Cum să cumpărați un fotocopiator

Fiecare birou are nevoie de un fotocopiator și de multe ori se plătesc sume mari pentru a avea una disponibilă. Faceți o cercetare amănunțită și citiți cu atenție contractele de închiriere și de servicii înainte de a vă înscrie. Cel mai scump fotocopiator de cea mai bună calitate nu este neapărat cea mai bună alegere pentru biroul dvs.

conținut

Paşi
Partea 1
Partea 2
Sfaturi

paşi

Partea 1

Alegeți un model

Cumpărați un model de masă. Este o alegere potrivită pentru un copiator de acasă sau de afaceri de dimensiuni mici, care produce mai puțin de 700 de exemplare pe lună. Acesta este un tip mult mai ieftin și mai simplu decât un aparat mare cu dulap propriu. Informațiile ulterioare din acest articol se referă la nevoile birourilor mai mari.

O unitate laser multifuncțională (copiator, imprimantă și scanner) costă în medie aproximativ 150 de euro dacă este alb-negru și aproximativ 500 de euro dacă este în culori și destul de rapidă.
Fotocopiatoarele cu jet de cerneală pot costa aproximativ 60 de euro, atât în alb și negru, cât și în culori. Cu toate acestea, acestea pot costa dublu sau triplu acest lucru dacă îl utilizați ca model laser. Așteptați să plătiți 20 de cenți pentru o pagină alb-negru.

Aflați conceptele esențiale. Există diferite tipuri de copiatoare pe piață, dar majoritatea companiilor nu vor avea nici o problemă în alegerea celui care se potrivește cel mai bine nevoilor lor:

cu laser: acestea sunt cele mai rapide și mai convenabile pentru a funcționa pe termen lung. aceia cu jet de cerneală acestea nu sunt recomandate companiilor.

copiatoare digital ele sunt absolut cele mai convenabile și răspândite în comparație cu cele depășite analog.

În culori acestea sunt cele care costă mai mult și se rupe mai des decât fotocopiatoarele în alb și negru. Orientat pe un model mai ieftin hibrid dacă aveți nevoie doar ocazional de o copie color.

Luați în considerare un dispozitiv multi-scop. Aproape toate copiatoarele moderne sunt și imprimante, iar unele pot chiar să scaneze un document sau să recepționeze și să transmită faxuri. Evaluați argumentele pro și contra ale unui individ "dispozitiv multifuncțional" în comparație cu mașini mai specializate:

O singură bucată de echipament este de obicei mai puțin costisitoare decât a doua soluție, presupunând că are nevoie de toate funcțiile.

În cazul dispozitivelor multiple, impactul unei defecțiuni este redus.

Birourile mari trebuie să utilizeze mai multe mașini pentru a evita așteptările de așteptare care ar forma cu o singură unitate multifuncțională.

Efectuați evaluările pe baza unei estimări abundente a copiilor lunare. Fiind capabil să alegeți un model potrivit nevoilor dvs., economisiți bani, evitați întârzierile și reduceți frecvența defecțiunilor. Efectuați acest pas esențial luând în considerare următoarele:

Consultați volumul de copii realizate, mai bine dacă în ultimele 6-12 luni. Dacă nu aveți datele, adresați-vă furnizorului de servicii pentru copii ale facturilor facturate în perioadele cele mai recente. Acestea ar trebui să raporteze numărul de copii realizate.

Calculați numărul mediu de copii lunare.

Înmulțiți această valoare cu 1,2 pentru prudență sau bazată pe un parametru mai mare dacă estimarea este incertă. În acest fel vă avertizați în cazul în care utilizarea este de fapt mai mare și în cazul în care furnizorul a exagerat cu publicitate înșelătoare. Căutați un copiator potrivit pentru un volum lunar de copii ușor mai mare decât cifra calculată.

Verificați viteza aparatului. Verificați viteza de imprimare - dar nu presupuneți că preferați modelul mai rapid. Fotocopiatoarele care au perioade lungi de întrerupere între o copie și alta au tendința de a avea mai multe defecțiuni. Găsiți un echilibru între timpul de așteptare și funcționarea corectă a dispozitivului, pe baza indicațiilor din industrie de mai jos:

11-20 de pagini pe minut ("Segmentul 1"): recomandat pentru birourile de acasă sau foarte mici.

21-30 ppm (S2): pentru majoritatea birourilor mici, cu 6000 de exemplare pe lună sau mai puțin. Luați în considerare această viteză "lent" totuși, aceasta corespunde unei pagini la fiecare 2-3 secunde.

31-44 ppm (S3): pentru birourile mici și mijlocii (până la 12.000 de exemplare pe lună). Concentrați-vă pe acest segment sau pe primul, dacă aveți nevoie să conectați copiatorul la o rețea corporatistă.

45-69 ppm (S4): pentru birouri de dimensiuni medii și mari. De obicei, firme de avocatură, firme de contabilitate și alte birouri cu vârfuri ridicate de copii și utilizare continuă și intensă a fotocopiatoarelor.

70-90 ppm (S5): birouri cu cerințe excepționale de copiere sau care necesită amplasarea echipamentului pentru a satisface o nevoie temporară.

Aflați despre funcțiile de finisare. Cele mai multe fotocopiatoare selectează automat documente cu mai multe pagini. Caracteristici suplimentare pot fi oferite cu dispozitivul sau în așa-numita unitate suplimentară "finisaj". Evaluați următoarele:

Numărul de lianți (câte documente pot fi comandate în același timp).

Capacitatea fiecărui colector (câte pagini pot conține).

Poți să scrii sau să dai automat documentele? Acest lucru poate fi vital pentru birourile cu o mulțime de documente voluminoase.

Finalizați sondajul. Înainte de a lua decizia finală, verificați următoarele:

Este acceptată imprimarea duplex (capacitatea de imprimare pe ambele părți ale paginii)?

Cât de mult poate fi redus sau extins un document?

Sunt acceptate formate de carduri non-standard dacă biroul le folosește?

Cele mai multe copiatoare color de înaltă calitate sunt oferite cu un procesor de imagine raster încorporat (RIP). Este posibil să aveți nevoie să cumpărați un produs extern, dacă dvs. nu îl aveți.

Care este timpul necesar pentru prima copie? Dacă biroul dvs. utilizează frecvent fotocopierea unei singure pagini, acest lucru este important.

Partea 2

Achiziții și acorduri de servicii

Închiriați un fotocopier pentru uz temporar. Leasingul este simplu: plătiți o anumită sumă în fiecare lună, apoi returnați echipamentul la expirarea contractului. Această soluție este cea mai proastă din punct de vedere al costurilor, astfel că este, în general, rezervată companiilor care au o creștere bruscă a nevoii de copii.

Evitați contractele de leasing complicate cu taxe suplimentare. Ar trebui să puteți găsi un serviciu la o singură rată și fără complicații deosebite.

Cumpărați copiatorul într-o singură soluție, dacă prețul este scăzut. Această soluție necesită mai mulți bani la momentul cumpărării. Pentru a decide astfel, trebuie să fiți sigur că o veți folosi de cel puțin doi ani. Aveți două avantaje principale pentru cumpărarea acestuia, dacă aveți sumele necesare:

Este posibil să puteți amortiza costul într-un an fiscal și acest lucru vă poate oferi un avantaj financiar pe termen scurt. Consultați un contabil pentru a afla mai multe.

Nu veți fi obligat printr-un contract de leasing care vă poate economisi bani dacă aveți nevoie să schimbați copiatorul după un timp scurt.

Luați în considerare achiziționarea de utilaje second hand. Un fotocopier folosit costă, de obicei, o cincime în comparație cu unul nou. Dacă începeți o afacere nouă și nu știți încă ce va fi volumul de copii la scară completă, aceasta este cea mai puțin riscantă investiție. Adresați-vă "numărul de copii" realizate sau imprimate. O imprimantă de înaltă calitate cu o viteză de 45 și mai multe pagini pe minut ar putea avea o durată de viață utilă de 15 sau 20 de milioane de exemplare. O imprimantă mai lentă, mai veche sau inferioară poate fi deteriorată după 1 sau 5 milioane de copii.

Citiți cu atenție contractul de leasing. Această formă contractuală este o soluție intermediară pe scară largă între cumpărare și închiriere. Plătiți o taxă lunară pentru a utiliza copiatorul pentru o perioadă de obicei între unu și cinci ani. La expirarea contractului aveți opțiunea să o cumpărați în mod direct. Contractele de leasing sunt foarte rigide și au clauze grele în cazul apariției unor situații particulare, așa că le citiți foarte atent.

Contracte de arendă FMV ("Valoare de piață corectă" sau prețul de piață corect) costă de obicei de la 100 la 650 de euro pe lună, în funcție de modelul fotocopiatului. La expirare, banca contractantă stabilește un preț pentru răscumpărare sau chiar continuă să închirieze, pe baza valorii actuale de piață a echipamentului.

Leasingurile cu răscumpărare la 1 euro fac posibilă achiziționarea echipamentului pentru această valoare simbolică la expirarea contractului. Acest formular este, în esență, o achiziție în rate cu o chirie lunară mai mare și cu garanția transferului de proprietate numai după ce tranșele au fost integral plătite.

Deținătorul poate fi obligat să semneze o garanție personală în cazul unei noi afaceri. Aceasta înseamnă că va trebui să plătiți taxele de leasing din propriul buzunar dacă societatea este insolvabilă.

Specifică un contract separat de service și întreținere. Dacă doriți să economisiți bani, stați departe de pachetele de pachete care combină leasingul și întreținerea împreună. În schimb, consultați o altă companie pentru service, întreținere și consumabile (toner, tambur, hârtie, etc.) ale copiatorului. Verificați următoarele informații din contractul de servicii:

Găsiți costul pentru fiecare copie. Înmulțiți-l cu volumul de copii lunare pentru a calcula costul total.

Verificați dacă există o taxă lunară minimă. În timpul lunilor de activitate redusă se poate întâmpla să plătiți acest cost în loc de cel pentru fiecare copie realizată efectiv. Estimați orice cost suplimentar bazat pe volumul de copii în ultimele douăsprezece luni.

Verificați că este necesar un timp de intervenție de maxim 4 ore pentru reparațiile de urgență.

Dacă biroul operează la momente diferite decât cele obișnuite, asigurați-vă că reparațiile de urgență sunt acoperite în aceste momente.

Sfaturi

Cumpărați de la companii stabilite și de încredere. Cereți informații altor clienți și recenziilor terților, dacă este posibil.
Cereți personalului IT al companiei să asigure conectarea la rețea a copiatorului / imprimantei și să blocheze accesul neautorizat.

Afișați mai multe ... (5)

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit