gtemata.com

Cum să gestionați prioritățile cu Excel

Scriind prioritățile pe lucrări de hârtie numai dacă le puteți elimina într-o după-amiază, dar cu un flux tot mai nou de teme sau de muncă, mulți sunt alunecați o zi (sau săptămână sau lună) mai târziu. Această foaie de calcul Excel verifică termenele și transferă prioritățile în consecință. În 20 de minute procedura descrisă mai jos oferă o modalitate mai eficientă de a vă gestiona prioritățile.

paşi

Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 1
1
Creați o foaie "casă" sau "birou". Deschideți o foaie de calcul Excel. Faceți clic dreapta pe fila "Foaia1" în jos și selectați Redenumire. scrie "casă" sau "birou".
  • Imaginea intitulată Gestionați prioritățile cu Excel Pasul 2
    2
    Redenumiți Sheet2 ca "model" și Sheet3 cum ar fi "puncte" prin repetarea etapei 1.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 3
    3
    Creați tabelul "Importanță". În fila Puncte, completați coloanele A, B și C:
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 4
    4
    Definiți numele domeniului "importanță". Selectați din celula A2 până la C7. Faceți clic pe Inserați -> Nume -> Definiți.
  • scrie "importanță" și faceți clic pe OK.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 5
    5
    Creați tabelul "Efort". Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea tabelul în coloanele E, F și G. Selectați celulele de la E2 la G6 și le dați numele "efort".
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 6
    6
    Creați tabelul "Urgență". Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea masa în coloanele I, J și K. Apelați-o "urgență".
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 7
    7
    Introduceți anteturile în foaia "Acasă". Faceți clic pe fila "Acasă" și introduceți rubricile din rândul 1:
  • A - Prioritate. O formulă care returnează 1 pentru cea mai importantă sarcină, dar care poate ajunge la peste 100.
  • B - Activități. Numele activității.
  • C - Importanța. Poate presupune valorile A, B, C, D, E sau F.
  • D - Efort. De la 1 la 5 din tabelul de efort.
  • E - Urgență. O formulă bazată pe o dată prefixată.
  • F - Data fixă. Indică momentul când sarcina trebuie terminată. Acestea nu sunt date rigide și apropiate. "Advance" vă spune cât de curând ați putea începe sarcina și "Extensie" vă spune câte zile ați putea să vă alunecați. O tunsoare ar putea avea o valoare de "Advance" de până la 5 și o "Extensie" de 4: nu ar fi logic să îți taie părul cu două săptămâni înainte și oamenii ar putea observa dacă se întoarce cinci zile.

  • G - Advance. Vă rugăm să indicați cu câte zile înainte de termenul limită ați putea începe activitatea.
  • H - Extensie. Extinderea automată a datei presetate.
  • I - Zilele rămase. Este o formulă care specifică numărul de zile înainte de expirare - dacă este negativă, înseamnă că data a fost deja depășită.
  • J - Data de încheiere a activității. Indică când a fost finalizată sarcina.
  • K - Comentariu. Toate detaliile despre sarcină.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 8
    8
    Introduceți lista de sarcini. Rețineți că prioritățile, urgența și zilele rămase rămân necompletate. Acestea vor fi completate cu formule. Iată un exemplu de treburi de uz casnic.


  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 9
    9
    Introduceți formulele pentru zilele rămase, urgență și prioritate. Formulele de mai jos se referă la rândul 2.
  • I (Zilele rămase) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
  • E (urgență) = IF (I2>G2,5, IF (I2>0,4, IF (I2 = 0,3, IF (I2 + H2>0,2,1))))
  • A (Prioritate) = VLOOKUP (C2, Importanță, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Efort, 2, FALSE)
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 10
    10
    Modificați formatul celulei I2 la Integer făcând clic dreapta pe celulă, selectând Format și selectând Număr cu 0 zecimale.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 11
    11
    Copiați formulele pentru Prioritate, Urgență și Zile rămase pentru celelalte celule din fiecare coloană. Selectați celula E2 și faceți-o CTRL - C. Selectați celulele de la E3 la E10 și faceți clic pe CTRL - V. Repetați pentru a copia celula I2 de la I3 la I10. În cele din urmă, copiați celula A2 în celule de la A3 la A10. Ignorați valori ciudate, care apar pentru sarcini nedefinite.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 12
    12
    Sortați rândurile după Prioritate. Selectați celulele de la A1 la nK, cu n care corespunde rândurilor compilate. Apoi faceți clic pe sortarea datelor.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 13
    13
    Salvați foaia de calcul prioritară, inclusiv data pentru a indica versiunea în nume.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 14
    14
    Indică sarcinile finalizate. Când efectuați o activitate, marcați data în coloana Finalizat. Reține "CTRL - ;" Tasta CTRL apăsată împreună cu punct și virgulă introduce imediat data curentă.
  • Imaginea intitulată Gestionarea priorităților cu Excel Pasul 15
    15
    Vedeți prioritățile care se schimbă în fiecare zi. Iată câteva priorități pentru câteva zile. La 13 iulie, toate activitățile sunt înaintea perioadei "Advance", deci au un număr mare. Pe data de 20 iulie, cea mai mare prioritate (marcată cu numere mai mici) apare pentru patru sarcini, inclusiv "Tăierea gazonului" care a trecut data fixă. În cea de-a 21-a, prioritatea este mai mare pentru că suntem în perioada de "extindere", iar 23 iulie este chiar mai mare, deoarece depășește "extinderea". "Plata facturilor" trece de asemenea printr-o escaladare pe 23 și 25.

    • Sfaturi

    • Puteți descărca un model al acestei foi de calcul aici: [1]
    • = IF (ZISĂPT (TODAY (), 2)>5, TODAY () - (ZISĂPT (TODAY (), 2) -5) + 7, TODAY () - (ZISĂPT (TODAY (), 2) -5))
    • Sortați lista de activități în fiecare zi, dacă este necesar.
    • Împărțiți sarcinile complexe în activități parțiale.
    • Simțiți-vă liber să modificați punctele atribuite fiecărei părți a priorității.
    • Păstrați fișierele Excel separate pentru activitățile familiale / acasă și pentru a lucra.
    • Simțiți-vă liber să adăugați alte coloane - care au atribuit sarcina, categoria etc.
    • Utilizați filtrul automat pentru a selecta sarcini expirate (urgență = 1) sau sarcini foarte importante (Importanță = "A")
    • Săptămânal, lunar sau de mai multe ori, numără numărul de activități realizate în fiecare perioadă. Acest lucru poate fi un feedback pozitiv pentru a obține pentru munca ta.
    • În acest exemplu, luni = 1, marți = 2, miercuri = 3, joi = 4, vineri = 5, sâmbătă = 6 și duminică = 7.

    Avertismente

    • Salvați foaia de calcul din timp în timp pentru a face backup.
    • Prioritățile calculate nu sunt numere ordinale. Finalizarea unei sarcini prioritare "1" nu crește automat scorurile pentru toate celelalte activități. Prioritățile pot depăși o sută și nu toate numerele sunt posibile. Concentrați-vă de obicei pe priorități cuprinse între 1 și 12.
    • Nu vă faceți griji că aveți prea multe sarcini - chiar și două luni de activitate pot aștepta în partea de jos a listei, până la apropierea datei de expirare.
    • Managementul timpului este strict personal și această foaie de calcul nu se poate adapta la toate nevoile și preferințele dvs. Încercați să nu fiți prea pretențioși vizitând-o în fiecare zi. Acesta poate funcționa pentru dvs., dar nu funcționează neapărat pentru prietenii dvs. sau invers.
    • În loc să vă aducă întotdeauna fișiere Excel, utilizați Google Spreadsheet, care va fi întotdeauna disponibil pentru dvs.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit