Cum să urmăriți cheltuielile cu Microsoft Excel

Multe companii utilizează Microsoft Excel pentru a urmări taxele departamentului sau cheltuielile generale de afaceri. Deoarece Excel este vândut adesea împreună cu computerele personale utilizând sistemul de operare Windows, dacă aveți aplicația Excel pe computerul de acasă, îl puteți utiliza pentru a vă urmări conturile. Pe Microsoft și alte site-uri web există mai multe șabloane pentru a urmări cheltuielile dvs., iar versiunile recente ale programului Excel includ un șablon specific pentru urmărirea multor conturi pre-instalate. De asemenea, puteți să vă pregătiți foaia de calcul pentru a vă urmări cheltuielile cu programul Excel. Mai jos sunt instrucțiunile pentru ambele soluții.

conținut

Paşi
Metoda 1
Metoda 2
Sfaturi

paşi

Metoda 1

Lucrul cu un șablon Excel

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 1

Alegeți un model preinstalat. Versiunile recente ale programului Excel includ un șablon pentru urmărirea cheltuielilor personale, împreună cu șabloanele pentru aplicațiile de afaceri comune. Puteți accesa aceste șabloane și le puteți utiliza pentru a urmări cheltuielile cu programul Excel.

În Excel 2003, alegeți "nou" din meniu "fișier". selecta "Pe calculatorul meu" din panoul de sarcini "Noul registru de lucru" pentru a afișa dialogul "modele".
În Excel 2007, alegeți "nou" cu butonul de meniu "fișier". Se afișează caseta de dialog "Noul registru de lucru". selecta "Modele instalate" din meniu "modele" în panoul din stânga. selecta "Estimare lunară personală" din "Modele instalate" în panoul central și faceți clic pe "crea".
În Excel 2010, faceți clic pe fila "fișier", apoi selectați "nou" din meniu "fișier". selecta "Exemple de modele" în partea de sus a casetei "Modele disponibile", apoi selectați "Estimare lunară personală" și faceți clic pe "crea".

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 2

Alegeți un model online. Dacă șablonul de cotare personal preinstalat cu Microsoft Excel nu se supune cheltuielilor dvs., puteți selecta un șablon online. Puteți să descărcați un șablon de pe un site terță parte sau să utilizați Excel pentru a vă conecta cu Microsoft Office Online.

Pentru Excel 2003, puteți selecta un șablon adecvat din biblioteca Microsoft Office Online la https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Puteți găsi, de asemenea, șabloane pentru versiunile mai recente ale programului Excel aici întotdeauna.)

În Excel 2007, alegeți "Estimări bugetare" din secțiunea Microsoft Office Online din caseta de dialog "Noul registru de lucru". Trebuie să aveți o conexiune Internet activă pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane online Office.

În Excel 2010, alegeți "Estimări bugetare" din secțiunea Office.com din panoul Șabloane disponibile. Trebuie să aveți o conexiune Internet activă pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane online Office.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 3

Introduceți informațiile dvs. în celulele corespunzătoare. Informațiile care trebuie introduse depind de modelul de foaie de calcul pe care îl utilizați.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 4

Salvați foaia de calcul. Puteți utiliza numele pe care îl oferă modelul pentru foaia dvs. de calcul sau îl puteți schimba în ceva mai semnificativ. Adăugarea numelui și anului la numele fișierului existent ar fi suficient.

Metoda 2

Proiectați foaia de calcul pentru a vă urma cheltuielile

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 5

Deschide Excel.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 6

Introduceți un nume pentru foaia de calcul în celula A1. Utilizați un nume semnificativ, cum ar fi "Buget personal". "Recunoașterea cheltuielilor personale", sau ceva similar. (Excludeți ghilimelele când introduceți numele, aici sunt folosite numai pentru a arăta că numele sunt exemple).

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 7

Introduceți titlurile coloanelor în rândul 2. Titlurile și ordinea sugerată sunt "data". "beneficiar" (sau "Plătit pentru") "Notă". "cheltuieli". "intrare" (sau "venituri" sau "depozit") e "echilibru". Introduceți aceste titluri în celulele A2 până la F2 - poate fi necesar să ajustați lățimea coloanelor pentru a conține titluri sau intrări lungi.

Odată ce ați setat titlul și coloanele din foaia de calcul, utilizați funcția "Se blochează geamurile" pentru a păstra aceste titluri în partea superioară a ecranului pe măsură ce parcurgeți înregistrările. Panourile de blocare sunt amplasate în meniu "vedere" în Excel 2003 și în versiunile anterioare și în grup "fereastră" din meniu "vedere" panglica în Excel 2007 și 2010.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 8

Introduceți primul element de cheltuială în celulele din rândul 3.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 9

Introduceți formula pentru echilibru în celula F3. Deoarece acesta este primul element din bugetul dvs., soldul dvs. va fi determinat de diferența dintre cheltuieli și venituri. Cum puteți seta soldul depinde de faptul dacă doriți să evidențiați cheltuielile sau numerarul disponibil.

Dacă setați foaia de calcul pentru a controla în principal cheltuielile, formula de echilibru ar putea fi = D3-E3, unde D3 este celula care reprezintă cheltuiala și E3 este celula care reprezintă intrarea. Prin stabilirea formulei în acest mod, cheltuielile sunt indicate cu un număr pozitiv, care va fi mai ușor de înțeles.

Dacă configurați foaia de calcul pentru a controla dinamic disponibilul disponibil, formula de echilibru ar putea fi = E3-D3. Stabilirea foii de calcul în acest fel va arăta echilibrul ca fiind pozitiv atunci când venitul depășește cheltuielile și negativ când se întâmplă contrariul.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 10

Introduceți cel de-al doilea element de cheltuială în celulele din rândul 4.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 11

Introduceți formula pentru soldul din celula F4. Întrucât al doilea și ulterior intrările trebuie să aibă un sold actualizat, trebuie să adăugați rezultatul diferenței dintre cheltuielile și veniturile pentru elementul anterior.

Dacă setați foaia de calcul pentru a controla în principal cheltuielile, formula de echilibru ar putea fi = F3 + (D4-E4), unde F3 este celula care reprezintă soldul anterior, D4 este celula care reprezintă cheltuiala și E4 este celula reprezentând intrarea.

Dacă configurați foaia de calcul pentru a avea o cartelă dinamică de numerar, formula de echilibru ar putea fi = F3 + (E4-D4).

Parantezele care închid celulele care reprezintă diferența dintre cheltuieli și venituri nu sunt necesare - ele sunt incluse doar pentru a face formula mai puțin clară.

Dacă doriți să păstrați celula cu balanța necompletată până când ați introdus o intrare completă, puteți utiliza o formulă IF în formule, astfel încât dacă nu ați introdus o dată, celula de echilibru nu afișează nicio valoare. Formula pentru acest lucru, pentru a doua intrare, este = IF (A4 =""."", F3 + (D4-E4)) dacă setați foaia de calcul pentru a urmări cheltuielile și este = IF (A4 = ""."", F3 + (E4-D4)) dacă setați foaia de calcul pentru a verifica disponibilitatea banilor. (Puteți omite parantezele din jurul celulelor care reprezintă cheltuielile și veniturile, dar nu perechea externă de paranteze care fac parte din instrucțiunea IF).

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 12

Copiați formula de echilibru în celelalte celule din coloana F (coloana Balanță). Faceți clic pe celula F3 și selectați "copie" din meniul pop-up - trageți apoi pentru a selecta celulele din coloana de mai jos. Faceți clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe celulele selectate și alegeți "pastă" în meniul pop-up pentru a lipi formulele în celulele selectate. (În Excel 2010, alegeți opțiunea "pastă" sau "Introduceți formule" în meniul pop-up). Formula va actualiza automat referințele celulelor pentru a indica cheltuielile, veniturile și data (dacă se utilizează) rândului curent și linia de referință pentru linia curentă pe rândul curent.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 13

Salvați foaia de calcul. Dați foaia de calcul un nume semnificativ, de exemplu "RilevazioneSpese.xls" sau "BudgetPersonale.xls." Ca și în cazul unui șablon de foaie de calcul tabelar preconfigurat, este o idee bună să includeți numele și anul dvs. în numele fișierului. (Din nou, rețineți că ghilimele sunt folosite numai pentru a arăta nume exemplare și nu ar trebui introduse. Chiar și sufixul fișierului nu trebuie tipărit - Excel o va completa pentru dvs.)

Versiunile Excel 2003 și mai vechi salvează fișierele de calcul tabelar în format "xls", în timp ce Excel 2007 și 2010 salvează foile de calcul în ultimul format XML cu extensie ".xlsx", dar pot citi și salva foi de calcul în vechiul format "xls". Dacă aveți mai multe computere și intenționați să păstrați această foaie de calcul pentru toată lumea, utilizați formatul anterior dacă oricare dintre computere are Excel 2003 sau o versiune anterioară și în noul format mai nou, dacă toate computerele au cel puțin o versiune Excel 2007.

Sfaturi

Utilizați "Finalizarea automată" pentru elemente de cheltuieli și de intrare pentru a asigura ortografie uniformă.
Pentru a face distincția între conturile plătite și cele neplătite, puteți scrie text sau culori aldine pentru facturile cu plată sau utilizați umbrirea celulelor.
Pentru a evita schimbarea accidentală a antetului sau formulei coloanei, este o idee bună să protejați aceste celule de modificări. Selectați celulele pe care doriți să le modificați (data, beneficiarul, cheltuielile, veniturile și valorile) și deblocați-le, apoi aplicați protecția pentru întreaga foaie de calcul.

Afișați mai multe ... (1)

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit