să poată încetini sau accelera pregătirea.
Să vă mutați limba înainte de a spune public că a existat o întârziere din cauza anumitor oaspeți (pentru că petrecerea poate continua). Pe de altă parte, el anunță oaspeții sau principalii membri ai evenimentului, astfel încât să știe ce se întâmplă. Explicați-vă ce intenționați să faceți, dar permiteți-le să facă sugestii, deoarece cunosc întârzieții și sunt familiarizați cu astfel de situații.
Acordați o atenție deosebită perioadelor discursurilor, astfel încât să vă puteți organiza diferit în caz de urgență. Dacă difuzoarele sunt întârziate, serviți un al doilea aperitiv (adică primul curs) și / sau băutură pentru a preveni plictisirea oaspeților punctuali. Vor ocupa.
Dacă oaspeții sosesc cu o întârziere excesivă și nu puteți aștepta (mai ales dacă aveți o scară sau trebuie să serviți anumite alimente), începeți evenimentul. Odată ce sunt acolo, lasă-i să participe și să guste felul de mâncare servit în acel moment (chiar dacă acesta este desert acum).
Organizați un dans, un joc, un discurs sau o altă formă de divertisment suplimentar (mai ales dacă este muzical) pentru a vă asigura că cei prezenți sunt distrași. Au putut lua fotografii de grup. O alternativă este să te duci între mese și să le inviți să pozeze. Odată ce sosesc întârzieții, continuați cu programul. Luați în considerare această strategie de urgență cu o zi înainte.
Dacă este invitat intenționat invitați, considerați-o o alegere personală. Nu este vina ta, deci gândește-te să susții pe cei prezenți și să ai grijă de ei. În esență, se comportă ca și cum nu s-ar fi întâmplat nimic și să continue în liniște.

Aflați cum să rezolvați problemele legate de alimente. Este o dificultate care apare rar după o planificare atentă. Cu toate acestea, accidentele sunt ordinea zilei (un oaspete scade o tavă sau apare o problemă în bucătărie). Trebuie să știți imediat identitatea oaspeților. Nu uitați să decideți cum și când să expuneți alimentele (de exemplu, puteți avea un bufet dacă sunt toți adulți, în caz contrar, serviți la mese în cazul în care există mulți copii) și unde vor sta oaspeți.

Tot ceea ce este turnat trebuie să fie curățat imediat din motive de siguranță, chiar dacă aceasta ar însemna îndepărtarea unui covor roșu, a unui decor sau a unei mobilă. Dacă este imposibil să ascundeți o pată fără a afecta negativ aspectul sau integritatea unui obiect (cum ar fi o piesă antică), atunci este mai bine să îl eliminați. Aveți rezervă? Folosește-l. În caz contrar, mutați acest element fără să acordați atenție și fără să vă clarificați că acesta lipsește.

Mai bine folosiți o barieră moale, cum ar fi o lampă de podea cu frânghie, o perdea sau un ecran, de fiecare dată când trebuie să ascundeți zona în care se găsește alimentele. Aici se vor amplasa mesele cu mese de prânz pentru bufet și diverse feluri de mâncare aduse de chelneri. Aceasta este o opțiune bună, mai ales atunci când doriți să creați intrări "spectaculoase" cu alimente. Unii oaspeți cred că pot mânca când doresc dacă tăvile sunt disponibile pentru toată lumea, nu într-o zonă limitată, iar acest lucru nu este întotdeauna cazul.

Examinați meniul. În cazul unui eveniment neașteptat (de exemplu, o farfurie a ars), excludeți complet un fel de mâncare, găsiți o alternativă, reduceți porțiunile pentru a servi mai multe cursuri, dar creșteți porțiunile altor alimente pentru a găsi un echilibru. Anunță chelneri în funcție de nevoi diferite.

S-ar putea să vă aflați în mod neașteptat în fața persoanelor vegetariene, abrupte, alergice sau celor care urmează o anumită dietă (poate din motive religioase). Nu fi surprins: se întâmplă chiar și după planificarea unui eveniment cu atenție. De fapt, oaspeții uneori aduc membrii familiei, partenerii sau prietenii apropiați fără să le notifice, mai ales dacă nu indică faptul că este obligatoriu să aibă o invitație. De obicei, este ușor să găsiți o soluție. Numărați oaspeții în momentul în care sosesc. Odată ce ați trecut pragul, întrebați dacă au cerințe specifice de hrană și notificați imediat bucătăria și personalul.

Dacă sunt grupuri mari neașteptate (nepublicate), trimiteți un membru al echipei pentru a calcula stocurile și, dacă este necesar, mergeți la cumpărături. Bucătăriile au adesea mai multă mâncare decât au nevoie pentru a compensa aceste incidente și în general există mai multe anulări decât invitații neașteptate. Puteți servi porții limitate de alimente care sunt rare, împreună cu materiale de umplutură, cum ar fi pâine, salată, legume sau alte ingrediente care pot fi cumpărate rapid la supermarket.

Aflați cum să gestionați copiii. Este bine să ne amintim că mulți manageri fac o greșeală serioasă: subestimează inteligența sau uită nevoile și dorințele celor mai mici invitați. De fapt, la fel ca adulții, au nevoie și doresc să se distreze, cu siguranță nu se plictisesc. De asemenea, rețineți că părinții se jignesc adesea dacă organizatorul unui eveniment nu sa gândit la copiii lor. În practică, când trimiteți o invitație, este mai bine să cereți să confirmați și participarea copiilor.

Pentru copiii mai mici (sub 10 ani) este mai bine să oferiți mai devreme feluri de mâncare sau gustări. Multe mese încep în jurul valorii de opt seara, dacă nu mai târziu, și poate că sunt obișnuiți să mănânce înainte. Meniul propus ar trebui să fie gustos, sănătos și special cel puțin la fel de mult ca și cele "minunate". Părinții apreciază faptul că o atenție deosebită este acordată copiilor: facilitează munca lor, astfel încât să se poată distra pe bună dreptate ca toți ceilalți.

Copiii în vârstă (cu vârste între 10 ani și mai mult) consumă în mod obișnuit alimente și porții ca adulți. Cu toate acestea, oferim meniul destinat copiilor (cu permisiunea părinților), mai ales dacă nu par a fi atras de propunerile pentru adulți. De asemenea, este bine cunoscut faptul că adulții tineri, cei cu vârsta cuprinsă între 13 și 18 ani, preferă adesea aceleași feluri de mâncare ca și copii, cum ar fi hamburgerii și cartofii prajiti, în timp ce aceștia nu apreciază mâncărurile clasice din restaurantele formale. Un truc frecvent folosit este să redenumiți "Menu Alternativo" meniul pentru copii pentru acest tip de oaspeți. Este mai bine să fii în siguranță și să discuți planurile cu principalii oaspeți pentru a preveni problemele celor mai tineri. Fă-o mai devreme.

Trebuie să dezvoltați o zonă discretă pentru mamele cu nou-născuți, care au nevoie în mod deosebit să facă baie pentru a-și schimba scutecele sau a alăpta. În plus, pregătiți un loc unde să se odihnească copiii mai mici.

Învățați să vă ocupați de oaspeții turbulenți sau beți, de postere și de toți acei oameni deranjanți. În teorie, aceste probleme nu ar trebui să apară deloc, ci se întâmplă, atât la evenimente familiare, cât și la cele corporative. Aceste întâlniri sunt adesea îmbibate cu politică și dramă: în timp ce tu ești străin, nu vei ști mereu despre asta. Pregătiți-vă.

Înainte de eveniment, întrebați clientul sau principalii oaspeți care sunt șansele unei astfel de situații. Alternativ, contactați recepționarii dacă nu este necesar să discutați cu oaspeții de onoare. În acest fel, veți fi siguri că organizați scaunele fără a provoca agitație. Cereți personalului sau clienților să preia rolul de observatori neoficiali. Ei vor păstra ochii deschiși în caz de certuri și vor interveni la momentul potrivit. În mod strict vorbind, sarcina dvs. este să vă asigurați că evenimentul se desfășoară fără probleme precum petrolul, dar trebuie să vă prezentați numai dacă este potrivit. În general, trebuie să țineți departe de problemele private. Ca urmare, trebuie să știți cine sunt conciliatorii grupului la un eveniment.

Deoarece poate fi dificil să refuzi să oferiți băutură alcool unui oaspete beat sau să se ocupe de un oaspete supărat sau violent care a ridicat prea mult cotul, este mai bine să alegeți un pacificator. El va trebui să se implice într-o problemă numai dacă este necesar și după ce a consultat oaspeții de onoare. Este la fel de important să se acorde atenție evenimentelor mai mici sau care sunt ținute în grădină: alcoolul este adesea depozitat într-un mic frigider portabil, astfel încât toți să se poată servi singuri.

Posturile sunt greu de gestionat. Dacă unul este prezent, trimiteți-l discret, dacă este necesar. Consultați oaspeții de onoare pentru a verifica ce trebuie să faceți. Cu toate acestea, în cazul în care un grup mare de intruși enervant sau intruziva soseste, munca ta este de a proteja pe cei prezenți cât mai mult timp posibil. Nu pleacă chiar și după ce tu sau ceilalți oaspeți te-ai întrebat politicos? Sunați la poliție.

Oaspeții schimbă adesea locații și stau în altă parte, astfel încât acestea să perturbe echilibrul stabilit. Este mai bine să cerem invitaților de onoare în ce măsură, conform lor, o astfel de schimbare este sustenabilă. De obicei, ar trebui să organizați aranjamentul în prealabil și să îl aprobați de client. Dacă oamenii nu ar trebui să se mute de la masa lor, este preferabil să așteptați ca toți să sosească înainte de a deschide camera. Adesea, lobby-ul, intrarea sau barul are acest scop, ceea ce permite prevenirea multor probleme familiale. Este mai bine să grupați oaspeții și să lăsați personalul să le însoțească simultan la locurile lor. În acest fel, ei vor sta bine.

Aflați cum să gestionați vremea incorectă. În multe zone, poate începe ploaia sau zăpada brusc. De asemenea, un val de căldură sau o față rece nu poate fi o problemă indiferentă. Dacă, pe de o parte, clima nu generează, de obicei, dificultăți în interior, organizarea unui eveniment în aer liber aduce cu el numeroase riscuri. Sunt previziunile anunțând vreme rea? Atunci ar fi mai bine să mutați întâlnirea în altă parte. În cazul în care nu este posibil sau nu se poate reprograma, închiria un cort mare sau un foișor (deși trebuie spus că poate fi costisitor în ultimul moment). Urmărirea evoluțiilor meteorologice este importantă. Nu puteți face prea multe pentru a salva un eveniment de vreme rea, așa că faceți tot posibilul pentru a preveni acest lucru.

Aflați dacă puteți asigura asigurarea pentru a vă proteja în caz de vreme rea sau alte probleme. Dacă locuiți într-o zonă cunoscută pentru condiții meteorologice în mod neașteptat, este recomandat să faceți cercetări în acest sens, astfel încât să vă protejați dacă sunteți forțat să reorganizați evenimentul. Asigurarea ar trebui să acopere cel puțin costul închirierii de echipament extins, rezervarea salonului și recrutarea personalului.

Sfaturi

Pregătiți un spațiu mic care facilitează accesul la articole precum șervețele pentru a remedia deversările, stingătoarele de incendiu, trusele de prim ajutor și așa mai departe. Dacă totul merge bine, nu veți avea nevoie de el, dar pentru evenimente mai mari este mai bine să fiți gata pentru orice.
Dacă există vorbitori sau oaspeți obosiți, jet lag sau scurs mental, discutați cu ei sau cu asistenții pentru a afla cum sunt. Dacă este necesar, rezervați un tratament la un spa sau masaj pentru a vă ajuta să vă întineriți. Când este îndoielnic, el trimite, de asemenea, alimente și medicamente tipice (cum ar fi cele pentru a remedia jet lag, dureri de cap sau dureri de stomac). Dacă este necesar, recomandă un medic. Oaspeții obosiți pot distruge un eveniment, în ciuda efortului depus de el și a obstacolelor pe care le-ați depășit.
Asigurați-vă că toată lumea poate vedea scena și poate auzi muzică și vorbește.
De asemenea, rețineți că este întotdeauna un privilegiu de a organiza un eveniment pentru o altă persoană. Desigur, pare a fi stresantă și dificilă, dar contribuția dvs. poate să o facă foarte fericită și să-i lase amintirea acestei experiențe pentru o viață. În plus, vei fi oase în industrie. Nu faci treaba asta? Va fi oricum la îndemână.
De vreme ce jucați acest rol, este posibil să fiți invitați sau să dansați cu cineva pentru a vă asigura că evenimentul merge bine. Ar trebui să dezvolți abilități ca vorbitor și dansator. În același timp, delegați rolul de manager unui alt membru al personalului, care va trebui să vă acopere atunci când veți fi implicat în evenimentul real. Scopul este să vă asigurați că niciun oaspete nu se plictisește sau rămâne într-un colț.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit